Langkah Penyusunan dan Fungsi HPS dalam Pengadaan Barang/Jasa

Sesuai dengan akronimnya HPS adalah Perkiraan. Menurut KBBI, perkiraan adalah yg diperkirakan; hasil mengira-ngira; pertimbangan; perhitungan. Dari sini jelas bahwa HPS adalah hasil perkiraan harga yang berasal dari data-data barang / jasa yang di kalkulasikan secara keahlian. Menyusun HPS adalah tentang seni dan keahlian dalam memperkirakan harga pasar dengan metode perhitungan yang dapat dipertanggungjawabkan dan ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen serta digunakan untuk menentukan kewajaran harga penawaran oleh Pokja UKPBJ atau Pejabat Pengadaan.

Dalam penyusunan harga perkiraan sendiri harus mengikuti kaidah kaidah yang telah ditetapkan dalam Peraturan dibidang pengadaan barang / jasa pemerintah. Adapun langkah-langkah dalam penyusunan harga perkiraan sendiri dalam pengadaan barang / jasa pemerintah meliputi :

Sumber data untuk penyusunan HPS

• Harga pasar setempat, yaitu harga barang/ jasa dilokasi dimana barang/jasa tersebut diproduksi /diserahkan/dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya pengadaan barang /jasa.
• Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik
• Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan
• Daftar biaya / tarif barang / jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan atau distributor tunggal.
• Biaya kontrak sebelumya atau kontrak yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya.
• Informasi inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia
• Hasil perbandingan kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain.
• Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana ( engineer’s estimate )
• Norma indeks, norma indeks merupakan rentang nilai harga terendah dan harga tertinggi dari suatu barang/ jasa yang diterbitkan oleh instansi teknis terkait atau Pemerintah Daerah setempat.

Dalam mencari sumber untuk penyusunan HPS sangat diperlukan pemahaman tentang keadaan pasar untuk barang/jasa yang diperlukan apakah barang tersebut termasuk dalam barang/jasa yang monopoli, oligopoli atau persaingan bebas, serta nilai dan jenis pekerjaanya apakah bisa dilaksakan oleh pengusaha kecil atau non kecil, dengan data data tersebut sangat berpengaruh terhadap nilai hps yang ditetapkan.

Sedangkan fungsi atau kegunaan dari Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah adalah :

• Alat untuk menilai kewajaran harga termasuk rinciannya, nilai total harga perkiraan sendiri sebagai tolok ukur harga penawaran yang masuk apakah melebihi atau masih dibawah hps termasuk rinciannya apabila telah tercantum dalam dokumen anggaran. 
• Dasar menghitung nilai jaminan penawaran, bahwa didalam penawaran harga diperlukan jaminan penawaran yang besarnya 1 s/d 3 % dari total nilai harga perkiraan sendiri.
• Dasar menetapkan Jaminan Pelaksanaan, perhitungan jaminan pelakasanaan untuk penawaran antara 80 %  ( delapan puluh perseratus ) sampai dengan 100 % ( seratus perseratus ) dari nilai total HPS Jaminan Pelaksanaanyan adalah 5% (lima perseratus ) dari nilai kontrak, sedangkan untuk nilai penawaran terkoreksi dibawah 80 % ( delapan puluh perseratus ) dari nilai total HPS besarnya Jaminan Pelaksanaan 5% ( limaperseratus ) dari nilai total HPS.
• Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah, bila ditemukan harga penawaran melebihi nilai total hps maka penawaran tersebut tidak sah atau gugur.
• Jaminan sanggah banding dalam proses pengadaan barang /jasa ditentukan sebesar 1% (satuperseratus ) dari nilai total HPS.

Karena harga perkiraan sendiri memiliki fungsi yang sangat penting dalam menentukan harga pada proses pengadaan maka dalam penetapannya tidak boleh melebihi 28 (duapuluh delapan ) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran untuk pelelangan dengan pascakualifikasi dan ditambah dengan waktu lamanya proses prakualifikasi untuk pelelangan dengan metode prakualifikasi.

Dalam menyusun harga perkiraan sendiri sudah termasuk Pajak Pertambahan Nilai ( PPN ) dan keuntungan serta biaya overhead yang dianggap wajar oleh penyedia maksimal 15% (lima belas perseratus ) dari total biaya tidak termasuk PPN, dalam penyusunan tersebut dilarang memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain- lain dan Pajak Penghasilan ( PPh) penyedia.