Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL) Ciptakan Laporan Keuangan yang Lebih Akuntabel

Pengadaan.web.id - Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL) adalah sistem informasi yang dikembangkan oleh Kementrian Keuangan untuk memfasilitasi proses pengadaan langsung. Sistem ini berungsi untuk mengelola database hasil pengadaan langsung, dalam rangka menghasilkan informasi yang tepat guna untuk penyusunan spending analysis, analisa standard biaya, laporan pelaksanaan pengadaan langsung, serta laporan manajerial lainnya sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

Setelah melalui pengembangan dan penyempurnaan, aplikasi yang mulai dari tahun 2013, akhirnya pada tahun 2015 SIMPEL v.3.0 resmi diluncurkan secara simbolis oleh Sekretaris Jenderal Kementrian Keuangan.

Ke depan, SIMPeL diharapkan dapat digunakan oleh semua unit di lingkungan Kementrian Keuangan, dan dapat diintegrasikan dengan berbagai macam aplikasi keuangan yang telah dimiliki oleh Kementrian Keuangan. Dengan demikian, data yang dihasilkan dapat dikelola dan dianalisis untuk pelaporan keuangan yang lebih akuntabel.

Secara garis besar, aplikasi SIMPel mencakup beberapa fitur sebagai berikut.

a. Fitur pengelolaan referensi/database barang
b. Fitur pengelolaan referensi/database penyedia dan klasifikasi bidang usaha
c. Fitur pengadaan langsung dengan SPK
e. Fitur pengumuman BA Hasil Pengadaan Langsung dan advanced search hasil pengadaan langsung

Pada tahun 2016, tepatnya tanggal 6 Januari 2016, SIMPeL ditetapkan menjadi salah satu QuickWins Transformasi kelembagaan Kementrian Keuangan. Quickwins ini sifatnya dapat dilaksanakan dengan cepat dan memiliki efek yang besar.

Quickwins dari Kementrian Keuangan sebagai berikut Peningkatan Kapasitas Kring Pajak 500200 Ditjen Pajak, Pengembangan Kantor Modern 2.0 Ditjen Bea dan Cukai, Manajemen Penerimaan Generasi 2 (MPN-G2) Ditjen Perbendaharaan, Arsitektur dan Informasi Kinerja (ADIK) Ditjen Anggaran, Sistem Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPel) dari Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik (Pusat LPSE) Setjen dan e-Auction dari Ditjen Kekayaan Negara.

Terpilihnya SIMPeL sebagai bentuk Quickwins Transformasi kelembagaan adalah untuk menunjukan kepada masyarakat bahwa SIMPeL adalah salah satu upaya perubahan yang terus dilakukan Kementrian Keuangan dalam proses bisnis dan prosedur yang berlaku dalam tata kelola Kementrian Keuangan, termasuk di dalamnya Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Pada awalnya aplikasi ini terkesan rumit, hal tersebut disebabkan:
- Perubahan kebiasaan pelaksanaan pengadaan langsung dari manual ke elektronik,
- Ketidaktaatan penyedia dalam tertib administrasi
- Keengganaan penyedia untuk masuk dalam SIMPeL
- Jadwal pengadaan langsung dengan SPK yang tidak bias backdate
- Banyak dokumen penyedia yang tidak lengkap, khususnya masalah Surat Keterangan Domisili.

Namun disadari perubahan ini dan apabila sudah terbiasa dengan penggunaan sistem aplikasi maka otomatis perilaku dan budaya yang dilakukan dalam proses pengadaan langsung juga akan berubah, sama persis seperti implementasi awal Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) di lingkungan instansi pemerintah. Karena pendaftaran pengguna aplikasi SIMPeL juga pada prinsipnya sama dengan pendaftaran pengguna LPSE. Hal tersebut akan dipermudah lagi, dimana pada versi 4.0.0 yang menurut rencana akan dirilis sekitar bulan November 2016, sudah difasilitasi dengan fitur manajemen dokumen, yaitu semua dokumen terkait pengadaan langsung (baru untuk barang/jasa lainnya) untuk memudahkan PPK dan Pejabat Pengadaan. Pengadaan langsung secara elektronik walaupun tidak bisa backdate, tetapi tetap memperhatikan aspek fleksibilitas, antara lain:

• Jadwal pengadaan yang dikunci dalam sistem hanya untuk tahap pemasukan dan pembukaan penawaran;
• Pejabat Pengadaan dapat langsung melakukan perubahan jadwal dalam sistem selama batas waktu pembukaan penawaran belum berakhir;
• Masih sangat dimungkinkan untuk melakukan pertemuan dahulu dengan penyedia yang akan diundang, baru setelah deal, disusun jadwal pelaksanaan pengadaan langsung dalam aplikasi SIMPeL;
• Pada tahap awal biasanya dilakukan seperti itu, tapi biasanya setelah terbiasa banyak satker yang langsung mengundang melalui sistem, khususnya untuk barang-barang yang standar, seperti ATK, toner, dsb.

Kunci keberhasilan implementasi SIMPeL di lingkungan Kementrian Keuangan diwujudkan melalui strategi:

1. Melengkapi user pengguna aplikasi SIMPeL pada satuan kerjanya.
2. Regristrasi user penyedia yang biasa bekerja sama. Diharapkan satker dapat menghimbau dan memotivasi penyedia.
3. Inventarisasi jenis pengadaan yang bias dilaksanakan melalui SIMPeL khususnya pengadaan langsung yang menggunakan SPK.
4. Menyusun rencana pelaksanaan pengadaan langsung yang menggunakan SPK untuk barang dan jasa lainnya (sebagai paket perdana).
5. Melaksanakan pengadaan langsung yang menggunakan SPK.
6. Melakukan pencatatan pembelian khususnya untuk pekerjaan yang sifatnya insidentil dan dibawah 50 juta.