Dalam setiap proyek konstruksi, keberhasilan pelaksanaan tidak hanya ditentukan oleh penyelesaian fisik pekerjaan, tetapi juga oleh proses serah terima yang formal dan terstruktur.
Proses serah terima ini dikenal dengan istilah Provisional Hand Over (PHO) dan Final Hand Over (FHO).
Keduanya merupakan tahapan penting yang memastikan bahwa pekerjaan yang telah diselesaikan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan, serta bahwa pihak penyedia jasa telah melaksanakan kewajiban pemeliharaan dan perbaikan sebelum pekerjaan dianggap benar-benar selesai.
PHO dan FHO menjadi acuan dalam pengendalian proyek, khususnya dalam rangka menjamin bahwa hasil pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan kebutuhan pemilik proyek.
Pengertian PHO dan FHO
Provisional Hand Over (PHO) atau serah terima sementara pekerjaan adalah kegiatan di mana seluruh pekerjaan yang telah selesai secara fisik diserahkan secara resmi dari penyedia jasa (kontraktor) kepada direksi pekerjaan setelah dilakukan pemeriksaan menyeluruh oleh Panitia Penilai Hasil Pekerjaan.
PHO dilakukan ketika pekerjaan utama dianggap telah selesai 100%, meskipun mungkin masih terdapat beberapa cacat atau kekurangan kecil yang perlu diperbaiki selama masa pemeliharaan.
Pada tahap ini, proyek mulai dialihkan ke fase operasional atau pemanfaatan, namun penyedia jasa tetap bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan jika ditemukan masalah selama periode garansi.
Final Hand Over (FHO) atau serah terima akhir pekerjaan adalah tahap serah terima secara resmi setelah masa pemeliharaan atau garansi (warranty period) berakhir.
Pada fase ini, penyedia jasa harus sudah menyelesaikan semua kewajibannya, termasuk perbaikan atau penyempurnaan yang diminta selama masa pemeliharaan.
FHO dilakukan untuk memastikan bahwa semua kekurangan yang ditemukan selama PHO telah diperbaiki sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Setelah FHO disahkan, tanggung jawab penuh atas pekerjaan beralih dari penyedia jasa kepada pemilik proyek, dan proyek dianggap selesai secara keseluruhan tanpa ada lagi kewajiban yang harus dipenuhi oleh penyedia jasa.
Perbedaan utama antara PHO dan FHO terletak pada waktu pelaksanaannya serta lingkup tanggung jawab masing-masing pihak.
PHO dilakukan setelah pekerjaan fisik selesai, sedangkan FHO dilakukan setelah masa pemeliharaan.
PHO biasanya diikuti dengan perbaikan atas cacat dan kekurangan yang ditemukan selama masa pemeliharaan, sementara FHO menandakan selesainya semua kewajiban penyedia jasa, termasuk pemeliharaan dan perbaikan.
Dilakukannya tahapan pelaksanaan PHO dan FHO bertujuan untuk Quality Control dan Quality Assurance/QA-QC dari manajemen mutu pekerjaan konstruksi.
7 Tahapan Proses PHO
Tahapan PHO ini melibatkan berbagai pihak, termasuk kontraktor, direksi teknik, panitia penilai hasil pekerjaan, serta pemimpin proyek.
Setiap tahapan dalam proses PHO dirancang untuk memastikan bahwa pekerjaan yang diserahkan telah sesuai dengan spesifikasi teknis, standar mutu, serta persyaratan yang ditetapkan dalam kontrak.
Berikut adalah tahapan-tahapan yang harus dilalui dalam proses PHO:
1. Persyaratan untuk Pelaksanaan PHO
Pelaksanaan PHO hanya dapat dilakukan ketika pekerjaan fisik proyek telah mencapai 100% penyelesaian.
Kontraktor bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua elemen utama dari proyek telah selesai sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Setelah itu, kontraktor dapat mengajukan permohonan tertulis kepada direksi teknik untuk dilakukan pemeriksaan serah terima sementara.
