Tujuan dan Fungsi BCP (Business Continuity Plan) Serta Cara Menyusunnya

Perusahaan dapat memimalisir terjadinya risiko bisnis atau dampak dari risiko tersebut. Untuk dapat memiliki manajemen risiko yang baik, maka perusahaan membutuhkan perencanaan keberlangsungan bisnis atau business continuity plan (BCP) yang baik pula. 

Setiap organisasi atau perusahaan pasti memiliki risiko usaha. Dengan dilakukannya penyusunan BCP, maka perusahaan akan lebih siap dalam menghadapi dan menangani keberadaan ancaman-ancaman gangguan yang mungkin akan dihadapi oleh setiap perusahaan tersebut.

Apa itu BCP (Business Continuity Plan)?

Business continuity planning (BCP) merupakan bagian penting dari Business Continuity Management (BCM). BCP adalah suatu proses identifikasi dan proteksi yang direncanakan perusahaan atau organisasi untuk menjaga proses bisnisnya agar tetap berada pada level aman, meskipun bisnis tersebut terkena gangguan.

Tujuan BCP

Tujuan utama Business continuity plan (BCP) adalah untuk menjadi panduan perusahaan dalam merespon, melindungi, melanjutkan dan mengembalikan (respond, recover, resume, restore) proses bisnis perusahaan ke level yang telah didefinisikan sebelumnya setelah terjadi gangguan.

Fungsi BCP

Berikut ini adalah fungsi dari Business Continuity Plan (BCP), yaitu:

• Menjadi sebuah jaminan untuk perusahaan atau organisasi agar dapat menghadapi risiko-risiko yang mungkin muncul dalam aktivitas bisnisnya.
• Mengurangi risiko kerugian keuangan dan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam proses pemulihan dari suatu bencana yang menimpa perusahaan sesegera mungkin. 
• Memperkecil efek atau dampak dari gangguan yang mengganggu aktivitas bisnis perusahaan serta memberikan prosedur yang terorganisir untuk memulihkan sistem komputer perusahaan, jaringan, dan infrastruktur-infrastruktur lain.
• Melengkapi dan memperkuat sistem sehingga dapat menjadi sistem yang handal. 
  
  

Jenis Gangguan Aktivitas Binsis

BCP atau perencanaan keberlangsungan bisnis merupakan salah satu rencana pemulihan yang digunakan untuk menangani keberadaan ancaman dan gangguan terhadap aktivitas bisnis.

Selain itu, BCP juga menjadi alat bantu yang dapat digunakan untuk memperkecil dampak yang ditimbulkan dari gangguan dan membuat keberjalanan suatu proses bisnis tetap berlangsung.

Berikut ini adalah jenis-jenis gangguan aktivitas bisnis yang dapat timbul:

• Alam (natural disaster);
• Ulah manusia (man made disaster); dan 
• Gangguan operasional (operational disruption).

Tahapan Penyusunan Konsep BCP

Pada proses penyusunan BCP terdapat beberapa tahapan penting yang harus dijalankan agar proses perencanaan dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan keluaran yang optimal. Berikut ini adalah cara menyusun business continuity plan (BCP) yang baik, yaitu:

1. Memahami proses bisnis

Untuk dapat mengembangkan BCP perusahaan membutuhkan pemahaman menyeluruh terhadap proses bisnis yang akan dijalankan. 

Termasuk perusahaan harus mampu mendefinisikan misi organisasi, target organisasi, keluaran dan masukan yang diinginkan, kebutuhan sumber daya, dan juga menentukan pemasok eksternal dan kontrak perjanjian organisasi,

2. Menilai Risiko

Perusahaan atau organisasi perlu melakukan penilaian risiko. Dengan BCP tersebut, perusahaan akan mampu mengdentifikasi, menganalisis dan mengevaluasi risiko yang penting untuk dilakukan agar mendapatkan pemahaman mengenai dampak dari suatu gangguan atau ancaman bisnis tersebut.

Dengan begitu, maka perusahaan dapat mencapai hasil atau tujuan yang sudah direncanakan dan ditetapkan, dapat dipertahankan atau bahkan ditingkatkan.

3. Mempersiapkan BCP
 

Perusahaan mempersiapkan BCP dengan cara membuat keluaran dari business continuity (BC). Setelah BCP terbentuk, maka akan dilakukan pengujian dan kemudian meunggu persetujuan dari pihak manajemen perusahaan. BCP akan dieksekusi ketika perusahaan mengalami suatu gangguan pada aktivitas bisnisnya.

4. Melakukan Pengujian Perencanaan
 

Saat suatu bisnis mengalami gangguan, maka pekerja yang terkait harus mengetahui apa yang harus dilakukan. Pekerja yang memiliki peran dan tanggung jawab dalam BCP harus secara teratur mempraktikan peran mereka untuk melakukan pengetesan terhadap BCP. 

Itulah penjelasan mengenai konsep BCP. BCP membantu perusahaan atau organisasi untuk dapat tetap melanjutkan proses bisnis yang kritikal dalam situasi normal maupun gangguan/bencana. Perusahaan melakukan perencanaan Business Continuity Plan (BCP) agar dapat mengantisipasi gangguan-gangguan bisnis yang mungkin datang dengan tidak terduga.