Mengenal Stock Opname, Tujuan, Fungsi, dan Prosedur Pelaksanaannya

Perhitungan dan pemeriksaan fisik persediaan barang yang selanjutnya disebut stock opname adalah pemeriksaan antara stok fisik barang persediaan yang tersedia di dalam gudang (tempat penyimpanan) dengan stok yang tercatat di dalam daftar inventaris pada sistem komputer atau aplikasi persediaan.

Apa yang Dimaksud Stock Opname?

Jadi definisi Stock opname adalah kegiatan perhitungan persediaan fisik (barang dagang) atau stok yang disimpan di dalam toko atau gudang. 

Oleh karena itu sistem persediaan fisik persediaan ini harus dilakukan perusahaan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang dalam pelaporan transaksi keuangan.

Stock opname dilakukan atas dasar alasan untuk mengetahui laba rugi barang yang telah dihitung secara seksama sehingga atasan atau top management dapat merencanakan kebijakan-kebijakan atau strategi operasional yang tepat untuk dijalankan pada masa yang akan datang.

Tujuan Stock Opname

Stock opname merupakan salah satu teknik pengendalian barang dalam bisnis usaha perdagangan dengan tujuan sebagai berkut:

1. Untuk mengontrol persediaan barang, apakah terdapat kesesuaian antara jumlah barang fisik dengan catatan pembukuan atau data daftar inventaris di dalam sistem komputer.
2. Untuk perbandingan laporan keuangan tahun yang lalu dengan laporan keuangan tahun ini.
3. Untuk menuntut barang yang telah diterima dalam keadaan cacat dan kurang sehingga Bagian Gudang dapat melakukan recycle/daur ulang.
4. Untuk mengetahui dengan tepat barang yang tidak sesuai dengan kondisi persediaan di dalam gudang.
5. Untuk mencegah terjadinya kehilangan barang karena dilakukan pemeriksaan secara rutin.
6. Untuk mengetahui dengan tepat kondisi barang di dalam gudang, apakah barang dalam kondisi sudah kadaluarsa, rusak atau tidak lengkap.

Fungsi dan Kegunaan Stock Opname

Stock opname mampu memberikan gambaran informasi tentang apa yang sebenarnya terjadi di gudang, meliputi data persediaan barang. Nah, fungsi lain dari stock opname adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui kondisi persediaan stock barang secara rill.
2. Mengetahui arus barang yang masuk atau keluar setiap harinya sehingga bisa dibuatkan laporan keluar masuk barang.
3. Membantu memastikan seluruh aktifitas penerimaan dan pengiriman barang berjalan sesuai dengan prosedur kerja yang telah dibuat.
4. Sebagai alat perbandingan nilai barang persediaan tahun sebelumnya dengan tahun berjalan, apakah mengalami naik atau turun sehingga pelaku usaha dapat mengetahui perkembangan bisnisnya.
5. Untuk pencocokan data dan menghitung apakah ada barang yang hilang. 
   
   

Prosedur Operasional Stock Opname

Perhitungan dan pemeriksaan barang di gudang memerlukan prosedur operasional yang rapi agar pelaksanaannya bisa berjalan dengan lancar dan tidak menganggu aktivitas produksi atau pengiriman barang ke konsumen. Berikut ini adalah prosedur opersional stock opname yang biak:

1. Perusahaan membentuj tim stock opname yang terdiri dari minimal terdapat satu koordinator dan dua orang sebagai admin dan kepala gudang, yang bertugas sebagai berikut:

• Admin, yaitu pegawai tim stock opname yang diberi tugas untuk menyiapkan, mendistribusikan count tag/kartu formulir barang serta menerimanya dari tim lapangan, kemudian pengecekan count tag yang sudah diisi dan melakukan data entry.
• Kepala gudang, yaitu pegawai tim stock opname yang bertugas untuk melakukan perhitungan fisik barang.

2. Jika jadwal pemeriksaan stock opname rutin dilakukan, maka perusahaan sebaiknya memberikan pemberitahuan atau informasi ke agen atau distributor bahwa ada jadwal stock opname; sehingga tidak ada pengiriman selama stock opname berlangsung.

3. Selain distributor dan agen, pemberitahuan juga perlu dilakukan kepada supplier agar pihaknya tidak mengirim barang atau bahan baku selama pelaksanaan pemeriksaan stock opname.

4. Petugas harus dapat memastikan semua catatan dokumen penerimaan maupun pengeluaran barang sudah diinput ke dalam sistem atau aplikasi  sebelum dipatenkan menjadi data persediaan stock barang.

5. Petugas mencetak count tag. Adapun data yang harus tercantum di dalam formulir count tag yaitu: nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan kolom kosong yang nantinya diisi jumlah, jenis kemasan, satuan, tanda tangan orang gudang.

Tahapan Pelaksanaan Perhitungan Stock Opnamae

Untuk tahapan pelaksanaan perhitungan stock opname ini, artinya perusahaan menjalankan stock opname secara rutin, biasanya dilakukan dua kali dalam satu bulan, minggu pertama dan minggu ketiga, atau disesuaikan dengan aktifitas gudang. Adapun tahapan pelaksanannya yaitu sebagai berikut:

1. Tahap persiapan

Petugas perlu berbagi tugas dan tanggung jawab, mempersiapkan peralatan untuk pemeriksaan stock opname, persiapan dokumen administrasinya baik manual maupun yang terkomputerisasi.

2. Tahapan pelaksanaan

Kepala Bagian Gudang melakukan perhitungan manual persediaan barang yang ada sesuai kode, nama barang dan merk ketika barang masuk. 

Jika dalam pelaksanaan stock opname ditemukan ketidaksesuaian antara barang dengan data maka Kepala Bagian Gudang wajib melakukan peninjauan ulang sehingga hasil yang didapat bisa langsung diserahkan kepada bagian Admin untuk dilakukan entry data dan rekonsiliasi dengan menggunakan komputer dan menarik kesimpulan.

3. Tahap penyelesaian

Dalam tahap akhir dari pelaksanaan stock opname, petugas menjalankan pekerjaan berikut ini:

• Membuat laporan hasil stock opname;
• Merekonsiliasi (membuat rincian perbedaan) antara hasil fisik dengan catatan administrasi gudang apabila terjadi ketidaksesuaian;
• Melakukan entry data ke sistem administrasi gudang baik manual maupun komputer dan kemudian melaporkannya ke bagian manajemen perusahaan.
• Membuat berita acara hasil pemeriksaan stock opname;

Dengan demikian pelaksanaan perhitungan stock opname ini dilakukan untuk menghindari adanya kerugian akibat barang yang hilang atau rusak, dan juga dapat menyeleksi barang-barang yang baik lalu untuk dipilih menjadi yang terbaik demi menciptakan kualitas agar tercapainya kepuasan pelanggan