Rekap Penjualan, Struktur, Contoh, dan Cara Membuatnya

Dalam dunia bisnis, rekap penjualan berperan penting demi memberikan penilai terkait kemajuan atau kemunduran usaha perdagangan yang dijalani. Tentu saja rekap atau laporan penjualan ini harus diketahui oleh semua pihak, bukan hanya bagian sales dan marketing saja. 

Dengan adanya laporan yang tepat dan terperinci, maka evaluasi dan potensi yang dimiliki dalam hal pemasaran bisa lebih mudah diketahui. Perusahaan juga bisa mengambil keputusan yang tepat sesuai dengan isi laporan tersebut. 

Pengertian Rekap Penjualan

Rekap atau disebut juga dengan laporan penjualan adalah kumpulan data seputar penjualan produk perusahaan yang tercatat dalam format yang sudah terstruktur. Data ini sifatnya informatif karena memberikan informasi nyata seputar transaksi yang terjadi dalam hal penjualan produk. 

Informasi penjualan ini ada yang dicatat dalam bentuk harian ataupun bulanan tergantung kebutuhannya. Khusus untuk laporan penjualan harian, sifatnya wajib untuk mempermudah pencatatan laporan dalam lingkup yang lebih besar. 

Struktur / Isi Laporan Penjualan

Dengan banyaknya fungsi dan peran penting laporan penjualan dalam sebuah bisnis, pembuatan laporan ini menjadi hal wajib yang harus dilakukan oleh semua usaha perdagangan. Agar bisa membuatnya dengan benar, maka isi atau struktur rekap penjualan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut. 

1. Struktur Laporan dari Segi Produk

Untuk membuat laporan penjualan yang dilihat dari sisi produknya, beberapa komponen atau isi yang wajib ada  di dalamnya meliputi:

a. Tanggal

Berisi tanggal, bulan, serta tahun terjadinya pembelian produk tertentu oleh konsumen.

b. Nama Produk yang Terjual

Nama produk adalah bagian penting yang menjadi objek utama dalam laporan penjualan dari sisi produk. Pastikan untuk mengisi komponen ini dengan singkat padat dan jelas terkait nama serta spesifikasi produk yang terjual.

c. Kode Produk

Setiap perusahaan dagang tentu memiliki kode khusus untuk setiap produk yang dijual demi mempermudah proses klasifikasi produk tersebut.

d. Kuantitas

Kuantitas berkaitan dengan jumlah produk yang laku terjual dalam waktu dan tanggal yang sudah tercatat. 

e. Harga

Harga yang dimaksud dalam rekap catatan penjualan dari segi produk ini adalah harga jualnya kepada konsumen yang sudah termasuk kelebihan untung di dalamnya. 

f. Jumlah

Adalah total barang yang terjual pada tanggal yang sama dengan cara mengalikan harga jual dengan kuantitas barang. 

2. Struktur Laporan dari Segi Pelanggan

Untuk menyajikan laporan keuangan dari sudut pandang pelanggannya, tentu saja komponen dan struktur yang ada di dalamnya juga memiliki sedikit perbedaan, di antaranya:

a. Tanggal

Berisi tanggal terjadinya transaksi yang dilakukan oleh pelanggan tertentu dan ditulis pada kolom pertama laporan penjualan ini. 

b. Nomor Order

Setiap perusahaan dagang biasanya juga sudah memiliki daftar nomor order yang ditulis dalam bentuk kode dan menyesuaikan dengan urutan waktu ordernya. 

c. Nama Pelanggan

Bagian terpenting dalam laporan penjualan dari sudut pandang konsumen adalah nama dari konsumen atau pelanggan itu sendiri. 

d. Sub Total Belanja

Pelanggan yang melakukan transaksi tentu memiliki jumlah belanja yang berbeda-beda. Jumlah inilah yang ditulis dalam bagian sub total. 

