Tata Cara Pengisian Surat Perintah Membayar (SPM) dan Dokumen Pendukung Lainnya

Pengadaan.web.id - Memasuki kuartal IV setiap akhir tahun anggaran, instansi pemerintahan dalam hal ini KPPN khusunya harus bersiap untuk menghadapi rutinitas akhir tahun, dimana melalui pembelajaran dari tahun-tahun sebelumnya, selalu terjadi penumpukan Surat Perintah Membayar (SPM). Hal ini akhirnya menyebabkan berkurangnya kontrol terhadap isi daripada SPM beserta dokumen-dokumen pendukungnya. Pengajuan SPM yang sekaligus dalam jumlah banyak yang tidak hanya berasal dari satu atau dua Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) bukan hanya menyita waktu, tapi juga tenaga dan pikiran. Ironisnya, masih sering ditemui SPM dan dokumen pendukung lainnya dimana cara pengisiannya masih belum sesuai standar yang telah diatur dalam peraturan perbendaharaan. Hal ini akhirnya menimbulkan kesan adanya ketidakseragaman atau penerapan standar ganda dalam pemeriksaan SPM dan lampirannya. Untuk menghindari terjadinya penolakan dan/atau pengembalian SPM oleh KPPN, berikut akan saya sampaikan kembali langkah-langkah yang harus ditempuh dan cara-cara pengisian SPM beserta dokumen-dokumen pendukungnya.

1. Surat Perintah Membayar (SPM)

Cara pengisian SPM telah diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan (Perdirjen PBN) nomor PER-88/PB/2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-57/PB/2010 Tentang Tata Cara Penerbitan Surat Perintah Membayar dan Surat Perintah Pencairan Dana.  Kesalahan yang paling sering ditemui berupa kesalahan pengisian kode Cara Bayar saat pengajuan SPM Penggantian Uang Persediaan Nihil (GU-Nihil).

SPM GU-Nihil menggunakan kode Cara Bayar : 5 (Nihil).  Sedangkan kesalahan yang kerap terjadi adalah penggunaan kode Cara Bayar : 2 (Giro Bank).  Jika kesalahan ini terjadi, maka sistem/Aplikasi Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) tidak akan mengurangi pagu dari Uang Persediaan (UP) dan/atau Tambahan Uang Persediaan (TUP) yang sedang dipertanggungjawabkan.

Sejak tahun anggaran 2012, kolom Dasar Pembayaran pada SPM mengacu pada UU APBN Nomor 22 tahun 2011.  Jika dasar pembayaran tersebut tidak ditemukan pada kolom Referensi di Aplikasi SPM, maka operator Aplikasi SPM bisa menambahkan secara manual.

Kesalahan selanjutnya adalah Akun. Standar dan tata cara penggunaan akun mengacu pada Perdirjen PBN nomor PER-80/PB/2011 tentang Penambahan dan Perubahan Akun Pendapatan, Belanja, dan Transfer pada Bagan Akun Standar. Penggunaan akun yang tidak sesuai akan mengakibatkan SPM ditolak atau dikembalikan. Bila perlu, penyesuaian akun lebih lanjut perlu dilakukan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) yang ruang lingkupnya diatur dalam Perdirjen PBN nomor PER-15/PB/2012 tentang Tata Cara Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Tahun Anggaran 2012.

Perihal Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), mulai tahun 2012, Aplikasi SPM mengakomodir adanya dua kolom NPWP, yaitu NPWP 1 yang digunakan untuk mengisi NPWP Bendahara Pengeluaran atau rekanan sebagai pihak III, dalam hal terdapat potongan/pungutan Pajak Penghasilan (PPh) melalui SPM.  Sedangkan NPWP 2 diisi hanya jika SPM terdapat potongan/pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN; akun 411211).

Sesuai Lampiran I Perdirjen PBN nomor PER-88/PB/2011, kolom NPWP 1 diisi NPWP Bendahara Pengeluaran jika potongan SPM meliputi PPh Pasal 21 (akun 411121), PPh Pasal 22 (pembelian barang, akun 411122), PPh Pasal 23 (penghasilan yang dibayarkan oleh bendahara kepada pihak lain atas jasa yang diterima, akun 411124), dan PPh pasal 4 ayat (2) bersifat final (akun 411128) dalam rangka Persewaan Tanah dan/atau Bangunan, dan Jasa Konstruksi. PPh Pasal 4 ayat (2) bersifat final dalam rangka Pengalihan Hak atas Tanah dan/atau Bangunan diisikan NPWP rekanan/pihak III.  Jika dalam SPM yang penerimanya adalah rekanan/pihak III tanpa potongan pajak, maka NPWP 1 tetap diisi NPWP rekanan/pihak III.  Pengisian kolom NPWP menentukan kode SKPD/Kantor Pelayanan Pajak (KPP) pada kolom Potongan di SPM yang secara otomatis diisi oleh sistem/Aplikasi SPM.

