Tender Proyek Adalah: Arti, Persiapan, Persyaratan, dan Tahapan Mengikuti Tender

Sama halnya seperti manusia yang saling membutuhkan satu dengan yang lainnya, instansi pemerintahan maupun swasta juga tidak dapat berdiri sendiri. Instansi tersebut membutuhkan pihak lain untuk menunjang kelancaran program kerja/proyeknya. Misalnya saja Dinas Pertamanan Kota yang membutuhkan instalasi lampu taman untuk menyinari area Ruang Terbuka Hijau (RTH). Mau tidak mau, dinas terkait akan melakukan tender proyek untuk pengadaan lampu taman tersebut. Tidak mungkin produksi lampu taman sendiri, bukan? Lalu, apa sih tender itu? Dan bagaimana syarat dan proses tahapannya? Simak lebih detail penjelasannya berikut ini.

Ilustrasi Tender/Lelang Proyek

Pengertian Tender

Karena tidak semua paket pekerjaan di dalam K/L/PD atau perusahaan swasta dapat dilakukan oleh pegawai-nya sendiri dan memang bukan keahlian mereka, untuk itu dilakukan tender proyek untuk menyeleksi dan memilih perusahaan mitra yang akan melakukan pekerjaan tersebut. Pihak-pihak yang merasa mampu dapat memasukkan penawaran terbaiknya kepada K/L/PD atau pembuat tender untuk kemudian diseleksi dan dipilih pemenangnya yang kemudian melaksanakan pekerjaan tersebut sesuai dengan kesepakatan kontrak.

Menurut Perpres No. 16 Tahun 2018, Tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. Sedangkan di luar proyek pemerintahan, tender bisa diartikan sebagai tawaran resmi dan terstruktur untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang dan jasa yang diberikan oleh perusahaan swasta besar kepada perusahaan-perusahaan lain. Dalam sektor pemerintahan, tender resmi diatur secara rinci oleh Peraturan Presiden (Perpres) dan peraturan turunannya untuk memastikan bahwa proyek yang menggunakan dana negara dilakukan dengan bebas, adil, serta terlepas dari suap atau nepotisme.

Proses seleksi dalam tender dilaksanakan dengan mengundang vendor (penjual atau penyedia) untuk mempresentasikan harga dan kualitas barang/jasa yang dibutuhkan dengan sistem konvensional ataupun dengan sistem online. Harga terbaik (ingat, bukan harga terendah!) dan kualitas yang terbaiklah, nantinya yang akan menjadi pemenang. Adapun mengenai jenis perusahaan yang bisa menjadi peserta tender adalah seluruh badan usaha berskala baik mikro, kecil, menegah atau besar yang legal secara administrasi. Dengan terbitnya Perpres terbaru, tender proyek saat ini telah memberi prioritas kepada penyedia yang memiliki produk lokal dan para pelaku usaha kecil menengah (UKM).

Pengertian Tender Menurut Para Ahli

Menurut Alfian Malik, tender merupakan suatu rangkaian kegiatan penawaran yang bertujuan untuk menyeleksi, mendapatkan, menetapkan serta menunjuk perusahaan mana yang paling pantas dan layak untuk mengerjakan suatu paket pekerjaan.

Sudarsono di dalam buku Kamus Hukum, tender adalah suatu hal yang berkaitan dengan kegiatan memborong pekerjaan atau menyuruh pihak lain untuk memborong ataupun mengerjakan sebagian ataupun seluruh pekerjaan sesuai dengan perjanjian (kontrak) yang telah dibuat.

Sedangkan Guritno mendefinisikan Tender Proyek di dalam bukunya Kamus Ekonomi Bisnis Perbankan Inggris – Indonesia adalah suatu kontrak bisnis oleh supplier atau kontraktor untuk memborong (memasok) barang/jasa tertentu yang bisa dilakukan dengan dua mekanisme, yaitu open bid tender (yaitu penawaran dimana peserta tender bisa bersaing dalam menurunkan harga) dan sealed bid tender (penawaran bermaterai yang mana peserta tidak bisa menurunkan harga).

Dari definisi yang telah dijelaskan oleh para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa Tender adalah penawaran suatu pekerjaan kepada perusahaan atau badan usaha lain yang berkompetensi untuk mengerjakannya guna mendapatkan satu badan usaha yang dianggap paling tepat untuk melaksanakan kontrak bisnis sebagai kontraktor proyek tersebut.

