Peran E-Katalog, Manfaat, dan Tata Cara Implementasinya

Dengan terbitnya Perpres No. 16 Tahun 2018, kewajiban untuk menggunakan e-purchasing membuat semakin bervariasinya komoditas yang tercantum di e-katalog. Tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik ini dilaksanakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi/Institusi. Sistem e-purchasing di Indonesia dapat diakses melalui laman www.e-katalog.lkpp.go.id.

Berikut ini kami jelaskan apa itu e-katalog, bagaimana perannya dalam proses pengadaan barang/jasa di Indonesia, apa saja manfaatnya dan bagaimana implementasinya.

Peran E-katalog

E-katalog dapat didefinisikan sebagai sebuah tempat penyimpanan elektronik informasi tentang barang, produk, atau pun jasa. Sebagai bagian dari e-Procurement, E-katalog memainkan peranan yang penting karena berisikan daftar item, spesifikasi dan harga yang menjadi rujukan dalam komparasi berbagai produk sejenis. Melalui E-katalog, pengguna jasa dapat memastikan bahwa penawaran yang disampaikan oleh vendor telah memenuhi atau tidak sesuai dengan standar/spesifikasi yang ditetapkan dan dibutuhkan oleh instansi terkait.

E-katalog merupakan bagian dari e-procurement. Manajemen katalog menjalankan peran penting dalam menciptakan siklus implementasi penuh dari solusi E-procurement. Pengertian katalog secara ghalib adalah sebuah pencacahan lengkap item disusun secara sistematis dengan rincian deskriptif. Dengan mengikuti perkembangan teknologi, katalog bertransformasi ke dalam dunia digital dengan dinamakan e-katalog. E-katalog dapat diakses oleh para pelanggan dan mitra melalui internet. Sebuah manajemen katalog sukses meningkatkan hubungan kerja antara pembeli dan pemasok juga secara otomatis dan detail menyediakan informasi produk, pemasok dan prosedur pemesanannya.

E-katalog mengatur informasi rinci mengenai produk dan layanan yang ditawarkan, mengklasifikasikan, mengkategorikan dan mendistribusikan informasi produk dengan benar.

Manfaat E-katalog

E-katalog tidak terbatas hanya menyediakan informasi rinci mengenai sebuah produk, akan tetapi juga memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Penggunaan katalog manual membutuhkan banyak ruang dan waktu dan juga terbukti menjadi mahal. Dengan adanya e-katalog memungkinkan data dapat diperbarui dan diakses secara cepat dan mudah.
2. Pencarian produk menggunakan e-katalog jauh lebih mudah dibandingkan dengan cara katalog manual.
3. Fitur e-katalog akan membantu pengguna untuk mengelompokkan barang/produk menjadi jauh lebih mudah sehingga membuatnya mudah diakses. 
4. Datanya lebih akurat dan dapat dengan mudah divalidasi sehingga mengurangi tingkat kesalahan ketidaksesuaian antara faktur dan pesanan pembelian.
5. E-katalog meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan.
6. E-katalog membantu pemasok/vendor dalam menciptakan, menganalisis dan memvalidasi konten katalog.
7. E-katalog mempermudah proses monitoring dan maintenance terkait proses komunikasi antara semua pihak yang terlibat.
8. Dengan e-katalog, pemutakhiran daftar produk/barang baru yang ada di pasar ke dalam sistem e-katalog dapat dilakukan dengan cepat sehingga membuat produk/barang baru tersebut tersedia bagi pelanggan.

Implementasi E-katalog

Penerapan e-katalog adalah hal yang dianggap paling kritis dalam e-procurement karena terbukti telah memberikan pengaruh positif pada sistem procurement. E-katalog dibutuhkan oleh pengguna barang secara langsung. Dengan pedoman yang jelas E-katalog akan memberikan keleluasaan dan fleksibilitas untuk para pengguna atau pemakai barang, sehingga memungkinkan pembelian yang cepat dan terkonsolidasi. Ada beberapa alternatif pilihan strategi untuk implementasi E-katalog, yaitu sebagai berikut.

• Unified (Common) E-Catalogue Strategy

Sesuai dengan namanya, strategi penerapan e-katalog ini umumnya untuk katalog yang digunakan bersama dan disarankan untuk kontrak yang sudah ada untuk grup jenis barang-barang yang digunakan oleh sebagian besar unit organisasi.

• Coordinated E-Catalogue Strategy

Dengan strategi ini, implementasi e-katalog digunakan secara lokal, yang mencakup kebutuhan khusus dari tiap-tiap institusi. Kebutuhan khusus ini termasuk jenis produk/barang, dan syarat -syarat kontrak pembelian.

• Guided E-Catalogue Strategy

Dengan strategi ini, tiap-tiap institusi dapat mengembangkan sendiri atau akan menggunakan aplikasi e-katalog yang dipergunakan pusat.