2. Tahapan Pemeriksaan Awal
Setelah kontraktor mengajukan permintaan PHO, direksi teknik akan melakukan pemeriksaan awal terhadap pekerjaan yang telah selesai. Pemeriksaan ini meliputi beberapa aspek:
- Pemeriksaan administrasi: Meliputi pengecekan dokumen kontrak, laporan kerja, dan kelengkapan administrasi lainnya.
- Pengujian mutu (Quality Control): Memeriksa kualitas pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan spesifikasi teknis yang ditetapkan.
- Observasi lapangan (Site Observation): Pemeriksaan langsung ke lokasi proyek untuk mengecek kondisi fisik pekerjaan, serta mendeteksi potensi cacat atau kekurangan.
Berdasarkan hasil pemeriksaan awal ini, Panitia Penilai Hasil Pekerjaan akan menentukan apakah pekerjaan tersebut layak untuk diterima dalam tahap PHO atau memerlukan perbaikan lebih lanjut.
4. Identifikasi Cacat dan Kekurangan
Dalam banyak kasus, setelah pemeriksaan dilakukan, tim penilai hasil pekerjaan dapat menemukan cacat atau kekurangan (defects and deficiencies) pada pekerjaan.
Cacat ini perlu diidentifikasi dan dicatat secara rinci dalam berita acara pemeriksaan. Panitia akan memberikan batas waktu tertentu kepada kontraktor untuk memperbaiki cacat tersebut selama masa pemeliharaan.
Pada tahap ini, sangat penting untuk membedakan apakah cacat atau kekurangan tersebut terjadi akibat kesalahan kontraktor atau faktor lain.
Jika cacat terjadi karena kesalahan kontraktor, biaya perbaikan akan menjadi tanggung jawab kontraktor. Sebaliknya, jika cacat disebabkan oleh kondisi di luar kendali kontraktor, maka biaya perbaikan akan ditanggung oleh pemimpin proyek.
5. Rapat Panitia Serah Terima
Setelah pemeriksaan awal dilakukan, Panitia Penilai Hasil Pekerjaan akan mengadakan rapat untuk membahas hasil pemeriksaan. Rapat ini bertujuan untuk:
- Membahas hasil observasi lapangan serta pengujian mutu yang telah dilakukan.
- Menginventarisasi dan menentukan daftar cacat dan kekurangan yang harus diperbaiki.
- Menetapkan waktu perbaikan (grace period) yang harus dipenuhi oleh kontraktor sebelum PHO dapat disetujui.
- Hasil rapat ini akan dituangkan dalam risalah rapat yang harus disepakati oleh semua pihak yang terlibat, termasuk kontraktor, konsultan, dan panitia penilai hasil pekerjaan.
6. Perbaikan dan Penyempurnaan Pekerjaan
Kontraktor kemudian harus memperbaiki semua cacat dan kekurangan yang ditemukan selama pemeriksaan.
Perbaikan ini harus diselesaikan dalam waktu yang telah disepakati.
Jika perbaikan dilakukan sesuai dengan ketentuan, Panitia Penilai Hasil Pekerjaan dapat menyetujui serah terima sementara dan melanjutkan ke tahapan berikutnya.
7. Penyusunan Berita Acara PHO
Setelah seluruh pemeriksaan dan perbaikan selesai, Panitia Penilai Hasil Pekerjaan akan menyusun Berita Acara Serah Terima Sementara (PHO).
Dokumen ini berisi semua hasil pemeriksaan, daftar cacat yang telah diperbaiki, serta persetujuan bahwa pekerjaan telah diterima secara sementara.
Berita acara ini harus ditandatangani oleh Pimpinan Proyek (Pihak Pertama), Penyedia Jasa/Kontraktor (Pihak Kedua), serta saksi dari panitia penilai dan instansi berwenang.
Dengan ditandatanganinya Berita Acara PHO, pekerjaan dianggap telah selesai secara sementara dan penyedia jasa dapat melanjutkan ke masa pemeliharaan atau garansi sesuai dengan kontrak yang berlaku.