II.  Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB)

SPTB adalah pernyataan tanggung jawab belanja yang dibuat oleh pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran atas transaksi belanja sampai dengan jumlah tertentu.

Hal-hal yang harus dicantumkan dalam SPTB diantaranya adalah :

       1. Bendahara Pengeluaran/BPP melakukan pembayaran atas UP berdasarkan surat perintah bayar (SPBy) yang disetujui dan ditandatangani oleh PPK atas nama KPA.

       2. SPBy sebagaimana dimaksud pada ayat dilampiri dengan bukti pengeluaran:

Kesalahan yang paling sering terjadi dalam pengisian SPTB adalah kesalahan dari format SPTB itu sendiri. Sebagian SKPD masih menggunakan format SPTB lama atau menggunakan format yang sama antara SPTB untuk SPM Langsung (SPM LS) dan SPTB untuk SPM Penggantian Uang Persediaan (SPM GU).  Dalam Perdirjen PBN nomor PER-11/PB/2011, pengisian kolom Klasifikasi Anggaran meliputi kode Fungsi, Sub Fungsi, Program, Kegiatan, Output, dan Akun (sesuai dengan SPM).  Untuk pengisian kolom Klasifikasi Anggaran, tidak ada perbedaan antara SPTB untuk SPM LS dengan SPTB untuk SPM GU. Perbedaan hanya dalam hal kolom Bukti dan penandatangan SPTB.  SPTB untuk SPM LS tidak mencantumkan kolom Bukti karena uang yang digunakan bukan berasal dari kas Bendahara Pengeluaran.  Penandatanganan juga cukup dilakukan  oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Dalam hal PPK berhalangan, maka SPTB ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). Sedangkan SPTB untuk SPM GU harus mencantumkan kolom Bukti karena uang yang digunakan berasal dari kas Bendahara Pengeluaran. Selain PPK, Bendahara Pengeluaran juga membubuhkan tandatangan di sebelah kanan-bawah sebagai tanda kesediaan untuk ikut bertanggungjawab secara formal dan material atas segala pengeluaran dan kebenaran dalam perhitungan dan penyetoran pajak yang telah dipungut. Kolom Bukti diisi tanggal dan nomor urut sesuai kuitansi/dokumen lain yang dipersamakan.

Selain kesalahan dalam pencantuman kode-kode dalam kolom Klasifikasi Anggaran dan format SPTB, kesalahan juga kerap terjadi dalam hal pengisian kolom Uraian di SPTB. SPTB untuk SPM GU harus dituliskan jumlah barang dan/atau jasa beserta spesifikasi teknisnya. Sedangkan kolom Uraian di SPTB untuk SPM LS harus dituliskan lingkup pekerjaan yang diperjanjikan, tanggal dan nomor kontrak/SPK, beserta berita acara yang diperlukan/dipersyaratkan (misalnya : Berita Acara Serah Terima (BAST) dan/atau Berita Acara Pembayaran (BAP). Jika terdapat perubahan/addendum kontrak, nomor dan tanggal addendum juga disertakan di Uraian SPTB untuk SPM LS.

Dalam hal SPTB untuk perjalanan dinas yang dibayarkan melalui metode SPM LS, semua nama pegawai yang melakukan perjalanan dinas disebutkan di kolom Penerima. Tujuan dan tanggal perjalanan dinas juga dicantumkan di kolom Uraian.

Untuk kolom Penerima pada SPTB, masih ditemui beberapa kasus kesalahan dalam pencantuman nama penerima. Selain untuk honor dan perjalanan dinas, kolom Penerima diisi oleh nama rekanan/pihak III sebagai penyedia barang dan/atau jasa.

III. Resume Kontrak

Pada dasarnya, Resume Kontrak merupakan output otomatis dari Aplikasi SPM, baik itu yang sumber dananya dibayarkan melalui Rupiah Murni (RM) maupun Pinjaman Luar Negeri (loan/PLN). Namun demikian, masih ada beberapa SKPD yang membuat Resume Kontrak secara manual dan/atau menyesuaikan format Resume Kontrak dengan Lampiran 5 Perdirjen PBN nomor PER-66/PB/2005. Hal ini menyebabkan terjadinya perbedaan format/layout dan kesalahan dalam pengisian Resume Kontrak.  Resume Kontrak yang formatnya mengikuti Lampiran 5 Perdirjen PBN nomor PER-66/PB/2005 sudah tidak sesuai dengan kondisi saat ini. Sebagai perbandingan, di poin nomor 2 Resume Kontrak menurut Lampiran 5 Perdirjen PBN nomor PER-66/PB/2005 masih dicantumkan Sub Kegiatan yang terakhir kali digunakan di tahun anggaran 2010. Mulai tahun anggaran 2011, Sub Kegiatan pada DIPA diganti dengan Output (Keluaran). Selain itu, poin nomor 5 yang berisi Alamat Kontraktor kini diganti dengan Alamat Perusahaan.

