Pengadaan Jasa Akomodasi Hotel

Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa tidak sedikit belanja yang dilaksanakan telah berlaku secara umum, misalkan sewa akomodasi hotel, pembelian tiket transportasi, dan langganan koran/majalah. Sangking lumrahnya, belanja kebutuhan tersebut dianggap hal yang sepele oleh sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Bahkan banyak ditemukan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang baru menyampaikan usulan Pengadaan Jasa Akomodasi Hotel satu hari sebelum pelaksanaan kegiatan, atau bahkan ada kegiatan di Hotel yang pelaksanaan kegiatannya sudah selesai barulah kemudian PPK membuat Usulan ke UKPBJ untuk meminta Pokja menyelesaikan administrasinya. Sepanjang pekerjaan tersebut tidak fiktif, benar-benar dilaksanakan dan dapat dibuktikan daftar hadir pesertanya, maka Pokja Pemilihan yang telah ditunjuk oleh Pimpinan UKPBJ tidak punya pilihan lain selain melanjutkan proses pengadaan dengan administrasi dibuat/ditarik mundur.



Berdasarkan permasalahan di atas, maka ada baiknya kami jelaskan mengenai proses pengadaan jasa akomodasi hotel.

Untuk pengadaan jasa akodomasi hotel sendiri dibagi menjadi dua dan harus diperhatikan betul-betul oleh PPK. Pengadaan sewa hotel yang nilainya di atas Rp 200 juta merupakan kewenangan Pokja Pemilihan, sedangkan untuk nilai di bawah Rp 200 juta dilakukan oleh Pejabat Pengadaan. Jika hotel tersebut tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat luas, maka bisa penunjukan langsung, kalaupun diadakan secara pengadaan langsung juga bisa selama nilainya paling banyak Rp 200 juta.

Pada Pasal 38 ayat (5) huruf f Perpres No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya menyebutkan bahwa sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat masuk kedalam kategori “Penunjukan Langsung“, sedangkan dalam Perlem LKPP No 12/2018 yang merupakan aturan turunan dari Perpres No. 16 Tahun 2018 disebutkan bahwa pengadaan jasa akomodasi hotel masuk kedalam kategori “pengadaan barang/jasa yang dikecualikan” yang dilaksanakan berdasarkan praktik bisnis yang sudah mapan.

Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan sesuai dengan praktik bisnis yang sudah mapan artinya Belanja Barang/Jasa yang pelaksanaan praktik transaksinya berlaku secara umum dan terbuka sesuai dengan kondisi pasar yang telah memiliki mekanisme transaksi tersendiri. Sesuai dengan Perlem LKPP No. 12 Tahun 2018 pelaksanaan pengadaan berdasarkan praktik bisnis yang sudah mapan terbagi lagi ke dalam 4 kriteria, yakni:

a. Pelaksanaan transaksi dan usahanya telah berlaku secara umum dalam persaingan usaha yang sehat, terbuka dan pemerintah telah menetapkan standar biaya untuk harga satuan barang/jasa tersebut;
b. Jumlah permintaan atas barang/jasa lebih besar daripada jumlah penawaran (excess demand)  dan/atau memiliki mekanisme pasar tersendiri sehingga pihak pembeli yang menyampaikan penawaran kepada pihak penjual;
c. Jasa profesi tertentu yang standar remunerasi/imbalan jasa/honorarium, layanan keahlian, praktik pemasaran, dan kode etik telah ditetapkan oleh perkumpulan profesinya; dan/atau
d. Barang/jasa yang merupakan karya seni  dan  budaya dan/atau industri kreatif.

Berdasarkan kriteria di atas, pengadaan jasa akomodasi hotel lebih tepat merujuk pada kriteria (a). Pelaksanaannya pun sangat mudah, untuk lebih jelasnya dapat melihat pada Perlem LKPP 12/2018. Agar proses pengadaan jasa akomodasi hotel tidak mengalami hal-hal yang tidak diinginkan, silahkan perhatikan hal-hal berikut ini.

1. Organisasi Perangkat Daerah (OPD) jangan sampai lupa memasukan paket kegiatan jasa akomodasi hotel tersebut ke dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP). Jauh hari sebelumnya mengusulkan paket tersebut ke UKPBJ agar ditindaklanjuti;
2. PPK dan Pokja Pemilihan agar melakukan reviu RUP dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK). Jangan sampai salah memasukan nama kegiatan dalam DPA, seperti di DPA tertulis “belanja kegiatan makan minum” tetapi ternyata menurut penjelasan PPK, pelaksanaan kegiatan tersebut adalah belanja jasa akomodasi hotel berbintang full day. Langkah yang harus dilakukan adalah DPA tersebut harus direvisi menjadi belanja jasa akomodasi hotel berbintang full day karena belanja kegiatan makan minum yang nilainya di atas Rp 200 juta itu dilaksanakan secara tender, bukan masuk ke dalam subkategori praktik bisnis yang sudah mapan.
3. Sejumlah Pemerintah Daerah DPAnya belum mengakomodir belanja fullboard/fullday seperti pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), dimana pada DPA kode rekeningnya masih dipisah seperti belanja sewa aula rapat dengan 1 kode rekening yang terpisah dengan belanja makan minum dengan 1 kode rekening tersendiri juga, tetapi kedua-duanya dilaksanakan di Hotel yang sama. Untuk kasus demikian, maka disarankan untuk melakukan revisi DPA dengan mengkonsolidasikan kedua kode belanja tersebut menjadi satu paket belanja sewa hotel.
4. Meskipun pengadaan jasa akomodasi hotel bisa dilaksanakan secara kompetisi dan non kompetisi, disarankan pemilihan penyedia dilakukan secara non kompetisi, dimana Pokja Pemilihan kemudian dapat mengundang Penyedia yang dianggap mampu untuk menyampaikan penawaran.
5. Pokja Pemilihan selanjutnya dapat melakukan negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku Usaha yang dianggap mampu.
6. Kontrak disesuaikan dengan mekanisme pasar yang ditetapkan Penyedia. Bentuk kontrak agar disesuaikan dengan pasal 28 Perpres 16/2018.

Demikian penjelasan singkat, semoga bermanfaat bagi para pelaku pengadaan yang akan melaksanakan pengadaan jasa akomodasi hotel.