Pengertian Rapat, Jenis, Format Notula Rapat, dan Undangan Rapat

Rapat merupakan suatu forum yang diadakan untuk membahas sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan program kerja sebuah organisasi/perusahaan.

Rapat digunakan untuk menjadi satu-satunya forum untuk menyelesaikan masalah, pembahasan progam kerja, dan evaluasi program kerja. Dalam pelaksanannya, semua pihak dalam hal ini peserta rapat memiliki hak untuk menyampaikan saran, kritik dan pendapat secara terbuka, fokus dan lugas. 

Untuk mengadakan suatu rapat diperlukan beberapa hal seperti menentukan waktu rapat, menentukan agenda rapat, surat undangan rapat, dan notula rapat.

Pengertian Rapat

Rapat adalah pertemuan dalam sebuah organisasi/perusahaan yang diselenggarakan dengan tujuan  untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu permasalahan berdasarkan kesepakatan bersama demi tercapainya suatu tujuan. 

Kegunaan Rapat

Dengan adanya rapat, ada berbagai manfaat yang bisa didapatkan oleh organisasi/perusahaan, yaitu:

1. Forum diskusi untuk mengatasi permasalahan.
2. Forum silaturahmi dimana peserta atau antar pekerja yang biasanya jarang bertemu, dapat bertemu dalam forum rapat tersebut.
3. Forum demokrasi untuk mencapai kata mufakat.
4. Brainstorming, yaitu dalam rapat antara pimpinan dan peserta rapat dapat terjadi saling tukar ide untuk mencari solusi.
5. Dapat digunakan untuk memantau perkembangan proyek sehingga perusahaan dapat menentukan kebijakan yang akan diambil agar perkembangan proyek semakin bagus.
   
   

Syarat Rapat

Agar dalam pelaksanaannya berjalan dengan baik dan lancar, berikut ini adalah beberapa syarat yang harus terpenuhi dalam sebuah rapat, meliputi:

1. Suasana yang terbuka, yaitu setiap peserta siap menerima informasi yang datang dari siapa pun.
2. Berpartisipasi penuh, yaitu setiap peserta aktif ambil bagian dalam jalannya proses rapat tersebut.
3. Dikontrol oleh pimpinan rapat, yaitu agar rapat bisa berjalan dengan baik ketika setiap peserta menyampaikan pendapatnya maka harus dikontrol dan diarahkan oleh pimpinan rapat.
4. Terjadi adu argumentasi, yaitu di dalam mencari solusi sehingga diperlukan adanya argumentasi yang aktif dan baik. Argumen tersebut haruslah disampaikan dengan gagasan yang singkat jelas serta langsung menuju sasaran. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi monopoli pembicaraan dan memaksakan pendapat kepada kelompok lain karena semua pihak mempunyai hak mengeluarkan pendapatnya.
5. Dibuatkan notulensi rapat, yaitu pokok-pokok dalam rapat ditulis dan dirangkum dengan baik untuk kemudian dijadikan komitmen bagi semua peserta dengan penuh tanggung jawab.

Jenis-jenis Rapat

Ada berbagai macam rapat yang diselenggarakan oleh suatu organisasi/perusahaan, yaitu

1. Berdasarkan tujuannya

Berdasarkan tujuannya, rapat dibagi menjadi tiga jenis, yaitu:

• Rapat untuk penyampaian informasi, yaitu rapat yang diselenggarakan apabila pimpinan atau perusahaan ingin menginformasikan kebijakan atau peraturan baru, baik untuk sebagian ataupun seluruh karyawan. Contohnya rapat terkait adanya aturan terbaru terkait ketentuan seragam para pegawai. 

• Rapat untuk pemecahan masalah, yaitu rapat yang umumnya banyak dilakukan oleh organisasi/perusahaan untuk mengatasi masalah dengan dihadiri pimpinan dan para peserta rapat yang telah diundang sebelumnya. Pimpinan rapat harus mampu mengidentifikasi masalah dengan jelas dan lengkap. Contohnya rapat untuk mencari strategi pemecahan masalah karena harga bahan baku produksi yang naik.

• Rapat untuk pengambilan keputusan, yaitu rapat yang.diselenggarakan dengan tujuan untuk mengambil kebijakan yang tepat di tengah kondisi organisasi/perusahaan yang sedang mengalami perselisihan, agar terhindar dari kerugian. Contohnya rapat untuk memutuskan pengisian jabatan yang sedang kosong.

2. Berdasarkan periodisasi

Menurut periodisasinya, rapat dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

• Rapat berkala, yaitu rapat yang diadakan secara rutin menurut jangka waktu tertentu sesuai dengan kebijakan institusi atau organisasi, misalnya periode mingguan, bulanan, triwulan, dan sebagainya. Rapat ini diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah rutin dalam organisasi/perusahaan. Contohnya, rapat laporan produksi periode bulan Januari.

• Rapat khusus, yaitu rapat yang diadakan di luar rapat berkala karena untuk mengatasi permasalahan yang sifatnya mendadak dan memerlukan tindakan yang cepat untuk mengatasinya. Contohnya, perusahaan minuman mengadakan rapat khusus ketika akan ada kunjungan dari Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM).

Notula Rapat

Notula rapat atau notulensi adalah catatan tertulis tentang pembicaraan dalam rapat. Notulensi menggambarkan jalannya rapat yang berlangsung, permasalahan-permasalahan yang dibahas dan kesepakatan atau mufakat yang diambil.

Dalam penulisan notula rapat harus bersifat obyektif, yang artinya bahwa yang dicatat oleh notulis adalah hasil pembicaaan dan keputusan rapat, bukan hasil pemikiran notulis ataupun keputusan pribadi pemimpin rapat.

Adapun fungsi dari notula rapat yaitu sebagai berikut:

1. Sebagai dasar dan acuan untuk pertemuan rapat selanjutnya dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan yang belum terselesaikan. 
2. Sebagai dokumen yang nantinya disimpan sebagai arsip dalam organisasi tersebut.
3. Sebagai alat pengingat mengenai catatan atau hal-hal pokok yang telah dibicarakan dalam rapat yang disusun dalam bentuk notula rapat.
4. Sebagai sumber informasi bagi peserta yang tidak bisa hadir sehingga dapat mengetahui hal-hal apa saja yang telah dibahas dan dapat mengetahui bagaimana rapat berlangsung.

Format Notula Rapat

Secara terperinci format dari notulensi rapat adalah sebagai berikut:

1. Kop nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
2. Judul notula.
3. Hari, tanggal, waktu dan tempat.
4. Sifat rapat, apakah rapat rutin atau berkala, rapat khusus, dan sebagainya.
5. Pimpinan dan notulis rapat dituliskan.
6. Nama peserta rapat yang hadir.
7. Susunan acara rapat.
8. Ringkasan jalannya rapat. Pertanyaan dan ide atau masukan dari peserta perlu dituliskan.
9. Hasil atau keputusan rapat.
10. Catatan khusus.
11. Nama dan tanda tangan dari pimpinan dan notulis.

Dicetak dengan kop surat institusi/organisasi:

Nomor : 398/SMK.MU/E-1/II/2021
Lam : -
Perihal : UNDANGAN

                                                                                                                Kepada

                                                                                                                Yth. Bapak / Ibu guru

                                                                                                                SMK Miftahul Ulum

                                                                                                                di tempat,

Assalamu’alaikum. Wr. Wb.

Salam silaturrahim kami sampaikan semoga Allah SWT. senantiasa melapangkan kehidupan kita. Amin ya Robbal ‘Alamin.

Sehubungan memasuki ajaran baru SMK Miftahul Ulum Muncar tahun pelajaran 2020-2021, maka kami mengundang Bapak/Ibu guru pada :

                    Hari : Sabtu

                    Tanggal : 19 Februari 2020

                    Waktu : 08.00 WIB

                    Tempat : SMK Miftahul Ulum Muncar

                    Acara : Rapat awal tahun pelajaran 2020/2021

Demikian pemberitahuan dari kami, atas kehadiran dan perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Wassalammu ‘alaikum Wr. Wb

                                                                                                                Muncar, 10 Feb 2020

                                                                                                                Kepala Sekolah

                                                                                                                

                                                                                                               Koirul Ikhawan, S. Fil

Nb : Mohon Hadir dan Tepat Waktu

NOTULEN RAPAT PENETAPAN RAB PILKADES 2021 DESA KEDUNGRINGIN, KECAMATAN MUNCAR

I. RAPAT / SIDANG DILAKSANAKAN PADA :

    1. Hari : Sabtu
    2. Tanggal : 03 Juni 2021
    3. Dimulai Pukul : 14.00 WIB
    4. Tempat : Ruang Kepala Desa Kedungringin, Balai Desa Kedungringin
    5. Ketua Sidang/Rapat : Ketua Panitia PILKADES 2021
    6. Notulen Rapat : Sekretaris Panitia PILKADES 2021

II. RAPAT SIDANG DIHADIRI

    1. Menurut Undangan : 18
    2. Yang hadir : 18

III. ACARA RAPAT / SIDANG

    1. Pembukaan
    2. Penjelasan mengenai RAB PILKADES 2021
    3. Penetapan RAB PILKADES 2021
    4. Resume
    5 Penutup

IV. JALANNYA RAPAT / SIDANG

• Pembukaan tepat pukul 14.00 WIB dengan ucapan Basmalah rapat dibuka oleh ketua sidang.
• Dalam acara kedua ketua sidang menjelaskan mengenai RAB PILKADES 2021.
• Melalui beberapa pertimbangan yang telah dimusyawarahkan secara mufakat, telah ditetapkan Rancangan Anggaran Biaya (RAB) PILKADES 2021 dengan Besaran total Rp. 182.495.475 dengan rincian sebagaimana terlampir. Dan Pencairan biaya PILKADES dalam APBDes akan dibagi menjadi 2 tahapan.

V. RESUM

Setelah dibahas secara seksama sesuai dengan ketentuan / norma yang berlaku dengan dasar musyawarah dan penuh tanggung jawab. Sidang menetapkan Besar pembiayaan untuk RAB PILKADES 2021 sebesar Rp. 182.495.475 dengan rincian sebagai berikut: APBD Kabupaten Rp. 77.495.475 dan APBDes Rp 105.000.000 yang pencairanya akan dibagi menjadi 2 tahap.

V. PENUTUP

Ketua sidang menutup rapat pada pukul 16.00 WIB dengan Ucapan Al-hamdlulillahirobbil alamin.

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian rapat, jenis-jenis rapat, dan notula rapat. Keputusan yang diambil dalam rapat sebaiknya dicatat secara teliti dan lengkap agar tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda bagi para peserta rapat maupun pegawai yang tidak bisa hadir dalam rapat tersebut. Sebelum rapat diakhiri, sebaiknya notulis membacakan notulanya sehingga para peserta rapat dapat memberikan masukan jika masih ada kekurangan, guna penyempurnaan notula.