Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Untuk menunjang motivasi pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan sangat bergantung pada sarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Tanpa adanya fasilitas sarana dan prasarana kantor, tidak mungkin tujuan suatu lembaga dapat tercapai.

Ilustrasi: Sarana dan Prasarana Kantor

Mengingat pentingnya sarana dan prasarana kantor dalam upaya meningkatkan motivasi kerja pegawai dan memperlancar aktivitas kerja pegawai, maka dibutuhkan pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik.

Pengelolaan sarana dan prasarana kantor tidak hanya menjadi tugas General Affairs (GA), namun melibatkan semua unsur pegawai yang ada, agar sarana dan prasarana yang ada dipakai secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur penggunaannya.

Pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik membutuhkan beberapa aspek yang salah satunya yaitu pengadaan dan pemeliharaan secara profesional. Kegiatan tersebut hendaknya menjadi perhatian bagi semua pihak (manajemen) dan dijalankan dengan benar agar aktivitas kerja pegawai dapat berjalan lancar.
Pengadaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas pegawai kantor. Jadi, pengadaan fasilitas sarana dan prasarana kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan yang mendukrung penyelesaian tugas pekerjaan seluruh pegawai.

Baca juga: Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan sarana dan prasarana kantor tersebut dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, belanja, membuat sendiri, dan menerima hibah dari pihak lain.

Khusus belanja pengadaan sarana dan prasarana fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD) yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan Penyedia.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan;
2. Menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan;
3. Menyediakan dan menggunakan fasilitas sarana dan prasarana kantor dalam kegiatan operasional;
4. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran operasional yang berlaku;
5. Menyimpan dan memelihara perlengkapan kantor;
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor;
7. Menghapuskan perlengkapan sarana dan prasarana kantor yang sudah tidak dapat digunakan sesuai dengan prosedur penggunaan barang.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor terdapat seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut ini:

a. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu.

Seksi perbekalan perlu memperhatikan beberapa faktor dalam penentuan kebutuhan perlengkapan kerja seperti faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.

b. Standarisasi dan perincian benda.

Langkah-langkah yang perlu ditempuh oleh seksi perbekalan dalam mengusahakan standarisasi adalah berikut ini:

• Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
• Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
• Standarisasi peralatan/barang dengan pertimbangan penggunaan dalam jangka waktu berapa lama dan pertimbangan efisiensi kinerja alat/barangnya.

c. Pembelian benda perbekalan.

Seksi perbekalan perlu memperhatikan beberapa pertimbangan dalam pembelian alat-alat atau barang-barang, yaitu sbb:

• Sebisa mungkin mengurangi pembiayaan/pembelian baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang berstock lebih.
• Menimbulkan kompetensi antar Penyedia dengan membuat spesifikasi barang yang akan dibeli, dan mengadakan penelitian atau pertimbangan yang seksama diantara Penyedia dengan baik.
• Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas barang-barang, keadaan pasar dan harga.
• Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
• Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

d. Pengiriman barang.

Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan dengan melalui jalan darat, laut maupun udara.

Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Prosedur pengadaan sarana dan prasarana kantor berbeda pada setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan/fasilitas kantor, tingkat kompetensi antar karyawan, dan juga perbedaan jenis bidang usaha yang bergerak pada perusahaan tersebut.

Pada umumnya pengadaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Unit pengguna mengajukan bon permintaan/surat permohonan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan;
2. Bagian administrasi gudang memeriksa stock barang yang diminta apakah masih tersedia di dalam gudang;
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat, selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan;
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan (barang) sesuai dengan bon permintaan dan disampaikan kepada unit pengguna;
5. Tim administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik,
7. Tim administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya, 
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Cara Belanja Fasilitas Sarana dan Prasarana Kantor (Office Supplies) yang Baik

Belanja sarana dan prasarana dalam ruang lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan sarana dan prasarana apa saja yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut. Berikut ini cara belanja fasilitas kantor yang baik.

1. Ceklis alat kantor yang akan dibeli
2. Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
3. Memilih teman berbekanja yang tepat
4. Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
5. Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
6. Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Sebenarnya tidak sulit cara belanja sarana dan prasarana untuk keperluan kantor. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang lebih tahu atau lebih senior juga tidak ada salahnya. Kamu bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi kebutuhan alat kantor tempatmu bekerja.

Karakteristik Sarana dan Prasarana Kantor yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan sarana dan prasarana kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kamu tidak menyesal setelah membeli sarana dan prasarana kantor yang kamu butuhkan.

Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli fasilitas sarana dan prasarana kantor, kamu tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kamu ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor (sarana dan prasarana) yang baik, yaitu :

1. Peralatan kantor tersebut benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor;
2. Sarana dan prasarana kantor yang akan dibeli mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai;
3. Dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari menjadi lebih efektif dan efisien.

Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor