Mengenal Perbedaan Surat Edaran dan Memo, Cara Membuat, dan Contoh-Contohnya

Surat Edaran (SE) digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk menginformasikan kepada internal organisasi atau juga kepada pelanggannya tentang perubahan penting terkait dengan kebijakan atau keputusan pada organisasi tersebut. 

Perubahan-perubahan tersebut dapat berupa adanya alamat baru, perubahan manajemen, jadwal buka, jadwal libur, dan lain sebagainya.

Meskipun Surat Edaran ini ada yang bersifat internal, namun berbeda dengan yang biasa kita kenal dengan istilah Memo. SE yang bersifat internal ini dapat dikirimkan kepada seluruh staf di dalam suatu perusahaan, atau mahasiswa jika itu merupakan kampus, untuk menginformasikan kepada mereka, misalnya tentang instruksi, pemaharuan informasi, perubahan jadwal masuk, masalah administrasi, dan lain sebagainya.

Apa itu Surat Edaran?

Surat Edaran atau Circular letter adalah surat penting yang harus diedarkan/disebarluaskan sebagai media hubungan komunikasi baik untuk kalangan internal ataupun eksternal sehingga fungsi organisasi tersebut tetap dapat berjalan dengan lancar.
 

Perbedaan Surat Edaran dan Memo

1. Surat Edaran dimaksudkan untuk diseberluaskan secara massal sedangkan memo ditujukan untuk individu atau beberapa orang yang dipilih saja.
2. Surat Edaran memuat informasi atau pengumuman umum dan memiliki beberapa pokok bahasan sedangkan memo memuat inti pokok bahasan yang terbatas.
3. Memo bersifat untuk kalangan internal saja sedangkan Surat Edaran tidak hanya berfifat intenal namun juga dapat digunakan sebagai media komunikasi untuk kalangan eksternal juga.
   
   

Ciri-Ciri Surat Edaran

Surat Edaran yang disusun dengan baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Publisitas atau penyiaran dilakukan secara luas

Salah satu karakteristik surat edaran adalah membuat publikasi informasi seluas-luasnya.

2. Surat Edaran dibuat sangat sederhana

Surat Edaran dibuat dengan bahasa yang jelas dan sederhana sehingga yang menerimanya tidak kesulitan dalam memahaminya.

3. Disusun secara padat dan ringkas

Surat Edaran dibuat dengan ringkas namun lengkap dan tidak menimbulkan makna ganda.

4. Bahasa yang digunakan sopan

Surat Edaran harus disusun dengan bahasa yang sopan karena disampaikan kepada pihak luar.

5. Persuasif 

Surat Edaran ditulis dengan bahasa yang persuasif sehingga dapat mempengaruhi keputusan pembacanya.

6. Bersifat universal

Format, pesan, dan susunan kata dalam Surat Edaran harus disusun dengan memperhatikan semua pihak yang berkepentingan sehingga dapat diterima dengan baik.

7. Bebas dari kontroversi

Surat Edaran harus dibuat tanpa adanya kontroversi politik, agama, sosial atau lainnya.

Jenis-Jenis Surat Edaran

Sebelum mengetahui cara menulis surat edaran yang baik, sebaiknya ketahui terlebih dahulu jenis-jenisnya, yaitu:

• Surat Edaran Bisnis/Perdagangan, yaitu surat edaran yang memuat informasi terkait bisnis. Sebagai contoh, surat edaran yang berkaitan dengan pembukaan cabang baru, peluncuran bisnis baru, surat edaran perubahan alamat, surat edaran tentang produk dan layanan baru, dan lain sebagainya.
• Surat Edaran non-perdagangan, yaitu surat edaran yang bersifat non-bisnis. Sebagai contoh, surat edaran perubahan jadwal masuk kuliah Universitas XYZ.

Manfaat Surat Edaran 

Surat Edaran memiliki peran yang sangat penting untuk pertumbuhan dan perkembangan sebuah bisnis. Surat ini banyak digunakan di berbagai sektor, seperti sektor perusahaan, sekolah, perguruan tinggi, dan berbagai tempat kerja untuk menyampaikan informasi pembaruan. Manfaat dari surat edaran dibahas secara singkat di bawah ini.

• Media Untuk Penyampaian Informasi yang Mudah

Surat Ederan merupakan metode yang mudah dalam rangka penyampaian informasi penting kepada sekelompok besar orang. 

Informasi tersebut dapat disampaikan secara massal dengan harga yang murah. Hal ini juga berguna dalam menghasilkan umpan balik yang cepat dari para pembacanya. 

• Mampu Menghemat Waktu 

Surat Edaran sangat efisien karena dapat dikirimkan ke sebagian besar orang secara bersamaan. Surat ini dapat disampaikan melalui papan pengumuman. Oleh karena itu, Anda dapat menghemat banyak waktu.

• Meningkatkan Kepercayaan Konsumen 

Surat Edaran yang dibuat dengan baik, meyakinkan, dan menarik dapat dengan mudah meningkatkan kepercayaan konsumen.

Cara Membuat Surat Edaran

1. Langsung ke Intinya

Tentu di zaman sekarang ini tidak ada yang ingin membuang banyak waktu untuk membaca sebuah informasi yang bertele-tele. Nah, oleh karenanya dalam menyusun surat edaran ini harus dibuat pokok-pokok bahasan secara ringkas dan mengapa itu penting bagi para pembacanya.

2. Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Ringkas

Untuk memastikan surat edaran yang disusun tersebut dapat menjangkau pembaca, maka gunakanlah bahasa yang ringkas dan sederhana.

Pastikan hanya menyertakan informasi yang diperlukan. Cobalah membuat daftar poin-poin yang perlu dicantumkan dalam surat dan mulailah membuat draf-nya. Setelah itu, beri tanda centang mana saja poin-poin yang memang benar-benar dibutuhkan oleh pembaca sehingga terhindar dari kesan yang bertele-tele.

3. Jangan Membagian Informasi yang Bersifat Sensitif

Pastikan Anda tidak memberikan informasi rahasia atau sensitif apa pun dalam surat edaran yang mungkin saja dapat berdampak buruk pada tim atau organisasi Anda. Ini sangat penting ketika menulis surat edaran untuk jumlah pembaca yang besar.

4. Lakukan Koreksi Surat Edaran yang Telah Dibuat

Terakhir, jangan lupa untuk mengoreksi surat edaran yang telah Anda buat. Mintalah rekan kerja untuk membacanya ulang dan mengkoreksi jika ada yang salah.

Contoh-Contoh Surat Edaran

1. Surat Edaran Kampus

 2. Surat Edaran Covid-19

3. Surat Edaran Kementerian Perhubungan terkait Perkembangan Covid-19

4. Surat Edaran Bisnis tentang Hari Libur

5. Surat Edaran Dinas Pendidikan

6. Surat Edaran Kenaikan Harga

7. Surat Edaran LKPP

Nah, itulah ulasan mengenai pengertian surat edaran, cara membuat, perbedaan surat pembaca dan memo, serta contoh-contohnya. Mudah-mudahan dapat Anda gunakan sebagai referensi dalam menyusun surat edaran di instansi Anda.