Penyampaian Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) Lebih Mudah dengan Sistem Layanan Administrasi Pengadaan Barang/Jasa (SULaP)

Pengadaan.web.id - Sistem Layanan Administrasi Pengadaan Barang/Jasa (SULAP) adalah sistem informasi yang dikembangkan untuk memudahkan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam pengiriman data Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa (RPP) kepada Pokja-ULP. Sesuai Perpres No. 54 tahun 2010 pada bagian keempat pasal 11, ayat (1) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mempunyai tugas, fungsi dan kewenangan untuk menetapkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:
a. Spesifikasi teknis barang/jasa;
b. Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan
c. Rancangan Kontrak yang terdiri dari Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK) dan Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK).

Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) yang telah disampaikan oleh PPK kepada POKJA-ULP kemudian ditetapkan menjadi Dokumen Pengadaan atas persetujuan Pokja-UP yang kemudian menjadi dasar dan harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaan Barang/Jasa.

SULaP dikembangan dengan didasari banyaknya sebaran paket pekerjaan pada SKPD yang akan diproses oleh POKJA-ULP mencapai lebih kurang 1.200 paket, sehingga apabila penyampaian dokumen RPP dilakukan secara manual atau paper based sangat terbatas dengan ruang dan waktu, penumpukan berkas yang sangat besar sehingga sulit untuk dikontrol, keamanan dokumen tidak terjamin, dan akan memunculkan perdebatan antara SKPD dengan Bagian Layanan Pengadaan tentang status/tahapan proses pelelangan sampai dimana. Dan dengan penerapan pengiriman dokumen RPP tersebut dilakukan melalui SULaP, dilakukan dengan tidak terbatas oleh waktu dan tempat, sehingga penetapan dokumen pengadaan menjadi cepat, penataan paket dengan Pokja-ULP menjadi lebih mudah, pelaksanaan control, monitoring dan evaluasi dapat dilakukan real time, dan pengarsipan dokumen RPP dilakukan secara digital.

SULaP (Sistem Unit Layanan Pengadaan) adalah suatu sistem informasi administrasi pengadaan barang/jasa. Dilatarbelakangi oleh tuntutan e-government, upaya percepatan proses lelang, meminimumkan peredaran berkas dan menjaga kerahasiaan dokumen maka diperlukan sebuah inovasi yang dapat menjawab semua kebutuhan tersebut. Tantangan untuk mewujudkan inovasi tersebut adalah dengan memanfaatkan kehadiran teknologi informasi.

Salah satu bentuk penerapan dari e-government yang lainnya adalah e-procurement atau e-tendering yang merupakan wujud hubungan Government-Bussiness (G2B) dari pemasok/penyedia barang/jasa ke instansi pemerintah melalui internet dan wujud hubungan Citizen to Government (C2G) berupa masyarakat mendapatkan akses untuk memantau proses pengadaan barang yang dilakukan oleh Instansi Pemerintah. Lewat internet ini, mekanisme pengadaan barang/jasa dapat dilakukan secara online.

SULaP sebagai pelayanan langsung telah menerapkan sistem memberi pelayanan 24 jam kepada pengguna pelayanan.  Melalui SULaP, pemerintah memperkenalkan pendekatan baru dalam Layanan Administrasi Pengadaan. Diharapkan dengan penggunaan SULaP, pelayanan publik dengan menggunakan teknologi informasi akan mendorong peningkatan efektifitas pelayanan publik.

Pihak-pihak yang terlibat dalam aplikasi SULaP adalah:

1. Kelompok Kerja ULP mendapatkan Surat Tugas melakukan proses lelang, mendownload dokumen RPP sesuai dengan paket yang tertuang dalam Surat Tugas, dan mengirimkan undangan pembuktian kualifikasi bagi calon pemenang, dan membuat Berita Acara Pembuktian Kualifikasi;
2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menggunakan SULaP untuk mengirimkan dokumen RPP ke Bagian Layanan Pengadaan, sebagai sarana komunikasi antara Pokja-ULP dengan PP berkaitan dengan perbaikan dokumen RPP yang dianggap kurang tepat, dan sebagai undangan kepada PPK apabila diperlukan kaji ulang bersama terhadap dokumen RPP;
3. Personal Unit Layanan Pengadaan (ULP) untuk mengelola lalu lintas dokumen antara PPK dan Pokja ULP, membuat Surat Tugas Pokja;

Personil LPSE dalam hal ini "Agency" dapat membuat pengiriman Surat Tugas Pokja untuk dibuatkan id kelompok kerja di SPSE, dan sarana untuk melakukan evaluasi dan monitoring pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa.

Fitur-fitur yang telah dikembangkan di dalam SULaP sebagai berikut:

• Absensi, ini dilakukan untuk memastikan bahwa POKJA-ULP bekerja ditempat yang sudah disiapkan (tidak perlu absen lagi di SKPD nya ketika bertugas di ULP),
• Pengiriman dokumen RPP dari PPK ke ULP;
• Pembuatan Pokja sekaligus pembuatan Surat Tugas oleh Kepala Bagian ULP;
• e-ticketing, penyampaian permasalahan oleh para pihak pengguna Aplikasi SULaP;
• Form berita acara pembuktian kualifikasi dan undangan;
• Honorarium, aplikasi SULaP menyediakan fitur dokumen pertanggungjawaban honor Pokja ULP;
• Report, fitur report menyediakan laporan yang berkaitan dengan perkembangan pelaksanaan PBJ mulai dari pengiriman dokumen RPP (pra SPSE) sampai dengan proses di SPSE;
• Notifikasi email dan SMS, semua transaksi dokumen yang dtujukan kepada pengguna aplikasi SULaP mendapat notifikasi baik ke email maupun SMS;
• Integrasi dengan SPSE.