Manfaat Penggunaan Sistem Activity Based Costing (ABC) dalam Penyusunan HPS

Pengadaan.web.id - Harga Perkiraan Sendiri (HPS) merupakan komponen yang sangat penting pada proses pengadaan barang jasa. HPS yang tidak disusun dengan baik akan berakibat pada kelanjutan proses pengadaan barang jasa. Penyusunan HPS sendiri menjadi tanggung jawab Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Penyusunan HPS yang terlalu rendah akan menyebabkan para penyedia tidak berani melakukan penawaran sehingga pelelangan terancam ulang bahkan gagal. Sebaliknya, HPS disusun dengan nilai cukup, tetapi PPK lupa memasukkan komponen pekerjaan yang penting, maka akibatnya ketika barang sudah diperoleh, barang tidak bisa dioperasikan karena HPS yang disusun tidak mencakup kegiatan yang mendukung beroperasinya barang tersebut. Oleh karenanya disini akan dijelaskan mengenai manfaat penggunaan sistem activity based costing (ABC) dalam penyusunan HPS.

Kita berikan contoh sebuah instansi/lembaga yang melaksanakan pengadaan barang berupa pembelian komputer/Personal Computer (PC). Setelah melalui proses pelelangan, lembaga tersebut mendapatkan komputer dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan. Pada saat komputer diterima oleh pemeriksa dan selanjutnya diberikan kepada PPK, komputer tersebut ternyata belum ada operating system (OS)-nya sehingga komputer tidak bisa dioperasikan. Setelah diteliti, ternyata pada HPS yang disusun PPK, harga dan spesifikasi pekerjaan yang dicantumkan memang hanya untuk pembelian komputernya saja tanpa instalasi OS sebagai sistem yang mampu mengoperasikannya. Harga software misalkan OS (windows) sendiri cukuplah mahal, siapa yang mau menanggung?. Tidak ada, bukan?. Penyediapun juga enggan memberi software gratis tanpa tambahan biaya. Alternatif pertama untuk mengoperasikan komputer/PC ini adalah dengan meng-install aplikasi open source, seperti linux. Namun, apa yang bakal terjadi?. Okelah, proses instalasinya bisa saja gratis, tetapi karena para pegawai pejabat pemerintahan lebih terbiasa menggunakan windows, maka dibutuhkan kegiatan pelatihan yang akan membutuhkan biaya lebih besar. Alternatif kedua adalah menggunakan software bajakan yang jelas-jelas melanggar hak atas kekayaan intelektual (HAKI). Kita bisa melihat bahwa kesalahan yang mungkin orang menganggap kecil ternyata berdampak sangat besar.

Dari contoh permasalahan di atas, maka diperlukan lebih lanjut pentingnya menyusun HPS yang baik. Baik di sini berarti komponen yang dimasukkan dalam menyusun HPS telah memasukkan segala kemungkinan biaya yang timbul untuk mendukung penggunaan alat atau terlaksananya kegiatan. Salah satu sistem penghitungan biaya yang bisa digunakan adalah dengan menggunakan activity based costing (ABC). Apa yang dimaksud dengan sistem ABC, apa manfaatnya dan bagaimana proses penyusunannya akan disampaikan dibawah ini.

PENGERTIAN SISTEM ACTIVITY BASED COSTING (ABC)

Komponen biaya utama dari sebuah proses pengadaan adalah biaya pendukung dan semua biaya yang mungkin dikeluarkan untuk memperoleh barang/jasa yang sesuai, yakni barang yang diperoleh mempunyai spesifikasi dan kemampuan sesuai dengan keinginan pengguna (user). Dapat beroperasi dengan baik berarti ketika barang diterima pengguna yakin bahwa barang berfungsi dan siap digunakan. Sesuai kebutuhan berarti terdapat kesesuaian antara rencana dan realisasi, misal pembelian genset maka harusnya semuanya bisa dipasang sesuai dengan rencana lokasi yeng telah ditetapkan, bukan rencana di lokas A, tetapi karena kabel yang dibutuhkan kurang panjang akhirnya realisasinya dipasang di lokasi B. PPK sebagai pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan bertugas menyusun dan menetapkan HPS harus teliti dalam memasukkan semua komponen biaya untuk menjamin tercapainya proses tersebut. Oleh karenanya dibutuhkan sebuah sistem yang bisa digunakan oleh PPK dalam menyusun HPS, yaitu bisa kita gunakan  dengan penyusunan pembiayaan berdasarkan aktivitas atau biasa disebut activity based costing (ABC).

Activity Based Costing (ABC) adalah pembiayaan berdasarkan aktivitasnya. Jadi, semua aktivitas untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai, dapat beroperasi dengan baik, dan sesuai kebutuhan harus diperhitungkan.

Ada beberapa teori mengenai sistem activity based costing (ABC). Salah satunya menurut Hongren dalam Dunia (2009), yang dimaksud dengan activity based costing adalah suatu sistem pendekatan perhitungan biaya yang dilakukan berdasarkan aktivitas-aktivitas yang ada di perusahaan.

Wikipedia mendefinisikan activity-based costing (ABC) is a costing methodology that identifies activities in an organization and assigns the cost of each activity with resources to all products and services according to the actual consumption by each.

Dari dua teori mengenai sistem ABC inilah maka kita bisa mengaplikasikannya untuk keperluan
penyusunan HPS. Penerapan sistem ini kita lakukan dengan cara memasukkan segala aktivitas yang berpotensi menimbulkan biaya dalam pengadaan barang/jasa. Semua komponen biaya yang diperkirakan muncul ini selanjutnya akan dituangkan dalam spesifikasi teknis pekerjaan sebagai bagian dari proses penyusun HPS.

MANFAAT PENERAPAN SISTEM ABC DALAM PENYUSUNAN HPS

Terdapat dua manfaat yang diperoleh dengan menggunakan sistem ABC ini dalam penyusunan HPS. Manfaat bisa kita tinjau dari sisi PPK sebagai wakil pengguna serta dari sisi penyedia sebagai berikut:

1. Dari sisi PPK sistem ini dapat digunakan sebagai alat untuk merencanakan, mengendalikan biaya danmengambil keputusan mengenai berbagai aktivitas yang berpotensi menimbulkan biaya sehingga menghasilkan HPS yang lebih jelas dan adil.
2. Dari sisi penyedia sistem ini memberikan arahan dan standar lebih jelas serta terukur karena sudah memperhitungkan kemungkinan terjadinya biaya sampai barang jasa siap digunakan. Dengan demikian penyedia lebih jelas batas tanggung jawab pekerjaan yang harus dikerjakan.