Surat Tugas Dinas: Pengertian, Fungsi, Karakteristik, Format dan Contohnya

Surat tugas dinas atau surat keterangan penugasan merupakan istilah yang akrab dalam lingkup pekerjaan, terutama pada sebuah perusahaan atau instansi pemerintahan maupun swasta. Secara garis besar, surat ini merupakan penugasan kepada seseorang atau beberapa karyawan untuk melakukan suatu pekerjaan, kunjungan ataupun untuk mengurus dan berpartisipasi dalam kegiatan/acara tertentu.

Surat tugas dinas sendiri dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang berwenang pada sebuah instansi atau lembaga tertentu. Contoh surat tugas dinas adalah surat tugas mengikuti workshop/pelatihan, surat tugas narasumber, dan lain sebagainya.

Perjalanan Kedinasan via Virgin.com

Surat tugas dinas bisa saja dikeluarkan oleh salah satu instansi dikarenakan adanya permintaan dari instansi yang lain. Misalkan, UKPBJ Kabupaten Banyuwangi ingin mengadakan pelatihan Aplikasi SiRUP, maka UKPBJ Kabupaten Banyuwangi dapat mengajukan surat kepada LKPP perihal permohonan narasumber. Selanjutnya, LKPP mengeluarkan surat perintah tugas kepada staf/karyawan LKPP untuk mengisi acara pelatihan tersebut dengan tugas sebagai narasumber. Contoh suratnya bisa dibaca pada bagian contoh surat tugas dinas di dalam artikel ini.

Contoh lainnya di dalam dunia pengadaan, Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) yang dibuat oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk Penyedia pemenang tender/pelelangan adalah termasuk surat tugas, namun lintas instansi.

Pengertian Surat Tugas Dinas

Surat tugas dinas adalah salah satu jenis surat resmi yang mana dikeluarkan oleh instansi ataupun perusahaan yang diberikan kepada pegawai untuk melaksanakan suatu tugas dinas tertentu.

Surat tugas dan surat tugas dinas merupakan dua istilah yang serupa namun memiliki pengertian berbeda. Biasanya surat tugas bersifat khusus. Artinya dikeluarkan hanya untuk satu jenis tugas atau pekerjaan dan otomatis tidak berlaku apabila tugas tersebut telah selesai dilaksanakan. Sementara itu surat tugas dinas umumnya dikeluarkan untuk suatu pekerjaan rutin.

Fungsi Surat Tugas Dinas

Dokumen surat tugas dinas sangatlah penting dan surat ini juga mempunyai beberapa fungsi agar tugas dinas yang dijalankan oleh si pegawai berjalan lancar. Berikut di bawah ini beberapa fungsi surat tugas dinas.

• Sebagai keterangan ketika seorang karyawan/pegawai melakukan perjalanan dinas maupun menjalankan keperluan perusahaan yang diwakilkannya;
• Sebagai bukti keabsahan bahwa pegawai tersebut memang benar diutus oleh instansi/perusahaan tertentu.

Mengapa Harus Menggunakan Surat Tugas Dinas?  

Penugasan pelaksanaan pekerjaan melalui surat tugas dinas mempunyai pengertian tersendiri meskipun instruksi bisa dilakukan secara lisan. Hal ini bisa dibuktikan dengan disertakannya surat kuasa dari pejabat berwenang yang digunakan sebagi dokumen pelengkap. Secara keseluruhan fungsi dan tujuan surat ini memang sangat mirip dengan surat kuasa.

Jadi dapat disimpulkan bahwa fungsi dari surat tugas dinas adalah dokumen yang merupakan bentuk pengesahan formal yang diberikan kepada pelaksana tugas untuk bertanggungjawab terhadap tugas yang dijalankan.

Surat tersebut juga sekaligus untuk mempermudah bagi pelaksana tugas supaya tetap terkoneksi dengan instansi yang memberi tugas atau yang berkaitan dengan tugas yang harus diselesaikan. Secara singkat, surat tersebut adalah sebuah bukti legal yang diberikan kepada pejabat pelaksana tugas untuk suatu pekerjaan sesuai isi surat yang dimaksud.

Bagaimana Karakteristik dan Ciri-ciri Surat Tugas Dinas?

Ciri-ciri surat tugas dinas secara umum sama hanya saja karakteristiknya berbeda sesuai dengan peruntukannya. Seperti ini ciri-ciri surat tugas dinas yang biasanya diterbitkan oleh sebuah lembaga atau perusahaan.

• Dalam sebuah surat tugas kerja atau surat dinas dijelaskan secara detail terkait penugasan kepada pegawai/staf untuk pekerjaan rutin dari pihak pimpinan.
• Dalam penulisannya, surat tugas dinas menggunakan bahasa baku (resmi) dan ditulis secara padat dan jelas.
• Format surat wajib menggunakan kop, judul, dan nomor surat. Selain itu harus ada isi dan tanggal surat, nama, serta tanda tangan pemberi tugas dan penerima tugas.
• Terdapat stempel dari instansi terkait untuk memperjelas legalitas surat tugas dinas. 

Urutan Surat Tugas Dinas

Surat tugas dinas dalam formatnya sama dengan surat resmi lainnya yang memiliki urutan-urutan yang bersifat formal. Sedangkan yang membedakannya adalah ada kata-kata surat dinas, serta nama yang diberi tugas dan juga tugas yang harus dilaksanakan secara jelas. Urutan-urutan yang baik dan benar dalan format surat tugas dinas adalah sebagai berikut:

• Kepala Surat (Kop Surat)
• Nomor Surat
• Judul Surat
• Nama / Identitas Pemberi Tugas
• Nama / Identitas Penerima Tugas
• Badan surat yang berisi pekerjaan yang wajib dilaksanakan, jangka waktu, serta pertanggungjawaban
• Tempat dan waktu pemberian tugas
• Dua kolom tanda tangan masing-masing untuk pemberi tugas dan penerima tugas. 
  
  
  

Contoh Surat Tugas Mengikuti Workshop

Template Surat Tugas Dinas

Itu tadi penjelasan mengenai pengertian, fungsi, karakteristik, format dan contoh surat tugas dinas atau surat tugas kerja. Surat penugasan baik pada perusahaan, instansi pemerintahan maupun swasta, atau lembaga-lembaga lain mempunyai format maupun bagian-bagian yang sama. Yang berbeda hanya isinya sesuai kepentingan masing-masing.