Cara Membuat Standard Operating Procedure (SOP) dan Contohnya

Standard Operating Procedure (SOP) atau yang seharusnya diterjemahkan di dalam Bahasa Indonesia menjadi PSO (Prosedur Standar Operasi), bukan Standar Opersional Prosedur (SOP), merupakan prosedur yang yang dibuat untuk memudahkan, merapikan, menertibkan, dan membantu aktivitas pekerjaan kita.

SOP yang dibuat atau disusun berisikan dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Dokumentasi prosedur kerja ini haruslah berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga semua yang terlibat di dalam organisasi melakukan tindakan yang bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif.

Tujuan Pembuatan SOP

Standard Operating Procedure (SOP) dibuat dengan format penyusunan tertentu dan memiliki tujuan yaitu sebagai berikut:

• Sebagai acuan kerja sehingga para manager dan karyawan dapat menjadi sumber daya perusahaan yang professional dan handal. 
• Menjelaskan peran dan tugas setiap karyawan, seperti siapa penanggung jawab dan pelaksananya, kapan melaksanakannya, bagaimana proses pekerjaannya, dokumen apa yang diperlukan, serta siapa yang memberikan persetujuan. 
• Membantu aktivitas perusahan dengan baik dan mencapai tujuan yang ditetapkan.

Prosedur Penyusunan SOP

Penyusunan dokumen SOP harus memuat prosedur kerja, tahapan yang sistematis serta serangkaian instruksi mengenai aktivitas rutin dan berulang yang seharusnya dilakukan oleh sebuah organisasi atau perusahaan.

Sebelum membuat standar oprasional prosedur (SOP), tahapan yang harus dikerjakan adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja. Berikut penjelasan lebih detailnya:

1. Analisis sistem dan prosedur kerja, yaitu kegiatan identifikasi atau menentukan fungsi-fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja.
2. Analisis Tugas, yaitu kegiatan menelaah yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan. Analisa tugas ini diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi.
3. Analisis prosedur kerja, yaitu kegiatan identifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya.

Setelah melakukan analisis, tim penyusun SOP yang terdiri dari manager dari tiap-tiap divisi perusahaan dibantu oleh stafnya melakukan empat tahapan dasar pada proses pembuatan prosedur, yaitu sebagai berikut:

1. Menentukan kebutuhan dan tujuan pembuatan prosedur, ruang lingkup prosedur, penanggung jawab atau pemilik prosedur, dan personil yang terkait.
2. Mendiskusikan dengan personil yang terkait mengenai sistem dan dokumen yang sudah ada, kemungkinan masalah yang akan timbul dan aspek-aspek mutu yang ada.
3. Mendefinisikan alur sistem atau proses yang akan dibuat prosedurnya, format atau struktur prosedur, wewenang yang mengesahkan prosedur dan pendistribusian prosedur.
4. Menggambarkan diagram alir sistem atau proses, siapa yang bertanggung jawab, apa yang dilaksanakan dan diperlukan, kapan harus dilaksanakan, pencatatan atau formulir yang diperlukan.

Terdapat tiga format metode penulisan yang dapat digunakan untuk membuat prosedur, yaitu sebagai berikut :

1. Metode prosedur enam bagian (six part procedure).
2. Metode prosedur bagan alir (flow chart procedure).
3. Kombinasi prosedur enam bagian dan prosedur bagan alir.

Prosedur penulisan SOP enam bagian (six part procedure) mencakup format sebagai berikut :

• Tujuan, yaitu berisikan masalah spesifik yang ingin dicapai sehingga prosedur tersebut dibuat atau berisi alasan prosedur.

• Ruang lingkup, yaitu berisikan mengenai penjelasan fungsi bidang atau personel di dalam penerapan prosedur atau berisi mengenai ruang lingkup penerapan prosedur.

• Acuan atau referensi, yaitu berisi daftar dokumen yang berisi informasi yang diperlukan untuk memahami prosedur atau dapat berupa dokumen eksternal dan internal yang berhubungan dengan prosedur dan terkait dengan kegiatan prosedur.

• Definisi, yaitu berisikan definisi istilah umum yang digunakan dalam prosedur atau penjelasan suatu pekerjaan yang tidak umum dimengerti atau yang menggunakan pengertian spesifik dalam prosedur.

• Rincian prosedur, yaitu rincian jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan atau kerangka tindakan personel dan bidang atau bagian yang dilibatkan di dalam aktifitas tertentu atau berisi urutan aktifitas suatu proses berikut tanggung jawab, material, dan peralatan yang diperlukan, sampai apabila memungkinkan mengenai proses pencatatannya.

• Dokumentasi atau Lampiran, yaitu berisikan formulir, records dan dokumen rujukan lainnya yang dibutuhkan melengkapi jalannya proses seperti yang digambarkan dalam prosedur, atau setiap dokumen pendukung yang terkait dengan prosedur (instruksi kerja, formulir, form atau check list).

Pada metode bagan alir, format tahapan prosedur utama digambarkan dengan simbol-simbol umum yang biasa digunakan untuk menggambarkan aliran proses pekerjaan (flow chart). Format ini berisikan urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

Sementara itu format penulisan SOP dapat menggunakan kombinasi kedua metode di atas, yaitu menggunakan prosedur enam bagian dan prosedur bagan alir (flow chart) sehingga format penulisan menjadi seragam dan dapat diinfokan atau dibagikan ke semua karyawan atau pengunjung/pelanggan.


Kriteria-kriteria yang Harus Dipenuhi dalam Penulisan SOP

Untuk menilai hasil penulisan prosedur adalah dengan mempertimbangkan kriteria-kriteria seperti berikut ini:

1. Jelas dan tidak bermakna ganda sehingga memudahkan bagi pembacaannya untuk memahami SOP yang telah dibuat.
2. Mempunyai urutan dan teknis dengan urutan prosesnya yang logis.
3. Memadai dalam sistem penomoran dan pengendalian dokumen.
4. Kelengkapan dokumen sesuai dengan kebutuhan internal.
5. Kesesuaian dengan standar ISO 9000 yang digunakan.
6. Mematuhi gramatikal, jika ditulis dalam Bahasa Indonesia harus sesuai dengan KBBI.

Contoh SOP

Salah satu contoh SOP yang perlu dibuat oleh organisasi atau perusahaan adalah SOP Customer Service. Divisi kerja yang satu ini merupakan salah satu ujung tombak sebuah perusahaan karena bidang ini berhadapan dan langsung melayani pelanggan. SOP Customer Service ini merupakan salah satu SOP paling penting yang berguna agar sebuah perusahaan bisa terus memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan.

Saat prosedur ini terbentuk dan diterapkan dengan baik oleh seluruh elemen perusahaan maka pelanggan atau customer akan sangat merasa puas atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Selain itu, semua keputusan dan tindakan serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang di dalam perusahaan akan berjalan secara efektif dan efisien, yang berfokus pada konsistensi dalam proses kerja.

Dalam penyusunan SOP Customer Service harus disesuaikan dengan pengguna SOP sehingga dapat dengan mudah dipakai dan diterapkan oleh pengguna SOP.

Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada suatu sistem manajemen kualitas (Quality Management System). SOP memberikan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktik-praktik standar untuk manajemen sistem sehingga dapat menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk barang/jasa terhadap kebutuhan atau pesyaratan.