Perubahan Kewenangan Pejabat Pengadaan dari Perpres Lama ke Perpres Terbaru

Setiap satuan kerja perangkat daerah (SKPD) pasti mempunyai pejabat pengadaan. Hal ini mengindikasikan bahwa banyak pekerjaan yang dilaksanakan dengan nilai yang relatif kecil. Sehingga dalam proses pengadaannya tidak diperlukan tender. Pejabat pengadaan lah yang menetapkan penyedia barang/jasa untuk pengadaan langsung.

Pada saat itulah peran pejabat pengadaan menjadi penting. Karena urgensinya yang sangat tinggi itu, maka Perpes No. 16 Tahun 2018 mengamanatkan bahwa untuk dapat diangkat sebagai pejabat pengadaan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. Memiliki integritas dan disiplin; 
2. Menandatangani Pakta Integritas; 
3. Memiliki Sertifikat Kompetensi okupasi Pejabat Pengadaan.

Untuk memudahkan pemahaman mengenai pejabat pengadaan, berikut ini disampaikan matriks perbedaan tersebut.

Peraturan	Definisi Pejabat Pengadaan
Perpres No. 54 Tahun 2010	Personil yang memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa yang tugasnya melaksanakan pengadaan barang/jasa
Perpres No. 70 Tahun 2012	Personil yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan langsung
Perpres No. 4 Tahun 2015	Personil yang ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, dan E-Purchasing
Perpres No. 16 Tahun 2018	Pejabat administrasi/pejabat fungsional/personel yang bertugas melaksanakan Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, dan/atau E-purchasing

Jika kita cermati di dalam Perpres No. 16 Tahun 2018, ada kewenangan yang berubah yang diberikan kepada pejabat pengadaan yaitu:

• melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Pengadaan Langsung; melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);
• melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan
• melaksanakan E-purchasing yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

Baca juga: PL. Manakah yang benar Pemilihan Langsung, Penunjukan Langsung ataukah Pengadaan Langsung?

Selama ini pejabat pengadaan sudah terbiasa dengan metode pengadaan langsung. Selama ini pejabat pengadaan aman-aman saja dengan pemilihan penyedia yang sudah dilakukan sebelumnya. Namun akan menjadi persoalan ketika pejabat pengadaan juga diberi kewenangan untuk pengadaan dengan cara e-purchasing dengan tanpa batasan nilai seperti pada peraturan Perpres No. 4 Tahun 2015. Oleh karenanya, dengan diterbitkannya Perpres No. 16 Tahun 2018, pelaksanaan e-purchasing diubah dengan nilai paling banyak adalah Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

Pelaksanaan Tugas Pejabat Pengadaan dalam Sistem E-Purchasing

Banyak yang salah mengartikan bahwa pengadaan secara elektronik (e-procurement) adalah yang menggunakan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). Sejatinya, istilah e-procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Pengadaan secara elektronik terdiri dari dua jenis yaitu e-tendering dan e-purchasing. E-tendering adalah tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Dan E-tendering inilah yang secara umum menggunakan SPSE. Sedangkan e-purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik. Katalog elektronik atau e-catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah.

Lalu apa tugas dari pejabat pengadaan jika dalam proses pengadaan barang/jasa tidak diperlukan evaluasi penawaran dan kualifikasi?. Tentunya tugas dari pejabat pengadaan adalah melaksanakan sistem dalam aplikasi e-purchasing. Dan jika kebutuhan akan barang/jasa tersedia dalam katalog elektronik, maka K/L/D/I wajib melakukan pengadaan barang dan jasa dengan e-purchasing.

Seiring pemahaman para penyedia/rekanan mengenai e-purchasing, secara otomatis barang/jasa yang tersedia di dalam e-katalog pun semakin bervariasi atau semakin bertambah. Dengan begitu, persaingan usaha semakin sehat. Hal ini merupakan perkembangan yang bagus untuk percepatan proses pengadaan barang dan jasa. Namun hal ini harus diikuti dengan tata laksana yang tepat.

Berikut ini disampaikan beberapa fakta yang terjadi di lapangan ketika seorang pejabat pengadaan menggunakan sistem e-purchasing.

1. Secara umum yang menjadi pejabat pengadaan adalah pegawai golongan II dan kedudukannya sebagai pelaksana. Secara struktural pejabat pengadaan yang dipegang oleh pegawai ini memiliki kedudukan yang tidak selevel dengan posisi lain dalam pengelola keuangan satuan kerja perangkat daerah (SKPD). Hal ini membawa dampak yang cukup serius baik secara substansi maupun psikologi. Secara langsung pejabat pengadaan akan merasa dibawah pengaruh atasan langsungnya maupun PPK ketika akan memutuskan untuk melaksanakan kewenangannya sehubungan dengan penunjukan langsung maupun terutama e-purchasing;
2. Selama ini pejabat pengadaan identik dengan pengadaan langsung dimana langsung berhadapan dengan barangnya. Disitu kelihatan bentuk dan wujud barang/jasanya. Disamping nilainya yang signifikan tidak besar, pejabat pengadaan sudah nyaman dengan penyedia barang jasa yang lazim ditemuinya. Jika pengadaan dengan cara e-purchasing, maka seakan-akan pejabat pengadaan berhadapan dengan makhluk yang entah berapa dimana barangnya. Hal ini memunculkan permasalahan psikologis yang lain mengenai bagus tidaknya kondisi barang tersebut;
3. Tanda bukti perjanjian untuk e-purchasing berupa surat pesanan. Perpes baru menyatakan bahwa cukup surat pesanan sudah bisa menjadi tanda bukti perjanjian. Jika demikian apakah surat pesanan itu merupakan perikatan antara pejabat pengadaan dengan penyedia?;
4. e-purchasing dengan nilai sampai dengan dua ratus juta rupiah menjadi wewenang pejabat pengadaan;
5. e-purchasing dengan nilai diatas dua ratus juta rupiah menjadi kewenangan PPK.