IV. Daftar Nominatif

Daftar Nominatif dilampirkan bersama dengan SPTB untuk pembayaran dengan SPM LS Perjalanan Dinas. Tidak ada format baku dalam Daftar Nominatif, namun demikian, Pasal 4 ayat (6) butir c Perdirjen PBN nomor PER-66/PB/2005 disebutkan bahwa Daftar Nominatif perjalanan dinas antara lain memuat : informasi mengenai data pejabat (Nama, Pangkat/golongan), tujuan, tanggal keberangkatan, lama perjalanan dinas, dan biaya yang diperlukan untuk masing-masing pejabat.

V. Photo Copy NPWP Rekanan/Pihak III

Dalam setiap pengajuan SPM LS yang ditujukan kepada rekanan/pihak III, harus melampirkan photo copy NPWP terbaru rekanan/pihak III yang berkepentingan.  Hal ini diatur tersendiri melalui Surat Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor S-2693/PB/2009 tanggal 13 Mei 2009 Hal Pemuatan NPWP dalam Dokumen SPM SKPD.

VI. Surat Keputusan (SK) Honor

Setiap pengajuan SPM Honor ke KPPN harus melampirkan SK pemberian honor. Jadi, SK bukan hanya dilampirkan sekali pada saat pengajuan SPM Honor pertama kali. SK pemberian honor mencantumkan nama, jabatan dan/atau pekerjaan, dan nominal.  Idealnya, setiap kali pengajuan SPM Honor, SKPD harus melampirkan SK asli pemberian honor. Namun demikian, jika tidak memungkinkan, SKPD boleh melampirkan photo copy SK pemberian honor yang telah dilegalisir KPA/PPK.  Pengajuan SPM Honor ke KPPN dibagi menjadi 2 (dua) berdasarkan Jenis Belanja yang digunakan: Pertama, Pengajuan SPM Honor menggunakan Belanja Pegawai (Jenis Belanja 51), dan kedua, pengajuan SPM Honor menggunakan Belanja Barang (52). Untuk pengajuan SPM Honor menggunakan Belanja Pegawai (51), ketentuan pengajuan SPM diatur dalam Pasal 13 ayat (5) butir (i) Perdirjen PBN nomor PER-37/PB/2009 tentang Petunjuk Teknis Pengalihan Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai Negeri Sipil Pusat Kepada Satuan Kerja Kementerian Negara/Lembaga. SKPD harus melampirkan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) yang ditandatangani oleh KPA/PPK. Sedangkan pengajuan SPM Honor dengan menggunakan Belanja Barang (52), ketentuannya tetap mengikuti Perdirjen PBN nomor PER-66/PB/2005.

VII. Photo copy Surat Setoran Pajak (SSP) untuk SPM GU, dan SSP beserta Faktur Pajak untuk SPM LS

Untuk photo copy SSP yang merupakan lampiran untuk SPM GU, masih terjadi penolakan oleh staf Front Office Seksi Pencairan Dana dikarenakan photo copy SSP belum dilegalisir oleh KPA, atau belum divalidasi oleh petugas yang berwenang di KPPN. Perlu diingat bahwa validasi hanya bisa dilakukan sekali untuk setiap photo copy SSP (per setoran; per Nomor Transaksi Penerimaan Negara (NTPN).  Idealnya, setiap satu SSP digunakan pada setiap satu kuitansi. Setoran pajak yang digabungkan menjadi satu untuk berbagai transaksi akan menyulitkan dalam hal pengawasan dan pemeriksaan. Sedangkan untuk SPM LS, jarang ditemukan kesalahan dalam pengisian SSP maupun Faktur Pajak. Namun demikian, masih ditemui beberapa kasus kesalahan yang terjadi; Misalnya kesalahan dalam pencantuman NPWP bendahara atau rekanan/pihak III, kesalahan penulisan nominal dengan huruf, dan/atau ketidaksesuaian nominal yang tertulis di SSP dan/atau Faktur Pajak dengan nominal yang tertera pada kolom Potongan di SPM.  Selain itu, masih terjadi kesalahan dalam penulisan nama rekanan/pihak III atau Bendahara Pengeluaran di SSP. Hal ini mungkin diakibatkan karena penggunaan dua kolom NPWP pada SPM.  Untuk lebih jelasnya, lihat tabel berikut :

Faktur Pajak dibuat atas nama, dan ditandatangani oleh rekanan/pihak III.

Demikianlah beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam pengajuan SPM ke KPPN beserta tata cara pengisian SPM dan dokumen pendukung lainnya, berdasarkan ketentuan/peraturan yang berlaku. Semoga bermanfaat bagi semua pihak yang sedang memerlukan informasi lebih lanjut mengenai tata cara pengisian SPM beserta dokumen-dokumen pendukungnya.

Referensi: Arisandy Joan Hardiputra, S.E (Staff KPPN Banda Aceh)