Purchasing Supply Chain Management

Pengadaan dan Jenis Organisasinya

Karakteristik dari organisasi  akan sangat berpengaruh terhadap proses pengadaan yang dilaksanakan, hal ini berpengaruh juga terhadap tingkat fleksibilitas dan kebebasan bergerak. Pada sektor swasta (private) misalnya akan mempunyai kebebasan yang lebih, dalam bagaimana kegiatan pengadaan dilakukan tergantung dari besarnya level perusahaannya apakah usaha kecil, menengah (SME) atau perusahaan besar. Lain hal nya pada Public Sector, pengadaan harus dilakukan dalam kerangka aturan dan seringkali dengan prosedur yang ketat.

 

Leverage Items

Laverage Items mempunyai karakteristik:

Barang/Jasa Standard, Peyedianya banyak dan barangnya juga banyak ready stock, Pengeluaran Tahunan untuk barang/jasa tersebut besar, mempunyai resiko kecil terhadap organisasi, besarnya pembelanjaan barang/jasa leverage membuat ketertarikan penyedia menjadi tinggi.

Karena nilai pengadaan yang besar dan level resiko yang rendah, maka kita harus berfokus pada "harga/price".

Perubahan harga dapat menyebabkan pengaruh signifikan kepada perusahaan dan karena nilai pengadaan yang besar maka switching cost harus dapat ditoleransi.

 

 

 

Strategi Pengadaan Routine Items

routine items

Barang/Jasa yang berada pada kuadran Ruitn (routine) di supply positioning model mempunyai karakteristik dengan resiko yang rendah dan nilai pengeluaran yang rendah pula, sehingga fokus utama kita sebagai buyer adalah meminimalisir waktu dan usaha dalam proses dan pelaksanaan pengadaannya.

Strategi Pengadaan untuk kuadran rutin adalah sebagai berikut:

Jumlah Supllier: 1 (satu)

Hubungan yang diharapkan: intervensi Minimal

Tipe Kontrak : Long Term

Tipe Supplier yang diharapkan:

  • Dapat memenuhi kebutuhan barang/jasa sesuai yang diperlukan pengguna
  • Responsif, sehingga meminimalkan intervensi dari user/buyer.
  • Dapat mensupply barang/jasa yang dibutuhkan dalam jangka waktu panjang.

Pendekatan yang dilakukan:

Pendekatan Informal, simple, meminimalkan usaha, low cost of acquisition.

Dasar Penilaian

Dapat mengurangi cost/biaya administratf misalkan dengan menawarkan fix-term kontrak, e-commerce, konsolidasi pembayaran, kartu pengadaan, dsb

Jumlah Supplier yang diundang

Meminta penawaran dari sejumlah kecil spllier yang kompeten dan berorientasi pada pelayanan konsumen (customer-oriented supplier)

   

Selecting Offers - Point of View

Seleting Offer

Tiga sudut pandang yang dapat digunakan dalam memperoleh dan memilih penawaran barang/jasa yaitu:

1. Jumlah Penyedia yang akan digunakan.

2. Kriteria untuk mengevaluasi penawaran

3. Metoda yang akan digunakan.

 

1. Jumlah Penyedia yang akan diundang

- Satu Supplier

- Supplier Terbatas

- Kompetisi Terbuka

2. Kriteria Evaluasi

- Berdasarkan Biaya (COST)

- Berdasarkan Harga (PRICE)

- Berdasarkan Kapabilitas dan Motivasi Supplier

3. Metode yang akan digunakan

- Informai

- Enquiry/quotation

- Formal tendering

- e-marketplaces

Tiga sudut pandang tersebut dapat digunakan dengan memperhatikan hal-hal berikut ini:

- Nilai dari Kontrak

- Tingkat Resiko Supply

- Biaya Administrasi yang harus diminimalisir

- Akuntabilitas dan Etika

- Kebutuhan akan pengemangan hubungan bisnis yang baik dengan supplier kita.

Pertimbangan lainnya adalah dengan menggunakan Supply Positioning Model, yaitu dengan memperhitungkan tingkat pengeluaran tahunan dari barang/jasa dan RIO (Risk, Impact and Opportunity) dari Supply. Dengan Supply Positioning Model kita dapat memprioritaskan waktu dan usaha ketika akan melakukan pemilihan penawaran dari supplier dan untuk memperoleh hubungan yang optimal dengan supplier sesuai dengan target dari pengadaan dari organisasi.

 

 

Memilih Penawaran Penyedia

Selecting Offers

Penawaran (Offer), dalam arti pembelian atau kontrak, berarti untuk menyajikan tawaran barang/jasa dengan hasil dapat diterima atau ditolak.

Bid, terkait dengan membuat penawaran pada lelang (auctions), tetapi juga biasa digunakan dalam kaitannya dengan setiap tawaran yang dibuat (misalnya, dalam menanggapi penyelidikan, permintaan untuk Quotation, atau undangan untuk tender).

Tender, khusus berkaitan dengan pembuatan sebuah tawaran resmi dalam amplop tertutup, dan istilah yang paling sering digunakan bersama dengan proses tender formal. Istilah menawarkan (offer) dan “bid” juga sering berhubungan dengan tender proses.

Quotation, umumnya dikaitkan dengan proses semi-formal, dan sering digunakan untuk berhubungan dengan harga yang ditawarkan atas jawaban dari "Permintaan" atau " request for quotation (RFQ)” .

Proposal, menunjukkan tawaran indikatif ketimbang penawaran formal, dan, proposal tidak dimaksudkan untuk diterima atau tidak. Seorang pemasok dapat mengeluarkan proposal, misalnya, untuk menjelaskan secara garis besar bagaimana akan memenuhi persyaratan pembeli dan memberikan indikatif atau "anggaran" harga. Anda akan menggunakan permintaan " request for proposal (RFP) "untuk mengundang pemasok untuk mengajukan proposal.

Selecting & Obtaining Offer akan menjawab pertanyaan tentang:

Menggunakan metode apa, kapan digunakan metode tersebut, berapa banyak supplier yang akan diundang, bagaimana mengevaluasinya, apakah ada metode lain dan bagaimana mengggunakan metode tersebut secara efektif?

Menggunakan Metode Pengadaan apa dan kapan digunakan?

Berapa banyak supplier yang diundang?

Bagaimana mengevaluasi Penawaran?

Bagaimana menggunakan metode yang berbeda secara efektif?

   

More Articles...

Page 1 of 2