Prosedur e-procurement pada KONEPS

Berbeda dengan Indonesia, Korea Selatan telah sukses menerapkan e-procurement ini. Di Korea Selatan, e-procurement dikenal dengan Korea On-line E-Procurement System (KONEPS). KONEPS ini mulai diterapkan sejak tahun 2002. Sistem KONEPS di Korea sudah terintegrasi dengan baik, terbukti dengan banyaknya penghargaan internasional yang diberikan kepada KONEPS. Tiga tahun sejak diterapkan, KONEPS telah mendapatkan penghargaan the best practice in procurement by the U.N. 

KONEPS merupakan sistem  online yang memungkinkan pemrosesan yang nyaman dan cepat  untuk  seluruh prosedur administratif  terkait  pengadaan  publik, meliputi, pengajuan harga, kontrak, pembayaran, dan penyampaian produk. Informasi  pengadaan, meliputi penerimaan permintaan pembelian (purchase request)  dan pengumuman  pelelangan  kepada publik, pemenangan kontrak dan status kontrak, disediakan secara online, sehingga menjamin  keadilan dan transparansi dari seluruh transaksi. 

Sistem  pengadaan elektronik ini  adalah sistem  bidding  online pertama di Republik Korea. Sistem ini digunakan oleh sekitar  770 lembaga dan institusi, 35.000 organisasi publik, dan 160.000 perusahaan (Agency, 2002). Pelaksanaan KONEPS ini terpusat pada satu sistem yang dikelola oleh PPS. Prosedur e-procurement melalui KONEPS ini di bagi menjadi dua bagian, yaitu pengadaan untuk masyarakat lokal dan pengadaan untuk masyarakat luar Korea Selatan. 

Jadi, peserta pengadaan barang dan jasa tidak hanya bisa diikuti oleh masyarakat lokal Korea Selatan saja, tetapi juga seluruh masyarakat di dunia. Pengadaan untuk masyarakat luar Korea Selatan ini bertujuan untuk memperoleh barang-barang dari luar negeri yang dibutuhkan oleh Pemerintah Korea Selatan. 

Berikut ini penjelasan masing-masing prosedur e-procurement pada KONEPS baik untuk masyarakat Korea Selatan ataupun masyarakat Luar Korea Selatan.

Prosedur e-procurement untuk masyarakat Korea Selatan

a. Registrasi

Semua perusahaan yang ingin berpartisipasi pada penawaran yang telah diumumkan PPS sebelumnya, diharuskan untuk melakukan registrasi hingga satu hari sebelum penawaran dibuka.

b. Prosedur untuk pengadaan

PPS akan memeriksa Purchase Request (PR) dari perusahaan yang telah melakukan registrasi sebelumnya serta memutuskan jenis dan metode kontrak yang sesuai.

Dokumen-dokumen terkait pengadaan barang dan jasa akan dipublish di pusat informasi PPS sehingga dapat dilihat oleh peserta.

Penawaran dibuka secara on-line melalui www.g2b.go.kr. Penawaran ini dilakukan secara terbuka dengan tujuan memaksimalkan kompetisi penawaran.

Peserta menetapkan tawaran obligasi dengan PPS dengan jumlah tidak kurang dari 5% dari harga yang telah ditetapkan di dokumen penawaran.

Semua penawaran harus diserahkan ke PPS sebelum tanggal dan jam yang telah ditentukan di undangan penawaran.

Pemenang diberikan kepada peserta yang menawarkan harga terendah, tapi berkualitas, serta bertanggung jawab sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen penawaran. Spesifikasi dan persyaratan dipilih yang paling menguntungkan untuk pemerintah. Selanjutnya, akan ada pemberitahuan tertulis kepada pemenang.

Pemenang harus menetapkan performance bond atau jaminan dengan jumlah tidak kurang dari 10% dari jumlah kontrak.

Setelah dilakukan tes dan pemeriksaan, pemenang penawaran dapat segera memasok barang-barang yang dibutuhkan.

Pemenang dapat mengajukan permintaan untuk pembayaran dengan meyertakan sertifikat penerimaan dan sertifikat pemeriksaan.

Kontrak akan ditutup ketika pemenang penawaran sudah melakukan kewajibannya dan PPS telah memberikan pembayaran.

Prosedur e-procurement untuk masyarakat luar negeri

a.  Purchase Request (PR)

Para entitas publik dapat melakukan permintaan pengadaan barang dari luar negeri kepada PPS melalui KONEPS.

b.  Mengajukan spesifikasi lelang

Setelah menerima PR< PPS mempersiapkan syarat-syarat kondisi dan spesifikasi barang yang dibutuhkan ke dalam undangan penawaran. Undangan penawaran akan di publish ke publik melalui KONEPS selama 7 hari. 

Masa 7 hari tersebut, PPS akan menerima perusahan-perusahaan yang mendaftar –yang tentunya perusahaan yang relevan dengan kebutuhan. Pengumuman terbuka ini untuk memastikan kesempatan yang sama dan kompetisi yang adil. 

