Tugas Staf Administrasi

Pada dasarnya administrasi kantor yang diterapkan pada sebuah perusahaan berperan penting dalam memudahkan atau meringankan tugas karyawan di perkantoran. Administrasi yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang cepat, tepat, dan lengkap. Di sinilah dibutuhkan peran staf administrasi yang menjalankan tugasnya dengan baik dan cekatan.



Pengertian Pekerjaan Administrasi

Administrasi adalah pekerjaan yang berkenaan dengan kegiatan perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketatausahaan seperti mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb.

Departemen Administrasi dalam sebuah perusahaan biasanya terdiri dari Kepala Staf Administrasi dan dua orang atau lebih Staf Administrasi. Staf administrasi tersebut bertugas untuk membantu Kepala Staf Administrasi dalam merencanakan, dan melaksanakan, kegiatan sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan rencana kerja dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu.

Tugas Administrasi

Staf administrasi melakukan pengelolaan administrasi yang bersifat komunikatif dengan pihak terkait yang melakukan kerjasama dengan perusahaan, di antaranya :

1. Memperlancar kegiatan-kegiatan dan pekerjaan yang dilaksanakan setiap hari dalam perusahaan agar dapat berjalan dengan tepat waktu.
2. Memberikan semua keterangan-keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada pihak yang membutuhkan. 
3. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai target penjualan produk.
4. Menyediakan data bagi pihak purchasing untuk proses pemesanan bonus.

Kegiatan administrasi meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan dokumen, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Selengkapnya sebagai berikut ini:

• Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.
• Menjawab dan menerima telepon, surat menyurat offline maupun online
• Memesan persediaan Alat Tulis Kantor (ATK)
• Menyapa dan melayani klien
• Membuat agenda kantor
• Filling data entry / mengisi data entri perusahaan
• Mengelola buku harian
  
  Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai

Tanggung Jawab Staf Administrasi

Seorang staf administrasi memiliki tanggung jawab yang sangat luas, namun intinya memastikan segala kegiatan yang bersifat administratif / ketatausahaan kantor atau perusahaan berjalan dengan baik dan lancar.

Skill atau kemampuan yang dibutuhkan Admin

• Teliti, inisiatif dan kreatif
• Memiliki kemampuan operasi hitung yang baik
• Mampu mengoperasikan applikasi administratif seperti Ms. Word dan Ms. Excel
• Memiliki kemampuan untuk tetap bekerja dalam keadaan tenang meskipun di bawah tekanan
• Mampu melakukan pendekatan metodis dan menyeluruh untuk kerja
• Mampu bekerja dalam tim

Setiap instansi atau perusahaan membutuhkan staf administrasi yang dapat memastikan bahwa semua pekerjaan dapat berjalan lancar. Oleh karenanya, kamu perlu sekali menyiapkan job desc kepada staf admin agar pekerjaannya bisa berjalan lancar.