Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab PPHP - Pejabat/Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan

Permasalahan Yang Biasanya Dihadapi Oleh PPHP

Ada beberapa hal yang menjadi permasalahan yang dihadapi oleh PPHP baik masalah itu dapat berdampak hukum (karena merugikan negara) maupun masalah yang berdampak melanggar administrasi, permasalahan tersebut diantaranya :

1. Tugas PPHP adalah menguji dan memeriksa kualitas serta kauntitas barang/jasa yang dihasilkan dari proses tersebut, PPHP tidak ada tugas untuk mengkritisi kelebihan harga, asalkan spesifikasi, jenis, jumlah sesuai yang tercantum dalam kontrak dan diuji sudah berfungsi dengan baik, datang tepat waktu maka PPHP wajib membuat berita acara pemeriksaan barang tersebut dan menyatakan pekerjaan telah selesai dikerjakan. 

Namun ada beberapa kasus pengadaan barang apabila dilihat harganya tidak wajar, ada terjadi kelebihan harga / Markup harga, apabila dicek dari harga pasaran, baik memalui internet atau memalaui toko-toko penjual barang, hal ini kadang terjadi masalah bagi PPHP apabila dalam pemeriksaan auditor menganggap ini sebagai temuan yang dikategorikan merugikan negara, maka posisi PPHP sebagai pihak yang menerima pekerjaan sedikit banyak akan dikait-kaitkan dari masalah tersebut, walaupun sesungguhnya kesalahan tersebut kemungkinan terjai karena HPS yang dibuat PPK terlalu tinggi, kemudian Pejabat pengadaan/Pokja tidak melakukan kaji ulang terhadap HPS yang dibuat oleh PPK, proses pengadaan secara pengadaan langsung, sehingga tidak ada persaingan. 

2. Masalah yang kedua adalah PPHP merupakan tugas tambahan bukan tugas pokok dari seorang pegawai, apabila PPHP tersebut melaksanakan dinas luar/ keluar kota dalam hal melaksanakan tugas yang berkaitan dengan tupoksinya sebagai seorang pegawai sesuai dengan jabatannya, maka apabila proses pengadaan barang/jasa yang telah selesai pada tanggal PPHP tersebut akan terjadi kesulitan dalam hal pemeriksaan, apabila dibuat berita acara pada hari tersebut PPHP tidak ada di tempat, dan apabila di buat berita acara setelah PPHP pulang dari dinas luar maka, akan terjadi keterlambatan dalam berita cara penyelesaian pekerjaan, sehingga penyedia wajib dikenakan dena, yang itu tidak mungkin dapat diterima oleh penyedia karena bukan kesalaan pada penyedia. ada solusi untuk memecahkan masalah tesebut misalnya dengan mempercayakan tugas PPHP kepada seorang teman yang dapat dipercaya untuk memeriksa barang pada saat datang, dan pada saat PPHP pulang dari dinas luar baru barang tersebut baru diperiksa oleh PPHP untuk memasitikan keseuaian barang dengan kontrak, setelah sesuai baru dibuat berita acara dengan tanggal pada saat barang datang (mengambil langkah yang lebih aman walaupun secara administrasi itu tidak dapat dibenarkan). Dan setelah itu baru diproses pencairannya.

3. Masalah ketiga, PPHP tdak pernah mengikuti kronologi pengadaan dari awal, mulai dari apa yang dilakukan PPK dari survey harga, menentukan spesifikasi teknis dan membut HPS, samapi dengan proses pada pejabat pengadaan, PPHP hanya tahu setelah pekerjaan selesai, kemudian memeriksa apakah barang sesuai dengan kontrak/ tidak. apabila terjadi kasus perbedaan antara barang/jasa yang disediakan oleh penyedia tidak sesuai dengan yang teruang didalam kontrak, maka PPHP tidak akan mau membuat berita acara yang menyatakan pekerjaan sudah selesai dengan baik, pada saat terjadi hal yang demikian yang sering terjadi adalah, bukan barangnya yang diganti untuk menyesuaikan spesifikasi yang ada pada dokumen kontrak, tapi kebanyakan dokumen kontraknya yang diganti menyesuaikan barang yang ada, tetapi harga masih tetap sama. Secara persis PPHP tiak tahu mana yang salah karena memang tidak mengetahui kronologinya, setelah kontrak dan spesifikasi diperbaiki/ disesuaikan dengan barang maka mau tidak mau PPHP harus membuat berita acara pemeriksaan dan menyatakan bahwa barang yang ada sudah sesuai dengan dokumen kontrak.