Lalu, PPS akan menyelesaikan dokumen tender dan spesifikasi sesuai dengan hukum internasional dan praktek-praktek perdagangan.

c. Publikasi Undangan Penawaran

d. Registrasi

Untuk para calon peserta dapat mendaftar maksimal sehari sebelum mengirimkan tawaran mereka. Untuk peserta dari luar negeri diperbolehkan untuk registrasi melebihi batas waktu, asalkan pendaftaran selesai sebelum masuk padatahap kontrak. 

Kegagalan mendaftar akan mengakibatkan penolakan penawaran. Untuk masyarakat luar negeri, mereka adalah produsen asli. Pemohon tersebut harus melampirkan formulir pendaftaran atau sertifikat dari kantor untuk bukti. Dokumen-dokumen lampiran tersebut dianggap berlaku apabila dikeluarkan oleh otoritas publik yang relevan di negara pemohon.

e. Deposit Penawaran

Pada prinsipnya, deposit penawaran dibebaskan dengan pengajuan Memorandum of Bid Bond Payment. Namun, dalam kasus dimana deposit penawarn diperlukan, penawar harus melakukan deposit dengan jumlah tidak kurang dari 5% dari total harga penawaran.

f. Pengajuan Penawaran

Semua penawaran harus disiapkan dalam bahasa inggris dan diajukan di tempat yang ditunjuk pada tanggal dan jam (waktu standar Korea Selatan) yang telah ditentukan. 

Metode pengiriman penawaran telah ditentukan dalam undangan penawaran. Penawaran yang tiba setelah tenggat waktu tidak akan diterima. Penawaran ini harus disiapkan dengan menggunakan formulir yang disediakan oleh PPS.

g. Pembukaan Penawaran

Tawaran akan dibuka secara on-line melalui KONEPS.

h. Teknik Pemeriksaan atas Penawaran

Pemeriksaan pada dasarnya dilakukan oleh entitas publik yang melakukan permintaan pengadaan barang sebelumnya ke PPS. Namun, pemeriksaan ini juga dapat dilakukan oleh entitas publik bersama dengan PPS. Teknik pemeriksaan ini akan menghasilkan tiga keputusan, yaitu diterima, dapat diterima, dan ditolak.

i. Putusan Kontrak

Pemenang diberikan kepada peserta yang menawarkan harga terendah, tapi berkualitas, serta bertanggung jawab sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen penawaran. Spesifikasi dan persyaratan dipilih yang paling menguntungkan untuk pemerintah Korea Selatan.

Selanjutnya, akan ada pemberitahuan tertulis kepada pemenang sebagai tanda bahwa kontrak mulai berlaku.

j. Penerbitan Letter of Credit

Setelah kontrak dibuat, PPS akan menerbitkan letter of credit melalui bank di Korea Selatan. Penerbitan ini tidak dapat ditarik kembali dan tidak dapat dipindahtangankan. Kemudian, pihak bank akan memberitahu mengenai penerbilan letter of credit ini.

k. Deposit Performance Bond

Setelah ada pemberitahuan dari bank tentang penerbilan letter of credit, kontraktor atau pemasok harus melakukan deposit performance bond dengan jumlah yang tidak kurang dari 10% dari jumlah kontrak. Performance bond ini akan dirilis oleh PPS setelah kontrak berakhir atau kadaluwarsa.

l. Tes dan pemeriksaan

PPS akan menentukan pihak yang berhak untuk melakukan pemeriksaan terhadap kontraktor.

m.  Pengiriman Kontraktor atau pemasok melaksanakan kewajiban sesuai dengan kontrak dan letter of credit. Pengiriman harus dilakukan sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan.

Jika pemasok gagal memenuhi kontrak, maka performance bond akan disita. Selain itu, apabila terdapat kerusakan atau spesifikasi barang yang berbeda, maka PPS berhak melakukan permintaan penggantian atau kompensasi secara tunai dari pihak pemasok.

n. Prosedur Kargo Barang-barang Impor

Shipping advice akan mencakup nomor kontrak, nomor letter of credit, deskripsi dari barang yang akan dikirim, dan nomor B/L.

Ketika kargo tiba dipelabuhan, pihak PPS bertugas untuk membongkar kargo tersebut. Selanjutnya PPS juga melakukan pengurusan bea cukai, dan kemudian menyerahkan barang-barang tersebut ke entitas publik yang melakukan permintaan pengadaan barang ke PPS.

Apabila terdapat kerusakan atau spesifikasi barang yang berbeda, maka PPS berhak melakukan permintaan penggantian atau kompensasi secara tunai dari pihak pemasok

Jika terdapat doukumen yang tidak lengkap atau terdapat perbedaan dokumen, maka PPS dapat mengirimkan klaim terhadap pemasok.

p. Pembayaran untuk Barang-barang yang Telah Dikirim

Pembayaran dilakukan oleh bank yang menerbitkan letter of credit, dan dilakukan setelah pemasok menyelesaikan pengiriman.

q. Penutupan Kontrak

Kontrak akan ditutup ketika pemenang penawaran sudah melakukan kewajibannya dan PPS telah memberikan pembayaran. Selanjutnya PPS akan memerintahkan bank untuk menutup letter of credit dan melepaskan performance bond ke pemasok.

Semoga penjelasan mengenai Prosedur e-procurement pada KONEPS ini bermanfaat bagi Anda.