Komponen Penting dalam Protokoler Sebuah Acara

Protokoler merupakan serangkaian aturan dalam sebuah acara yang sangat berperan dalam mensukseskan suatu kegiatan formal/non formal yang dilaksanakan oleh institusi atau organisasi. Petugas protokoler mempersiapkan dan mengelola suatu kegiatan demi menjaga kredebilitas dan citra institusi agar tetap baik dan efektif.

Sebuah acara akan berjalan dengan baik dan berjalan secara optimal apabila acara tersebut dibingkai dalam protokol persiapan/perencanaan yang optimal pula. Sebagaimana kita ketahui apabila kita melaksanakan acara tanpa perencanaan yang baik, maka hal tersebut sama dengan merencanakan sebuah kegagalan.

Lalu, apa saja komponen yang perlu dipersiapkan dalam tugas dan fungsi protokoler? Berikut penjelasan lebih detailnya.

Pengertian Protokol dan Protokoler

Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan/kedudukan dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

Sementara itu protokoler ialah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan atau acara.

Seseorang yang bertugas sebagai protokoler haruslah memiliki kepribadian dan kemampuan sebagai berikut:

Memiliki ketelitian dan kepekaan
Mempunyai wawasan yang luas terhadap bidang atau ilmu yang relevan
Mempunyai jati diri prima dan penampilan yang menarik
Bukan hanya harus cerdas tapi juga harus punya insting yang tajam
Mengenal dirinya dan memiliki konsep diri yang positif.

Petugas protokoler menjadi seorang fasilitator komunikasi antara seseorang dengan orang lain atau antar lembaga. Penampilan seorang protokoler merupakan citra diri sekaligus citra lembaga yang diwakilinya.

Mengapa dibutuhkan protokoler?

Adanya protokoler atau petugas keprotokolan dalam sebuah acara sangat penting dikarenakan hal-hal berikut ini:

Dibutuhkan sebagai manajer/pengelola kegiatan pelayanan (service) yang berkaitan dengan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan dalam suatu acara/upacara resmi
Manajemen keprotokolan diperlukan agar dapat menghasilkan kualitas penyelenggaraan yang baik serta melahirkan kepuasan (satisfaction) dan kepada semua pihak yang terlibat dalam suatu proses acara upacara.
Pimpinan mempunyai hak untuk dihormati, baik di dalam maupun di luar kantor.

Sifat Acara yang Wajib Membutuhkan Protokoler

Acara kenegaraan adalah acara yanng diatur dan diselenggarakan oleh negara, dilaksanakan oleh panitia negara yang diketuai oleh Menteri sekretaris negara, dihadiri oleh Presiden dan atau Wakil Presiden, dan undangan lainnya.
Acara Resmi adalah acara yang bersifat resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh Pemerintah atau Lembaga Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu, dan dihadiri oleh pejabat negara dan/atau Pejabat pemerintah serta undangan lainnya.
Acara yang Dipersamakan dengan Acara Resmi, yaitu acara atau kegiatan yang diatur dan diselenggarakan oleh Organisasi Non Pemerintah (NGO) atau swasta yang dihadiri oleh Pejabat negara dan atau pejabat pemerintah dan undangan lainnya.

Ketiga acara di atas diterapkan dengan ketentuan tata tempat, tata upacara, dan juga tata penghormatan.

Esensi protokoler

Tata cara yang memberikan panduan mengenai tindakan yang harus dilakukan pada setiap tahapan dalam suatu acara tertentu. Dengan adanya tata cara tersebut, acara yang berlangsung akan dapat dilakukan secara tertib dan khidmat.
Tata krama yang menentukan pilihan kata-kata, ucapan dan perbuatan yang sesuai dengan tinggi rendahnya jabatan seseorang
Rumus-rumus dan aturan atau tradisi/kebiasaan yang telah ditentukan secara universal di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

Komponen Protokol Acara

Berikut ini adalah komponen-komponen dalam protokol sebuah acara yang dimulai dari persiapan hingga tata tempat (seating arrangement) agar sebuah acara bisa berjalan dengan lancar dan sesuai harapan:

1. Persiapan

Petugas protokoler perlu melakukan riset dengan mengumpulkan sejumlah informasi/data terkait dengan kesiapan lokasi, tim pelaksana, dana, waktu, kewenangan, undangan, materi acara, pencatatan, dsb.

2. Tata ruang dan kelengkapan

Tata ruang adalah pengaturan ruang yang akan dipergunakan untuk acara. Tata ruang disesuaikan dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Misalnya ruang kegiatan upacara pelantikan dan serah terima jabatan akan berbeda dengan tata ruang yang akan dipergunakan untuk upacara berbeda.

Petugas protokoler melakukan pengaturan yang meliputi setting cahaya, meja, kursi, tata suara, lagu, dan pengeras suara.

Jika diperlukan hiasan ruangan, bendera, dan lambang negara maka petugas protokoler harus menyiapkan minimal H-2 barang-barang tersebut sudah siap dan tersedia untuk dipasang.

Dalam praktiknya, protokoler harus memerhatikan segala sesuatunya dengan sangat detail, misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
Papan nama petunjuk yang diperlukan
Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Kelengkapan lain yang diperlukan adalah naskah-naskah seperti berita acara, naskah pidato, dan sambutan. Pastikan semuanya sudah dilakukan koordinasi dengan pihak yang terkait.

3. Tata Upacara

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan tersebut harus diperhatikan:

Jenis kegiatan;
Bahasa pengantar yang dipergunakan;
Materi aktivitas.

Dalam tata upacara, harus lah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Untuk pengisi acara misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Juga yang tak kalah penting adalah memastikan kesediaan pembicara atau pemberi sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan pula seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

4. Tata busana

Untuk acara yang bersifat resmi dan membutuhkan keprotokolan, mungkin diperlukan dress code. Untuk itu, cantumkan dalam undangan tentang dress code yang harus dikenakan oleh para tamu undangan.

Berikut ini adalah jenis-jenis tata busana yang biasanya dikenakan dalam sebuah acara resmi:

Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
Pakaian Sipil Harian (PSH)
Pakaian Dinas Lapangan (PDL)
Pakaian Dinas Harian (PDH)
Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

Baca juga: Perbedaan Pakaian PDL dan PDH

5. Tata penghormatan

Tata penghormatan adalah Urutan sambutan, sapaan dll.

6. Tata tempat (preasance)

Mengidentifikasi golongan penerima preseance (Very important Person (VIP) dan Very Important Citizen (VIC). Penyusunan urutan order of preseance dilihat dari kedudukan ketatanegaraan, kedudukan administrasi, sosial dan hal-hal bersifat khusus. Kemudian, susunan preseance tersebut ditetapkan, diekspresikan dalam lay out atau tata ruang.

Jenis tata tempat dibagi menjadi dua, yaitu tata tempat untuk duduk dan tata tempat untuk memasuki kendaraan. Berikut ini penjelasannya:

Tata tempat duduk

Tata Tempat duduk yaitu penataan tempat duduk bagi undangan yang berhak mendapatkan prioritas dalam suatu urutan atau tata urutan atau tata tempat duduk. Secara umum tata urutan tempat duduk sebagai berikut:

a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,

b. Jika posisi tempat duduk berjajar, maka undangan yang duduk di sebelah kanan adalah yang paling utama, dianggap mempunyai kedudukan yang lebih tinggi dari pada duduk sebelah kirinya.

c. Jika tempat duduk disetting menghadap meja, maka untuk undangan yang dianggap paling utama adalah yang menghadap pintu keluar. Sedangkan undangan yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.

d. Jika ada dua orang, maka undangan yang kanan adalah yang utama ( 2, 1)

e. Jika ada tiga orang, maka undangan yang kanan adalah yang pertama ( 3, 1, 2 )

Cara penempatan tempat duduk ini harus ditetapkan terlebih dahulu tempat duduk yang utama, untuk kemudian baru yang lain dengan ketentuan yang berada di sebelah kanan dari tempat yang utama tersebut adalah dianggap lebih tinggi dari yang duduk di sebelah kirinya. Misalkan seperti format (3,1,2) di atas.
Tata urutan memasuki kendaraan

Dalam memasuki kendaraan untuk acara resmi tidaklah sembarangan, ada aturan protokolnya. Pengemudi harus mengetahui aturan protokoler terkait dengan jenis kendaraan yang dikemudikan, termasuk juga dalam menjaga penampilannya.

