Inilah Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai

Pengadaan peralatan kantor adalah kegiatan belanja yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan kantor yang mana untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan dan kebutuhan institusi atau perusahaan itu sendiri.

Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan metode atau prosedur pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan jenis pekerjaan atau usaha yang bergerak di kantor tersebut. Contohnya, SKPD badan layanan umum (BLU) seperti rumah sakit maka yang dibutuhkan adalah obat dan alat kesehatan (alkes), dan jika seperti Dinas Pendidikan maka yang dibutuhkan adalah alat tulis kantor (ATK), komputer, dan lain sebagainya.


Hal pertama yang perlu dilakukan oleh pegawai dalam kegiatan pengadaan adalah mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan, yang biasanya memerlukan pertimbangan mengenai jenis-jenis perabot, peralatan dan perlengkapan kantor.

Setelah itu yang perlu dilakukan para pegawai adalah menentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.

Selanjutnya bagian General Affairs (GA) menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. Seorang GA menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.

Tahapan yang tidak kalah penting adalah penyimpanan dan pemeliharaan peralatan kantor. GA harus memastikan pengumpulan dan pengolahan data perbekalan kantor dilakukan secara benar. Jika terdapat peralatan atau perlengkapan kantor yang sudah tidak dapat digunakan, maka yang dilakukan GA adalah menghapus data perlengkapan tersebut.

Baca juga: Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
                   Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) dengan Swakelola

Bagaimana Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor?

Secara umum pengadaan peralatan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

1. Mengajukan surat permohonan ke gudang yang berisi peralatan kantor apa saja yang dibutuhkan.
2. Petugas gudang memeriksa stock barang di gudang.
3. Jika tersedia barangnya, maka diberikan dengan dengan bon pengeluaran.
4. Jika tidak tersedia, petugas gudang memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
5. Surat permohonan diserahkan kepada bendahara, lalu bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
6. Bendahara meminta persetujuan pimpinan.
7. Bagian logistik melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan.
8. Barang yang sudah dibeli dan telah sampai kemudian diperiksa apakah sudah sesuai dengan spesifikasi, kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan.
9. Barang diserahterimakan dengan menggunakan buku serah terima barang.
10. Petugas gudang melakukan kegiatan pencatatan atau administrasi, kemudian disimpan di gudang untuk didistribusikan jika ada yang membutuhkan.

Namun yang perlu diingat adalah setiap instansi baik pemerintah maupun swasta memiliki prosedur pengadaan peralatan kantor yang berbeda. Perbedaan ini bisa saja disebabkan oleh beberapa hal, misalnya budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha.

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai dan tidak habis pakai harus selalu tersedia di lingkungan kantor. Barang habis pakai adalah peralatan kebutuhan kantor yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Sedangkan barang tidak habis pakai adalah barang keperluan kantor yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu yang lama, contohnya seperti peralatan komputer, telepon, mesin fotokopi, printer dan peralatan mesin lainnya.

Barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

1. Menyusun daftar perlengkapan barang habis pakai yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.
2. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang habis pakai tersebut tiap bulannya.
3. Menyusun rencana pengadaan barang habis pakai tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Sedangkan perencanaan dan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai adalah sebagai berikut:

1. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan barang tidak habis pakai sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak untuk dipakai.
2. Melakukan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan untuk kebutuhan pembelian barang tidak habis pakai sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
3. Menetapkan skala prioritas peralatan kantor berdasarkan dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada tiga hal yang perlu diperhatikan oleh General Affairs (GA) dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a.  Penyimpanan
Penyimpanan perlatan kantor atau arsip kantor perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efektifitas kerja dapat ditingkatkan dan dapat menghemat tempat penyimpanan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan hal-hal berikut ini:

• Persediaan alat-alat pemelihara dan lokasi penyimapanan.
• Barang yang akan disimpan harus memenuhi syarat penyimpanan.
• Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
• Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
• Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan
Pemeliharaan peralatan kantor merupakan kegiatan terjadwal dengan tujuan agar setiap barang tetap dalam kondisi baik sehingga jika diperlukan, kondisi barang tersebut masih dalam keadaan yang baik untuk digunakan.

c. Pengadminstrasian
Administrasi perlengkapan dan perlatan kantor dimulai dengan mencatat secara teratur tiap-tiap barang. Hal ini dilakukan untuk mendata setiap barang yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan yang lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal tersebut dapat membuat peralatan kantor yang sudah dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga. Selain itu, peralatan kantor juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.

Berdasarkan prosedur pengadaan peralatan kantor di atas seharusnya pegawai administrasi kantor sudah dapat memperkirakan kapan seharusnya membeli kebutuhan peralatan untuk kantor.