6 Tahapan Proses FHO
Berikut adalah tahapan-tahapan dalam proses FHO:
1. Penyelesaian Masa Pemeliharaan
Setelah PHO, proyek memasuki masa pemeliharaan atau garansi. Dalam periode ini, kontraktor bertanggung jawab atas segala perbaikan terhadap cacat atau kekurangan yang mungkin ditemukan dalam pekerjaan.
Kewajiban kontraktor selama masa pemeliharaan termasuk perbaikan terhadap kerusakan, penggantian bagian yang tidak sesuai, dan memastikan proyek dapat berfungsi dengan baik sesuai standar yang telah disepakati.
Setelah yakin bahwa semua kewajiban telah dipenuhi, kontraktor dapat mengajukan permohonan untuk serah terima akhir atau FHO.
2. Pengajuan Permohonan FHO
Setelah semua perbaikan dan kewajiban selama masa pemeliharaan selesai, kontraktor mengajukan permohonan tertulis kepada Direksi Teknik untuk melaksanakan serah terima akhir.
Permohonan ini harus mencakup dokumen pendukung, seperti laporan pemeliharaan, bukti perbaikan, dan semua sertifikat yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.
3. Pemeriksaan Akhir
Setelah permohonan FHO diajukan, Direksi Teknik dan Panitia Penilai Hasil Pekerjaan akan melakukan pemeriksaan akhir terhadap pekerjaan. Pemeriksaan ini meliputi:
- Pemeriksaan fisik: Memastikan bahwa semua komponen pekerjaan telah selesai dan berfungsi dengan baik tanpa cacat.
- Pemeriksaan administrasi: Meninjau dokumen pemeliharaan, laporan perbaikan, dan kontrak untuk memastikan bahwa semua persyaratan administratif telah dipenuhi.
- Pengujian akhir: Melakukan uji kualitas terakhir untuk memastikan bahwa proyek telah memenuhi standar mutu dan teknis yang ditetapkan dalam kontrak.
4. Identifikasi dan Penyelesaian Kekurangan
Jika selama pemeriksaan akhir ditemukan cacat atau kekurangan yang belum terselesaikan, Panitia Penilai Hasil Pekerjaan akan mencatatnya dan mengarahkan kontraktor untuk segera melakukan perbaikan.
Pada tahap ini, kekurangan yang ditemukan biasanya bersifat minor, karena perbaikan besar seharusnya telah diselesaikan selama masa pemeliharaan.
5. Rapat Panitia Penilai Hasil Pekerjaan
Setelah pemeriksaan akhir selesai, Panitia Penilai Hasil Pekerjaan akan mengadakan rapat untuk membahas hasil pemeriksaan. Agenda rapat ini meliputi:
- Evaluasi terhadap hasil pemeriksaan akhir.
- Diskusi mengenai penyelesaian cacat dan kekurangan yang ditemukan (jika ada).
- Kesepakatan bahwa proyek telah memenuhi semua persyaratan dan siap untuk diserahkan secara penuh kepada pemilik proyek.
6. Penyusunan Berita Acara FHO
Setelah rapat panitia, berita acara serah terima akhir (FHO) akan disusun. Dokumen ini mencakup hasil pemeriksaan akhir, daftar perbaikan yang telah dilakukan selama masa pemeliharaan, serta kesimpulan bahwa proyek telah selesai sepenuhnya tanpa ada kewajiban yang tersisa dari kontraktor.
Setelah berita acara FHO disusun, dokumen tersebut ditandatangani oleh pihak-pihak terkait, termasuk pemimpin proyek, kontraktor, dan panitia penilai.
Dengan ditandatanganinya berita acara FHO, kontraktor tidak lagi memiliki kewajiban terhadap pekerjaan yang telah dilakukan. Semua tanggung jawab atas pemeliharaan dan pengoperasian proyek beralih sepenuhnya kepada pemilik proyek.
Demikianlah penjelasan mengenai PHO dan FHO yang merupakan tahapan terakhir dalam pelaksanaan proyek untuk mengetahui hasil pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan baik oleh pengelola proyek maupun atasannya. Semoga bermanfaat dan maju terus untuk pembangunan Indonesia!
0 Response to "Dari PHO ke FHO: Memahami Proses Serah Terima Proyek Konstruksi"
Posting Komentar