Terdapat aturan cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kendaraan mobil atau kereta api. Berikut ini adalah penjelasannya:

a. Pesawat udara: Seorang dengan urutan utama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan jika menuruni pesawat, maka orang yang utama tersebut akan turun terlebih dahulu.

b. Kapal laut: untuk transportasi kapal laut maka orang yang utama akan naik terlebih dahulu dan juga akan turun lebih dahulu

c. Kenderaan mobil atau kereta: aturan mobil dan kereta sama saja, yaitu orang yang paling utama akan naik dan turun mendahului yang lain. Namun, apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan tertentu, hal tersebut dapat ditoleransi.

d. Posisi kendaraan hendaknya dihadapkan ke kiri, yaitu arah kendaraan menuju berada di sebelah kiri penumpang.

e. Orang yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan sedangkan yang berikutnya di sebelah kiri.

f. Jika kendaraan telah sampai ke tempat tujuan dan penumpang akan turun, hendaknya pengemudi mengatur arah posisi kendaraan tersebut dihadapkan ke sebelah kanan sehingga memudahkan orang utama untuk dapat turun terlebih dahulu.

g. Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di bagian belakang, maka penumpang yang paling utama duduk disebelah kanan, penumpang yang ke dua duduk di paling kiri dan penumpang ketiga duduk di bagian tengah.

h. Jika mobil ditumpangi oleh lebih dari 5 atau 6 orang, maka tempat duduk (bak) yang bagian tengah ditempati oleh orang yang paling rendah kedudukannya. Posisi duduknya sama seperti aturan huruf g, yaitu yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.

7. Tata Warkat

Tata Warkat adalah format undangan yang akan dikirim untuk suatu acara. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam keprotokolan tata warkat:

Daftar nama undnagan sudah disiapkan jauh-jauh hari sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
Pastikan jumlah undangan harus disesuaikan dengan kapasitas ruangan atau tempat duduk, kepentingan, dan tujuan acara yang ingin dicapai.
Bentuk undangan termasuk format dan isinya sebisa mungkin dibakukan.
Penulisan nama yang diundang dilakukan secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan maupun alamatnya.
Perlu dijelaskan apakah undangan tersebut diperuntukkan hanya untuk dirinya sendiri, ataukah beserta istri/suaminya. Undangan resmi tidak dibenarkan untuk sejumlah beberapa orang.
Mencantumkan kode tempat duduk pada sampul undangan untuk mempermudah tamu menempati tempat duduk yang telah disediakan.
Mencantumkan mengenai ketentuan pakaian (desscode) yang dikenakan.
Mencantumkan batas waktu penerimaan tamu.
Memberikan catatan pada undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidakhadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
Pengiriman undangan dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan acara bisa seminggu sebelumnya sudah dikirimkan.

Tugas dan Fungsi Protokol

Protokol sebagai salah satu unsur staf, membantu pimpinan untuk mempersiapkan tugas dan kegiatan tersebut mulai dari perencanaan kegiataan sampai dengan pelaksanaan kegiatan sehingga dapat berjalan dengan tertib dan lancar.

Berikut ini adalah jenis acara yang harus menerapkan protokol yang menyangkut segi-segi keupacaraan :

1. Penerimaan tamu/audiensi

2. Kunjungan tamu (dalam dan luar negeri)

3. Perjalanan ke daerah/luar negeri

4. Pengaturan rapat/sidang

4. Penyelenggaraan resepsi/jamuan kenegaraan

5. Penyelenggaraan upacara-upacara :

Hari Besar Nasional
Hari Besar Keagamaan
Peresmian Proyek
HUT Instansi/Organisasi
Upacara Bendera
Pelantikan, pengucapan sumpah dan serah terima jabatan
Penyerahan surat-surat kepercayaan/Credentials
Penandatanganan
Peresmian pembukaan/penutupan seminar/lokakarya
Penyematan Tanda kehormatan dan pemberian penghargaan
Temu Wicara
Pemakaman kenegaraan
Peletakan karangan bunga

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian protoler, alasan dibutuhkannya protokoler, tugas dan fungsi protokol. Semoga bermanfaat.