Rapat Pre Award Meeting (PAM) dan Pre Construction Meeting (PCM) dalam Proyek Konstruksi

Rapat merupakan suatu forum resmi yang diadakan untuk menyelesaikan masalah, membahas progam kerja, dan evaluasi pelaksanaan program kerja sebuah organisasi/perusahaan.

Dalam dunia konstruksi dikenal ada dua jenis rapat yang secara detail diatur dalam regulasi mengenai pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu Pre Award Meeting (PAM) dan Pre Construction Meeting (PCM).

Rapat PAM dan PCM ini dilaksanakan agar kontraktor bisa melakukan tugasnya dengan baik, tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku dan dapat menepati ketentuan mutu, waktu dan biaya pelaksanaan proyek. 

Mengenal Pre Award Meeting dan Pre Construction Meeting

Pre award meeting (PAM) atau rapat pra penunjukan, yaitu rapat yang membahas mengenai persiapan penunjukan penyedia jasa. 

Dalam rangkaian proses panjang sebuah pemilihan penyedia jasa, Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) sebagai Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) adalah pejabat yang diberi wewenang sesuai undang-undang untuk mengadakan perjanjian/kontrak dengan pihak Penyedia jasa.

Sebagai pejabat yang berwenang penuh terhadap penggunaan anggaran, KPA haruslah berhati-hati dalam menunjuk penyedia jasa dan sebab itulah rapat pre award meeting (PAM) ini perlu dilakukan. 

PAM ini harus dilakukan sebelum tanda tangan kontrak antara Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Penyedia Jasa.

Setelah penyedia jasa ditunjuk, KPA selaku pimpinan kegiatan pengadaan barang/jasa akan meminta pihak Penyedia untuk segera melaksanakan pekerjaan proyek di lapangan. 

Namun, sebelum mereka bekerja di lapangan, penyedia jasa dan KPA beserta struktur organisasinya harus melakukan rapat persiapan pelaksanaan pekeraan atau pre construction meeting (PCM).

Pelaksanaan PCM ini selambat-lambatnya dilakukan 7 hari (kalender) setelah Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) ditandatangani KPA. Singkatnya, rapat PCM ini dilakukan sebelum pekerjaan lapangan/pelaksanaan kontrak.

Fungsi PAM dan PCM

Kedua kegiatan rapat baik PAM dan PCM tersebut mempunyai fungsi yang sangat penting demi lancarnya pelaksanaan proyek konstruksi. Berikut detail penjelasan dari fungsi PAM dan PCM.

Pre award meeting (PAM) berfungsi sebagai berikut :

1. Untuk menyamakan persepsi dan juga menemukan kesepakatan terhadap hal-hal spesifik yang berhubungan dengan dokumen kontrak.
2. Sebagai bentuk tertib administrasi sebuah proyek dalam tahapan pekerjaannya, karena tahap perencanaan dan tahap pemilihan Penyedia Jasa juga menjadi menjadi bagian integral dari kegiatan proyek konstruksi.
3. Kedua belah pihak baik KPA dan Penyedia Jasa agar lebih profesional dan melihat seberapa jauh mereka menguasai proyek pekerjaan yang sedang dipimpinnya. 

Sementara itu, fungsi dilaksanakannya pre construction meeting berfungsi sebagai berikut :

1. Menjadi sarana perkenalan antara struktur organisasi KPA dengan struktur organisasi penyedia jasa. Dalam kegiatan rapat pre construction meeting ini para asisten dan staf dari pihak KPA bisa saling mengenal dengan para Tenaga Ahli dan supporting staff dari pihak Penyedia Jasa agar komunikasi terkait pekerjaan selanjutnya lebih lancar.
2. Menjadi alat kontrol atas keseluruhan tahapan pembangunan. Pihak jajaran KPA dapat melakukan identifikasi dan antisipasi terhadap proyek yang akan dikerjakan melalui pelaksanaan rapat PCM ini.
3. Menjadi alat legitimasi kedua belah pihak baik KPA maupun Penyedia jasa atas proses pekerjaan proyek yang terjadi di lapangan. 
   
   

Topik Bahasan dalam Rapat PAM dan PCM

Baik dalam rapat pre award meeting maupun pre construction meeting tentu saja ada banyak hal yang harus dibahas agar segala kemungkinan permasalahan yang timbul dalam proyek bisa diatasi dengan baik.

Hal-hal yang perlu dibahas mulai dari yang bersifat administrasi sampai ke hal-hal teknis seperti spesifikasi dan volume material, supplier yang akan dipilih, bahkan sampai kepada pembahasan apa saja alat pelindung diri (APD) dalam pekerjaan konstruksi yang dibutuhkan. 

Item yang dibahas dalam pre award meeting adalah sebagai berikut :

1. Ketentuan terkait dengan jumlah persentase nilai jaminan pelaksanaan, termasuk masa berlaku dan batas waktu penyerahan jaminan pelaksanaan;
2. Jenis asuransi yang digunakan dimana harus diserahkan sebelum pelaksanaan tanda tangan kontrak/perjanjian;
3. Harga satuan timpang;
4. Ketentuan perhitungan eskalasi biaya pada proyek;
5. Hal-hal yang telah diklarifikasi dan dikonfirmasi pada saat evaluasi penawaran (evaluasi administrasi, teknis, dan harag); dan lain sebagainya.
    

Hasil rapat PAM ini kemudian dituangkan dalam notulen rapat dan juga dalam Berita Acara Pre Award Meeting.

Sedangkan item pembahasan pre construction meeting adalah sebagai berikut :

1. Penyusunan Program mutu;
2. Rencana K3 Kontrak;
3. Organisasi kerja;
4. Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan;
5. Jadwal pelaksanaan pekerjaan, termasuk juga uraian tentang metode pelaksanaan pekerjaan;
6. Jadwal pengadaan bahan/material, termasuk mobilisasi peralatan dan tenaga kerja;
7. Penyusunan rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lokasi pekerjaan;
8. Sosialisasi kepada masyarakat di sekitar lokasi setempat mengenai rencana kegiatan proyek.
   
   

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan oleh Peserta dalam rapat PCM secara detail adalah:

1. Dalam rapat pre construction meeting masing-masing pihak dalam hal ini PPK bersama dengan Penyedia, unsur perencanaan, dan unsur pengawasan harus berperan aktif terhadap hal-hal yang sangat mungkin terjadinya dualism pengertian terhadap klausul-kalusul dokumen kontrak (termasuk Nilai Kontrak, TOR atau Kerangka Acuan Kerja (KAK), dan juga Spesifikasi Teknis dan Gambar Teknis). 
2. Masing-masing pihak harus menyamakan persepsi tentang pasal-pasal dan butir-butir yang tertuang dalam dokumen kontrak, meliputi asuransi pekerjaan, pekerjaan tambah kurang (contract change order), penyelesaian perselisihan, pemeliharaan pekerjaan, kompensasi, denda, pemutusan kontrak, dan hal-hal lain yang dianggap perlu.