Persiapan Tender bagi Calon Penyedia

Hal-hal yang patut dipertimbangkan sebelum mengikuti tender proyek bagi penyedia adalah:

Apakah Badan Usaha Anda memiliki kualifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan?
Apakah Badan Usaha Anda mampu melaksanakan kontrak tersebut sendiri atau Anda akan membutuhkan sub kontraktor lainya?
Apakah Badan Usaha Anda memiliki cukup modal untuk menjalankan pekerjaan yang diminta oleh pemberi tender? Jika tidak, apakah Badan Usaha Anda memiliki fasilitas pinjaman dari Bank atau lainnya?
Apakah Badan Usaha Anda sudah siap dari segi sumber daya manusia (SDM), peralatan, dan sumber daya lainnya? Apakah proyek tender ini masih dalam lingkup kemampuan Badan Usaha Anda dari segi keahlian dan lain-lain?
Apakah tender ini akan meningkatkan profit perusahaan Anda?
Apakah ada syarat-syarat khusus (SSK) lainnya yang diperlukan untuk bisa mengajukan tender?

Persyaratan Mengikuti Tender

Lalu yang menjadi pertanyaan adalah hal-hal apa yang menjadi syarat dan ketentuan dalam pengajuan tender? Mengikuti tender memiliki syarat dan ketentuan yang berlaku hal ini guna memperlancar proses seleksi oleh pokja pemilihan (K/L/DI) atau pemberi tender. Berikut ini uraiannya:

Kelegalan perusahaan dibuktikan dengan Akta Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan dokumen kualifikasi yang lain yang diminta.
Mencari Informasi pengadaan yang tersedia di media massa atau pada portal e-procurement milik pemerintah daerah, atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan seperti Eproc.
Apakah dokumen penawaran dengan harga yang sesuai dengan memperhatikan garansi, layanan purna jual dan item-item pekerjaan yang diminta? Periksa dokumen tender untuk mengetahui metode penilaian dokumen yang akan dilakukan oleh Pejabat Pengadaan.
Telitilah dalam pengisian dokumen penawaran. Perhatikan penjelasan yang diberikan. Jangan merubah setiap deskripsi dalam dokumen tersebut.
Hindarilah upaya mengintimidasi calon penyedia lainnya.
Jika Anda telah ditunjuk sebagai pemenangtender tersebut, berikan barang/jasa yang sesuai dengan spesifikasi, type, jenis, dan jumlah volume sesuai dengan dokumen penawaran yang telah dibuat.

Tahapan Mengikuti Tender pada Proyek Swasta dan Pemerintah

Di dalam proyek swasta secara umum tender dimulai dengan tahap prakualifikasi yang meliputi identifikasi kemampuan calon penyedia dan ruang lingkup pekerjaan yang ditenderkan. Jika sudah, maka paket pekerjaan siap untuk diumumkan melalui berbagai media massa seperti koran, majalah, televisi, radio, atau internet. Setelah itu diadakan rapat atau pertemuan antara calon-calon penyedia yang telah lulus prakualifikasi dan berminat terhadap pekerjaan yang ditenderkan dengan pihak pembuat tender.

Sedangkan berikut ini adalah tahapan pelaksanaan dalam tender K/L/PD yang mungkin perlu Anda ketahui:

Pelaksanaan Kualifikasi
Pengumuman dan/atau Undangan
Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pemilihan
Pemberian Penjelasan.
Penyampaian Dokumen Penawaran.
Evaluasi Dokumen Penawaran.
Penetapan dan Pengumuman Pemenang. Pada tahap ini diumumkan hasil masing-masing calon Penyedia dan ditetapkan pemenang tender.
Sanggah.

Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD) dalam mendapatkan harga terbaik dalam suatu tender tentu tak semudah membalikkan telapak tangan. Asumsinya adalah masing-masing Penyedia yang mengikuti tender akan bersaing dengan perusahaan peserta tender lainnya dengan harga yang termurah tapi berkualitas sesuai dengan spesifikasi, jenis, dan merk yang diminta.

Bagi Anda sebagai Penyedia, maka proses tender merupakan seleksi/metode pemilihan yang penuh persaingan sehingga amatlah penting bagi Anda untuk mencantumkan penawaran yang kompetitif di dalam dokumen proposal. Mengajukan penawaran melaluui tender tidak memberikan jaminan keberhasilan dalam bentuk apapun. Yang terpenting adalah persiapkan dengan sebaik mungkin dokumen penawaran Anda.