Itulah resiko seorang PPHP, sering tidak dianggap dalam proses pengadaan, tetapi tanggungjawabnya sangat besar, PPSPM, Bendahara dan PPK mencairkan uang dengan acuan sudah diperiksa PPHP, sehingga keputusan PPHP untuk menyatakan sesuai / tidaknya barang tersebut dengan kontrak sangat menentukan.

Demikian sekelimut cerita tentang PPHP. Namun sayangnya, hal yang kadang terjadi di lapangan adalah PPHP yang diangkat kurang kompeten. Dengan kata lain tidak memahami tugasnya, termasuk memahami kontrak dengan cermat. 

Walhasil, PPHP asal tanda tangan saja, tidak begitu memperhatikan hasil pekerjaan sesuai kontrak atau tidak.  Atau memeriksanyapun tidak benar-benar detail sehingga setelah barang atau hasil pekerjaan dimanfaatkan ternyata hasilnya mengecewakan. 

Ada juga, PPHP yang ditunjuk memang sengaja yang tidak tahu apa-apa, atau mudah ditekan oleh pihak-pihak tertentu. Ini juga praktik yang tidak sehat dalam pengadaan barang/jasa.

Dilihat dari fungsinya, PPHP adalah salah satu yang memastikan kualitas barang/jasa. Oleh karena itu,untuk PBJ yang lebih berkualitas, sudah selayaknya yang menjadi PPHP adalah yang benar-benar kompeten.

Apa terjadi tumpah tindih fungsi PPK dan PPHP?

Jika dilihat sekilas memang iya, karena sama-sama sebagai pengawas dan memastikan hasil pekerjaan sesuai dengan kontrak. Atau seakan-akan PPHP membantu PPK dalam hal memeriksa dan menerima hasil pekerjaan. bukannya terjadi tumpang tindih atau overlap.

Baca juga: Tugas Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Sebenarnya tidak juga. Fungsi PPHP disini adalah untuk cross check fungsi pengawasan dari PPK. PPK bertugas mengawasi jalannya pekerjaan sampai dengan pekerjaan itu selesai. Sampai saat pekerjaan dianggap selesai oleh PPK, maka perlu ada pihak lain yang benar-benar memastikan bahwa pekerjaan tersebut benar-benar selesai, sesuai dengan kontrak dan layak dibayar. Disitulah PPHP berperan. Oleh karena itu dalam struktur organisasi PBJ, PPK dan PPHP mempunyai kedudukan yang selevel dan sama-sama ditetepkan oleh PA/KPA.

Nah, yang menjadi pertanyaan adalah, apakah PPHP bertugas saat pekerjaan sudah benar-benar selesai atau bisa masuk di tengah-tengah proses pekerjaan? Jika pekerjaan berupa pengadaan komputer, itu tidak menjadi permasalahan, karena begitu komputer datang, lansung dicek. Namun bagaimana dengan pekerjaan konstruksi seperti membangun sebuah gedung. Apakah PPHP mengecek pada saat gedung sudah benar-benar selesai, atau PPHP perlu memeriksa juga pada saat proses pekerjaan konstruksinya.

Masih ada perbedaan penafsiran dan memang belum ada peraturan lebih detail tentang hal itu. Namun kalau kita kembalikan ke peran PPHP tadi, maka pemeriksaan di akhir pekerjaan itu sesuatu yang harus dilakukan. Nah, bagaimana jika di tengah pelaksanaan pekerjaan. 

Kalau menurut saya, perlu dilihat dulu tahapan-tahapan atau milestone dari pekerjaan tersebut. Jika salah satu tahapan merupakan langkah yang penting untuk tahap berikutnya dan pada tahapan tersebut ada tahapan pembayaran atas prestasi kerja maka saya rasa PPHP harus memerikssa dan menerima hasil pekerjaan. 

Sebagai contoh misalnya dalam kontrak, penyedia akan mendapat pembayaran termin I, jika kerangka bangunan sudah terpasang. Maka PPHP wajib memastikan bahwa kerangka bangunan sudah terpasang sesuai kontrak sehingga layak dibayar. 

Jika tahapan tersebut bukan sesuatu yang siginifikan untuk tahap berikutnya, maka ini menjadi pilihan bagi PPHP. Pemeriksaan tersebut bisa dilakukan bisa tidak sesuai dengan kebutuhan dan melihat peran-peran yang lain agar tidak terjadi tumpang tindih, misalnya peran dari konsultan pengawas pekerjaan.