Pengertian Arsip, Fungsi dan Kegunaannya, Serta Jenis-jenis Arsip

Setiap pekerjaan dan aktivitas perkantoran pemerintah dan swasta memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber informasi yang wajib dimiliki oleh sebuah kantor adalah arsip. Lalu, apa itu pengertian arsip dan kearsipan? Arsip adalah bukti dan rekaman dari aktivitas atau transaksi mulai dari kegiatan pelayanan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.

Pengelolaan arsip bisa dilakukan baik secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Penataan arsip yang baik dan benar baik akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan.



Pengarsipan merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu organisasi masih menjalankan kegiatan opersionalnya, baik kegiatan rutin maupun pengembangan. Arsip mempunyai fungsi dan peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan merumuskan sebuah kebijakan.

Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi lebih lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang manajemen pengarsipan.

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Kamu mungkin pernah mendengar istilah arsip dan kearsipan, namun bagi kebanyakan orang belum tau betul apa itu arsip dan kearsipan?

Secara umum, arsip adalah setiap catatan yang tertulis, atau tercetak dalam bentuk huruf ataupun dalam bentuk suara (rekaman), angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, disket), salinan/photocopy dan lain sebagainya.

Menurut lembaga pemerintah, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.

Pengertian kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu.

Fungsi, Peranan, dan Tujuan Penataan Arsip 

Arsip memiliki banyak fungsi. Beberapa tujuan fungsi antara lain adalah untuk menyimpan informasi penting dalam sebuah format tertentu.

Arsip mempunyai peranan sebagai pusat dan sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah organisasi dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan, penganalisisan data, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Arsip memiliki beberapa peranan diantaranya adalah sebagai berikut :

Kegunaan Arsip

Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu.

Secara umum nilai kegunaan suatu arsip dikemukakan oleh The Liang Gie (2009: 117) bahwa arsip atau warkat mempunyai enam (6) nilai keguanaan yang disingkat dengan istilah “ALFRED” yaitu:

A : Administrasi Value (nilai administrasi)
L : Legal Value (nilai hukum)
F : Fiscal Value (nilai Keuangan)
R : Research Value (nilai penelitian)
E : Education Value ( nilai pendidikan)
D : Documentary Value (nilai dokumentasi)

Senada dengan pendapat yang dikemukakan Milton Reitzfeld dikutip oleh The Liang Gie (2009: 117) ada 7 nilai dari suatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu:

a. Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)
b. Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)
c. Values for fiscal use ( nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)
d. Values for policy use ( nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi)
e. Values for operating use ( nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi)
f. Values for historical use ( nilai-nilai untuk kegunaan sejarah )
g. Values for research use ( nilai-nilai untuk kegunaan penelitian)

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu warkat dapat hanya mempunyai satu nilai guna saja atau dapat juga mengandung semua nilai guna dan tidak semua warkat mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar warkat akan berakhir kegunaannya setelah suatu jangka waktu tertentu.

Jenis-jenis Arsip

Berikut ini merupakan jenis-jenis arsip dan contoh beserta penjelasannya berdasarkan fisik, masalahnya, pemiliknya, sifat, fungsi, kekuatan hukum, dan tingkat keasliannya.

1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

• Arsip berbentuk lembaran. Contohnya: surat, kuitansi, faktur, dll
• Arsip tidak berbentuk lembaran. Contohnya: disket, flash disk, cd, dvd, dll

2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya

• Financial record, yaitu catatan yang berkaitan dengan masalah keuangan. Misalnya kuitansi, giro, cek.
• Inventory record, yaitu catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.
• Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
• Sales Record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor,dan daftar penjualan barang.
• Production record, yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan, data produksi barang atau jasa, dll.

• Lembaga Pemerintahan, yaitu meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
• Instansi Pemerintah/swasta, yaitu meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

4. Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

• Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi. Misalnya surat undangan, dan brosur.
• Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting/dibutuhkan, namun dengan seiringnya waktu  tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.
• Arsip penting, yaitu arsip yang mengikat antara masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian atau surat kuasa.
• Arsip sangat penting, yaitu dokumen yang keberadaannya sangat penting dan dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
• Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang atau kelompok tertentu dalam sebuah organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya

• Arsip dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi 3 jenis yaitu :
  
  
  • Arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi. Contohnya : Daftar hadir atau absen karyawan
  • Arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi. Contohnya : Rapot
  • Arsip vital adalah dokumen yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh : Ijazah dan Sertifikat Tanah dan Bangunan

• Arsip statis yaitu dokumen yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Contohnya : Surat Keputusan.

6. Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

• Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
• Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

Mengingat pentingnya mengetahui jenis-jenis arsip, penataan atau pengelolaan arsip bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor/perusahaan benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua karyawan atau pegawai dalam organisasi.