Pengadministrasian Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai

Untuk melaksanakan tugas kantor, maka pegawai akan membutuhkan banyak peralatan pendukung sehingga dalam penyelesaian job desc pekerjaannya bisa jadi lebih lancar. Pegawai kantor tidak hanya membutuhkan aneka mesin-mesin kantor saja, melainkan juga sejumlah peralatan pendukung seperti sarana dan prasarana barang habis pakai (office supplies) yang pengaruhnya tak kalah besar terhadap efisiensi dan efektivitas hasil kerja.

Fasilitas sarana dan prasarana kantor yang digunakan untuk mendukung kegiatan kantor ini merupakan barang-barang habis pakai dan barang yang tidak habis pakai yang sering digunakan sehari-hari di kantor. Lantas, sudah tahukah kamu bagaimana pengadministrasian, pengadaan barang tidak habis pakai dan barang habis pakai, serta bagaimana cara penggunaannya?

Pengadministrasian peralatan kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki perusahaan. Barang-barang tersebut bisa berupa barang habis pakai dan barang tidak habis pakai baik yang disediakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah.

Pengadministrasian peralatan kantor dapat dilakukan dengan pencatatan melalui buku induk, buku golongan, dan buku catatan barang non inventaris. Barang-barang tidak habis pakai nantinya dicatat dalam buku induk dan buku golongan barang inventaris, sedangkan barang-barang habis pakai dicatat dalam Buku Catatan Barang Non inventaris.

Lebih jelasnya mengenai format pengisian ketiga buku tersebut kami jelaskan di bawah ini.

Buku Induk Barang Inventaris

Buku Induk Barang Inventaris merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu perusahaan atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus merupakan sumber informasi mengenai seluruh data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.



Petunjuk Pengisian:

1. Pengisian nomor urut disesuaikan dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang.
3. Diisi sesuai dengan tabel klasifikasi kode barang inventaris yang telah dibuat sebelumnya.
4. Nama barang diisi sesuai dengan istilah bahasa Indonesia yang sudah dibakukan.
5. Keterangan barang disisi dengan merk, nomor, type, atau ukuran dan sebagainya.
6. Kolom kuantitas diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Nama satuan diisi sesuai dengan sebutan satuan yang berlaku (misal: stel, lembar M, dll)
8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris disesuaikan dengan yang terdapat pada kemasan barang
9. Diisi sesuai sumber perolehan barang, misalnya anggaran rutin, hibah, bantuan, buatan sendiri dan lain sebagainya.
10. Diisi sesuai dengan kelengkapan dokumen yang dimiliki (seperti: sertifikat tanah, akte jual beli, izin bangunan, kontrak pemborong dan lain-lain) dan tanggal penyerahan atau perolehan barang.
11. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya “Baik”, “Rusak”.
12. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang inventaris yang berasal dari bantuan/sumbangan yang tidak terdapat label harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang.
13. Dicatat dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

Buku Golongan Barang Inventaris

Buku Golongan Barang Inventaris merupakan buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris perusahaan menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya.



Petunjuk Penggunaan:

1. Pengisian nomor urut disesuaikan dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi sesuai dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk inventaris
3. Diisi sesuai tabel klasifikasi kode barang inventaris yang telah dibuat.
4. Nama barang diisi sesuai dengan istilah bahasa Indonesia yang sudah dibakukan atau sesuai dengan nama barang yang disebut di dalam Buku Induk Barang Inventaris.
5. Keterangan barang disisi dengan merk, nomor, type, atau ukuran dan sebagainya.
6. Kuantitas diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Nama satuan diisi sesuai dengan sebutan satuan yang berlaku (misal: stel, lembar M, dll).
8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris disesuaikan dengan yang terdapat pada kemasan barang/produk.
9. Dicatat sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya “Baik”, “Rusak”.
10. Dicatat sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang yang diperoleh dari bantuan/sumbangan yang tidak terdapat label harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang.
11. Dalam kolom ini dicatat keterangan lokasi unit kantor/divisi dimana ,barang tersebut dipergunakan sebagai alat kantor.
12. Dicatat keterangan tambahan yang dianggap perlu.

Buku Catatan Barang Non Inventaris

Buku Catatan Barang Non Inventaris merupakan buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor.



Petunjuk Pengisian:

1. Pengisian nomor urut disesuaikan dengan bukti penyerahan barang.
2. Kolom nama barang diisi sesuai dengan istilah bahasa Indonesia yang sudah umum.
3. Diisi dengan nomor kartu stock yang sudah ditandai pada barang yang sudah dibukukan.
4. Diicatat sesuai dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya, yang dapat memperjelas ciri khusus dari barang yang dibukukan.
5. Kuantitas diisi dengan jumlah barang non inventaris yang dibukukan.
6. Nama satuan diisi dengan satuan yang berlaku secara nasional/internasional misalkan unit, meter, lembar, dll.
7. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris disesuaikan dengan yang terdapat pada kemasan barang/produk.
8. Diisi dengan sumber perolehan barang.
9. Disebutkan status kelengkapan dokumen yang dimiliki dan diisi sesuai tanggal bukti penyerahan barang non inventaris.
10. Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu diterima misalnya “Baik”, atau “Rusak”.
11. Satuan barang diisi sesuai dengan faktur/bukti penyerahan barang.
12. Kolom jumlah diisi sesuai dengan faktur/bukti penyerahan barang.
13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Prosedur pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai berbeda pada setiap instansi baik swasta maupun negara. Perbedaan ini bisa disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kerja kantor, kebutuhan akan peralatan/fasilitas kantor, tingkat kompetensi antar karyawan, dan juga perbedaan jenis bidang usaha yang bergerak pada instansi tersebut. Namun pada umumnya pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:
Berikut ini prosedur pengadaan barang habis pakai :

1. Mendaftar perlengkapan kantor yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan;
2. Menyusun rencana perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulannya;
3. Membuat rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Sedangkan barang tidak habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

1. Menganlisa keperluan perlengkapan kantor sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai;
2. Menyusun rencana perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan;
3. Membuat skala prioritas yang disesuaikan dengan dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

Selain perencanaan pengadaan barang tidak habis pakai dan barang habis pakai diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan setelah proses pengadaan selesai, yaitu sebagai berikut:

a) Penyimpanan
Penyimpanan barang habis pakai dan tidak habis pakai perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan :

• Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan;
• syarat penyimpanan barang;
• Sifat barang yang disimpan;
• Jangka waktu penyimpanan;
• Tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b) Pemeliharaan
Pemeliharaan barang habis pakai dan tidak habis pakai merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemeliharaan barang inventaris kantor tersebut harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dibuat sebelumnya.

c) Adminstrasi perlengkapan
Administrasi inventaris peralatan kantor dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan kantor yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Selain pencatatan atau pendataan, kegiatan administrasi perlengkapan kantor ini adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Demikianlah penjelasan mengenai tata kelola atau pengadministrasian barang habis pakai dan tidak habis pakai. Semoga bermanfaat!