Implementasi E-Katalog untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Sejumlah peraturan teknis telah diterbitkan oleh LKPP sebagai pedoman bagi para pelaku pengadaan dalam mengimplementasikan e-purchasing pada tataran praktis. Berikut ini teknis implementasi e-katalog:

a. Tata Cara Pencantuman Barang/Jasa pada E-Katalog

Proses pemilihan penyedia barang/jasa untuk dicantumkan dalam e-katalog dilakukan oleh LKPP  untuk Katalog Nasional, Kementerian untuk Katalog Sektoral atau Pemerintah Daerah untuk Katalog Lokal. Prosesnya bisa melalui lelang/non-lelang. Usulan barang/jasa yang dicantumkan ke dalam e-katalog bisa berasal dari kementerian/lembaga, pemerintah daerah, atau penyedia barang/jasa. Kriteria utama suatu barang/jasa dinyatakan layak untuk dicantumkan di e-katalog adalah kebutuhan instansi serta jangkauan layanan.

b. Tata Cara Pembelian

1. Pejabat Pengadaan (PP), Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan/Institusi, atau Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat paket pembelian barang melalui aplikasi e-purchasing berdasarkan informasi spesifikasi teknis barang dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang diberikan oleh PPK dan data Barang yang terdapat pada sistem e-katalog sebagaimana tercantum pada portal pengadaan nasional;
2. PP, Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan/Institusi, atau PPK mengirimkan permintaan pembelian barang kepada Penyedia Barang yang terdaftar pada sistem e-katalog melalui aplikasi e-purchasing;
3. Penyedia Barang memberikan persetujuan atas permintaan pembelian Barang melalui aplikasi e-purchasing paling lambat 3 hari kerja;
4. PP atau Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan/Institusi mengirimkan permintaan pembelian Barang yang telah disetujui oleh Penyedia Barang kepada PPK pada sistem Katalog Elektronik melalui aplikasi e-purchasing. Jika e-purchasing dilakukan oleh PPK, maka proses ini tidak perlu dilakukan;
5. PPK memberikan persetujuan atas permintaan pembelian barang melalui aplikasi e-purchasing. Jika e-purchasing dilakukan oleh PPK, maka proses ini tidak perlu dilakukan;
6. PP, Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan/Institusi, atau PPK mengirimkan surat pesanan pembelian Barang yang telah disetujui kepada Penyedia Barang pada sistem e-katalog melalui aplikasi e-purchasing;
7. PPK menyusun surat perjanjian pembelian Barang dan mengunggah softcopy surat perjanjian pembelian barang yang telah ditandatangani PPK dan Penyedia ke dalam aplikasi e-purchasing;
8. Penyedia Barang mengirimkan Barang sesuai dengan ketentuan yang disepakati;
9. Penyedia Barang memberitahukan status pengiriman Barang kepada PPK atau Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi/Institusi melalui aplikasi e-purchasing;
10. Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) menerima dan melakukan pemeriksaan barang paling lambat 5 hari kerja sejak barang diterima. Apabila ditemukan kerusakan/ketidaksesuaian, PPHP menyampaikan pemberitahuan kepada PPK;
11. Atas dasar pemberitahuan PPHP, PPK mengajukan permintaan penggantian barang dengan melampirkan Berita Acara Hasil Pemeriksaan Barang kepada Penyedia Barang paling lambat 3 hari kerja sejak Tanggal Penerimaan Barang;
12. PPK membuat status penerimaan Barang kepada Penyedia Barang melalui aplikasi e-purchasing;
13. Biaya pengiriman Barang ditanggung oleh Pihak Pembeli, kecuali dalam hal pengembalian Barang akibat terjadinya kerusakan dan/atau ketidaksesuaian spesifikasi Barang yang dipesan.

Baca juga: PPK adalah Ujung Tombak Kesuksesan Tender

c. Pengadaan yang dikecualikan dari e-purchasing

1. Barang/Jasa belum tercantum dalam e-katalog;
2. Spesifikasi teknis barang/jasa yang tercantum pada e-katalog tidak sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan;
3. Penyedia barang/jasa tidak menanggapi pesanan sedangkan kebutuhan terhadap barang/jasa tersebut mendesak dan tidak dapat ditunda lagi;
4. Penyedia barang/jasa tidak mampu menyediakan barang baik sebagian maupun keseluruhan dalam jangka waktu yang ditentukan dalam rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa karena kelangkaan keketersediaan barang (stock);
5. Penyedia barang/jasa tidak mampu melayani pemesanan barang/jasakarena keterbatasan jangkauan layanan penyedia barang/jasa;
6. Penyedia barang/jasa tidak dapat menyediakan barang/jasa sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan setelah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi  menyetujui pesanan barang/jasa;
7. Penyedia barang/jasa dikenakan sanksi administratif berupa penghentian sementara dalam sistem transaksi e-purchasing; dan/atau
8. Harga e-katalog pada komoditas online shop dan hasil negosiasi harga barang/jasa melalui e-purchasing untuk komoditas online shop pada periode penjualan, jumlah, merek, tempat, spesifikasi teknis, dan persyaratan yang sama, lebih mahal dari harga barang/jasa yang diadakan selain melalui e-purchasing.

Demikianlah ulasan mengenai penggunaan e-katalog yang telah mampu mentransformasikan kebiasaan pembelian barang/jasa dengan sistem lama ke proses pembelian baru yang interaktif, berbasis internet, yang dikelola secara real time baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Semoga bermanfaat dan jaya terus Pengadaan Indonesia!