e. Diskon 

Diskon berisi potongan harga tertentu yang diberikan perusahaan kepada pelanggan yang memenuhi kriteria untuk mendapat diskon. Jika pelanggan tersebut tidak mendapat potongan, tentu bagian ini bisa dikosongkan.

f. Total Penjualan

Jumlah nominal belanja dari pelanggan yang sudah dikurangi diskon adalah total penjualan.

g. Pembayaran

Berisi biaya atau nominal uang yang harus dikeluarkan oleh pelanggan tertulis untuk melakukan pembayaran. Termasuk yang sudah dikurangi dengan diskon.  

h. Saldo

Total penjualan yang dilakukan perusahaan dalam periode tertentu. 

Baca juga: Prosedur Retur Barang

Cara Membuat Rekap Penjualan

Apabila sudah mengetahui komponen serta struktur yang benar dalam membuat rekap hasil penjualan, tentu saja cara membuatnya menjadi lebih mudah dan cepat. Membuat rekapan ini bisa secara manual ataupun menggunakan aplikasi.

Berikut cara dan tahapan yang wajib diterapkan dalam membuat laporan hasil penjualan baik dalam bentuk harian ataupun bulanan pada periode tertentu.

1. Menentukan Audiens dari Laporan yang Dibuat

Laporan atas hasil penjualan memiliki audiens yang berbeda-beda. Bisa untuk diri sendiri sebagai bahan evaluasi penjualan, ataupun untuk perusahaan sebagai penilaian kinerja penjualan yang dilakukan. 

Jika audiens adalah pihak perusahaan yang ingin mendapat laporan terkait data penjualan kepada pelanggan tertentu, maka rekap yang ditulis bisa dari sisi pelanggannya. Sementara untuk rekap yang dipakai bahan evaluasi penjualan perusahaan, bisa menulis laporan dari sisi produknya.

2. Mencatat Komponen yang Wajib Ditulis

Setelah menentukan audiens, barulah komponen yang sesuai dengan laporan tersebut bisa ditentukan dan ditulis dalam bentuk tabel yang terstruktur. Pastikan untuk menulis komponen sesuai urutannya agar lebih mudah membaca hasil rekap yang ditulis. 

3. Mengumpulkan Data dan Bukti Transaksi yang Tepat Terkait Komponen Tersebut

Untuk melengkapi kolom-kolom dan template yang sudah dibuat, data dan bukti transaksi selama periode tertentu bisa dikumpulkan terlebih dahulu. Bukti bisa berupa nota atau invoice dari transaksi penjualan yang telah dilakukan pada konsumen. 

4. Mengisi Data Pada Kolom Atau Template yang Sudah Tersedia

Langkah terakhir adalah menuangkan atau mencatat semua transaksi yang telah dikumpulkan selama periode tertentu pada kolom atau template yang sudah tersedia. Proses ini menjadi bagian final yang paling mudah karena hanya menyalin semua data ke dalam tabel yang terstruktur. 

Contoh Rekap Penjualan

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, rekap atau laporan penjualan ini bersifat fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhannya. Penulisannya dalam lingkup kecil atau pribadi bisa secara manual ditulis dalam buku khusus saja.

Tapi untuk laporan yang jangkauannya lebih luas, bisa diketik dalam excel atau memanfaatkan software lainnya yang berkaitan dengan komponen laporan penjualan. Berikut beberapa contoh hasil rekap atau laporan penjualan yang bisa dijadikan tolak ukur. 

1. Contoh Rekap Penjualan Bulanan dalam Excel

Download melalui link berikut: Rekap Penjualan Perbulan


2. Contoh Rekap Penjualan Harian dengan Excel

Meskipun laporan atau rekap penjualan memiliki banyak versi dilihat dari periode dan ruang lingkupnya, namun inti dari pencatatan ini adalah memberikan informasi lengkap terkait penjualan produk dan juga omzet yang didapatkan. Jadi pastikan untuk mengumpulkan bukti riil transaksi penjualan sebelum merekapnya dalam sebuah template yang terstruktur.