6 Kegiatan Perencanaan Pengadaan Oleh PA/KPA dan PPK

Pekerjaan pengadaan barang/jasa pemerintah membutuhkan perencanaan yang matang. Dikarenakan berhubungan dengan penggunaan anggaran K/L/PD, perencanaan pengadaan harus lah menghasilkan output yang bagus demi memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan pihak yang bertanggung jawab dalam penyusunan Perencanaan Pengadaan yaitu PA/KPA dan PPK.

Perencanaan Pengadaan Barang/jasa sampai Penerimaan

Baca juga: Tugas Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

                    Tugas PA/KPA

Ada banyak regulasi terkait Perpres Pengadaan yang harus dijadikan acuan dalam proses penyelenggaraan PBJ, salah satunya Perlem LKPP Nomor 7 Tahun 2018 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa. Menyusun rencana pengadaan diawali dengan identifikasi
kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara Pengadaan Barang/Jasa, jadwal Pengadaan Barang/Jasa, dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa.

1. Identifikasi Kebutuhan

Kegiatan ini diawali dengan menganilisa, mensurvei dan meriset barang/jasa yang dibutuhkan oleh K/L/PD. Secara garis besar kegiatan pada tahap awal identifikasi kebutuhan sebagai berikut :

• Mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan untuk menunjang tugas dan fungsi  organisasi guna mencapai tujuan (baik itu tujuan jangka pendek, menengah, atau jangka panjang) secara lengkap berdasarkan hasil analisis belanja, survey, dan riset pasar tentang kebutuhan barang/jasa yang sedang diperlukan.
• Menyusun kebutuhan barang/jasa yang telah diidentifikasi pada langkah sebelumnya menjadi rencana kebutuhan K/L/PD yang dapat disahkan.

2. Penetapan Barang atau Jasa

Tahapan penetapan barang/jasa dilakukan dengan melihat paket dan prioritas pengadaan barang/jasa. Kegiatan ini meliputi:

• Menyusun paket pengadaan barang/jasa secara cermat
• Menentukan prioritas paket pengadaan barang/jasa guna menunjang kegiatan yang
  bersifat rutin pada setiap tahun anggaran secara tepat berdasarkan urgensi dan risiko atau dampaknya

3. Cara Pengadaan Barang/Jasa

Terdapat dua cara pengadaan barang/jasa yang dapat dipilih oleh K/L/PD yaitu melalui swakelola tau pemilihan Penyedia. Tentunya hal ini harus didasari pada kesesuaian dengan kebutuhan dan kesesuaian paket yang akan dikerjakan. Pada tahap ini, kegiatan meliputi:

• Menganalisa jenis/kebutuhan dan menentukan bagaimana kegiatan pengadaan harus dilakukan; apakah melalui swakelola atau pemilihan penyedia. Hal tersebut ditentukan berdasarkan; ketersediaan sumber daya, ketersediaan biaya, ketersediaan waktu dan kualitas yang diinginkan, kemampuan teknologi, hingga keahlian pelaku pengadaan.
• Menetapkan tipe swakelola berapa yang sesuai kebutuhan K/L/PD, menentukan spesifikasi/Kerangka Acuan Kerja (KAK), memperkirakan biaya/RAB, menentukan pemaketan dan konsolidasi (jika dilakukan melalui penyedia) serta biaya pendukung lainnya.

4. Jadwal Pengadaan Barang/Jasa

Pada tahap perencanaan ini, harus tergambar tahapan keseluruhan kegiatan pengadaan mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, hingga penutupan pengadaan. Pada tahap jadwal, kegiatan ini meliputi:

• Perencanaan Pengadaan
• Persiapan Pengadaan
• Pelaksanaan Pengadaan

Terdapat beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam penyusunan jadwal ini, yaitu;

• Jenis/karakteristik barang/jasa
• Metode dan waktu pengiriman
• Waktu pemanfaatan barang/jasa
• Metode pemilihan
• Jangka waktu proses pemilihan (penyedia)
• Ketersediaan barang/jasa di toko atau pasar

5. Anggaran Barang atau Jasa

Penyusunan anggaran pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan K/L/PD dilakukan dengan cara menghitung setiap aktivitas, lalu mengumpulkannya dalam paket pekerjaan. Anggaran ini tidak hanya memuat seluruh biaya yang dikeluarkan oleh K/L/PD untuk memperoleh barang/jasa, akan tetapi juga harus memperhitungan biaya administrasi dan biaya pendukung barang/jasa yang akan diadakan.

Anggaran Pengadaan Barang/Jasa terdiri atas:

• biaya barang/jasa yang dibutuhkan; dan
• biaya pendukung.

Salah satu contoh biaya pendukung adalah biaya instalasi, uji coba dan pelatihan terhadap barang/jasa. Jangan sampai pekerjaan pengadaan AC yang datang hanyalah AC nya saja, maka AC hanya disimpan di dalam gudang tanpa dipasang, karena tidak ada biaya untuk instalai AC tersebut.

Secara garis besar kegiatan pada tahap ini meliputi:

• Melakukan identifikasi kebutuhan tenaga kerja, material, dan bahan sesuai dengan jenis Pengadaan Barang/Jasa yang akan dikerjakan
• Menghitung perkiraan biaya yang termasuk pada komponen sebagaimana terdapat pada spesifikasi teknis/KAK.
• Menjumlahkan seluruh biaya menjadi total anggaran pengadaan barang/jasa

6. Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Kegiatan perencaan pengadaan yang terakhir adalah Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang juga merupakan output dari rencana pengadaan barang/jasa itu sendiri. Output rencana pengadaan tersebut dituangkan oleh PPK dalam dokumen RUP.

Nantinya, PA akan melakukan pengumuman RUP melalui aplikasi SiRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) yang dapat diakses oleh masyarakat luas setelah rencana kerja dan anggaran (RKA) K/L/PD yang bersangkutan disetujui oleh DPR/DPRD.


Itulah ulasan mengenai apa saja yang perlu dilakukan dalam kegiatan perencanaan pengadaan barang/jasa. Semoga bermanfaat.