√Lengkap Contoh Surat Permintaan Penawaran Harga: Ini Manfaat Dan Cara Membuatnya!

Contoh surat permintaan penawaran harga, atau "Request for Quotation" (RFQ), adalah surat yang dibuat oleh perusahaan untuk mengajukan permintaan penawaran harga kepada supplier atau penjual produk atau jasa yang dibutuhkan.

Surat ini biasanya ditujukan ke vendor atau supplier yang dipilih oleh perusahaan/institusi, dengan tujuan agar mereka dapat memberikan penawaran harga yang terbaik bagi produk atau jasa yang dibutuhkan.

Surat Permintaan Penawaran Harga biasanya berisi informasi tentang spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, jangka waktu pengiriman, serta informasi lain yang dianggap penting oleh perusahaan/institusi. Surat ini juga biasanya mencantumkan batas waktu untuk mengirim penawaran harga yang telah ditentukan, sehingga supplier atau penjual dapat mengirimkan penawaran harga tepat waktu.

Setelah menerima penawaran harga dari beberapa supplier atau penjual, perusahaan/institusi dapat membandingkan harga yang ditawarkan dan memutuskan vendor/supplier ayang akan dipilih. Penentuan supplier atau penjual yang akan dipilih biasanya didasarkan pada harga yang ditawarkan, kualitas produk atau jasa yang ditawarkan, serta reputasi supplier atau penjual tersebut.

Manfaat Surat Permintaan Penawaran Harga

Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan surat permintaan penawaran, di antaranya adalah:

1. Mempermudah proses pemilihan supplier atau penjual

Surat permintaan penawaran dapat membantu perusahaan/institusi dalam mempermudah proses pemilihan supplier atau penjual yang tepat. Dengan menyajikan informasi yang lengkap dan detail mengenai produk atau jasa yang dibutuhkan, perusahaan dapat dengan mudah membandingkan penawaran harga yang diterima dari berbagai supplier atau penjual.

2. Memperoleh harga terbaik

Surat permintaan penawaran dapat membantu perusahaan/institusi dalam memperoleh harga terbaik untuk produk atau jasa yang dibutuhkan. Dengan mengirim surat permintaan penawaran ke beberapa supplier atau penjual, perusahaan dapat membandingkan penawaran harga yang diterima dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang telah ditentukan.

3. Menyajikan informasi yang lengkap dan terstruktur

Surat permintaan penawaran membantu perusahaan/institusi dalam menyajikan informasi yang lengkap dan terstruktur mengenai produk atau jasa yang dibutuhkan. Hal ini memudahkan supplier atau penjual dalam menyusun penawaran harga yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan/institusi.

4. Meningkatkan efisiensi waktu

Surat permintaan penawaran dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam proses pemilihan supplier atau penjual. Dengan menyajikan informasi yang lengkap dan detail, supplier atau penjual dapat lebih cepat menyusun penawaran harga yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan/institusi.

Komponen/Bagian Surat Permintaan Penawaran Harga

Berikut adalah beberapa informasi yang biasanya dicantumkan dalam Surat Permintaan Penawaran Harga:

1. Tanggal

Cantumkan tanggal surat dibuat, agar supplier atau penjual dapat mengetahui kapan surat tersebut dibuat.

2. Alamat pengirim dan penerima

Cantumkan alamat pengirim dan penerima surat, agar supplier atau penjual dapat mengetahui kepada siapa surat tersebut ditujukan.

3. Subjek/perihal surat

Cantumkan subjek/perihal surat, seperti "Surat Permintaan Penawaran Harga - Produk XYZ". Ini akan membantu supplier atau penjual mengetahui apa yang akan dibahas dalam surat tersebut.

4. Spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan

Cantumkan spesifikasi lengkap produk atau jasa yang dibutuhkan, termasuk jenis, ukuran, dan kualitas. Jika perlu, sertakan contoh gambar atau spesifikasi teknis produk atau jasa yang dibutuhkan.

5. Jumlah yang dibutuhkan

Tentukan jumlah produk atau jasa yang dibutuhkan, agar supplier atau penjual dapat mengetahui berapa banyak produk atau jasa yang harus disediakan.

6. Jangka waktu pengiriman

Tentukan jangka waktu pengiriman yang diinginkan, agar supplier atau penjual dapat mengetahui kapan produk atau jasa tersebut harus tersedia.

7. Batas waktu untuk mengirim penawaran harga

Tentukan batas waktu untuk mengirim penawaran harga yang telah ditentukan, agar supplier atau penjual dapat mengirimkan penawaran harga tepat waktu.

8. Informasi lain yang dianggap penting

Cantumkan informasi lain yang dianggap penting, seperti syarat pembayaran, garansi, dan lainnya. Ini akan membantu supplier atau penjual dalam menyusun penawaran harga yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

9. Penutup surat

Tutup surat dengan cara yang sopan, seperti "Terima kasih atas perhatian Anda. Kami menunggu penawaran harga yang terbaik dari Anda."

10. Tanda tangan

Tanda tangani surat Anda sebagai pengirim surat, agar supplier atau penjual dapat mengetahui bahwa surat tersebut dikirim oleh Anda.

Cara Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat Surat Permintaan Penawaran Harga:

1. Tentukan tujuan surat

Sebelum memulai menulis surat, tentukan terlebih dahulu tujuan surat ini. Apakah Anda ingin meminta penawaran harga untuk produk atau jasa tertentu? Ataukah Anda ingin menanyakan informasi harga produk atau jasa yang tersedia?

2. Buat daftar produk atau jasa yang dibutuhkan

Buat daftar lengkap produk atau jasa yang akan Anda minta penawaran harganya. Pastikan untuk mencantumkan spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan, seperti jenis, ukuran, dan kualitas. Jika perlu, sertakan contoh gambar atau spesifikasi teknis produk atau jasa yang dibutuhkan.

3. Tentukan jumlah dan jangka waktu pengiriman

Tentukan jumlah produk atau jasa yang dibutuhkan dan jangka waktu pengiriman yang diinginkan. Ini akan membantu supplier atau penjual dalam menentukan harga yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

4. Tentukan batas waktu untuk mengirim penawaran harga

Tentukan batas waktu untuk mengirim penawaran harga yang telah ditentukan, agar supplier atau penjual dapat mengirimkan penawaran harga tepat waktu.

5. Buat draft surat

Buat draft surat yang mencantumkan informasi tentang produk atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, jangka waktu pengiriman, serta batas waktu untuk mengirim penawaran harga. Jika perlu, sertakan contoh gambar atau spesifikasi teknis produk atau jasa yang dibutuhkan.

6. Sesuaikan surat dengan format yang sesuai

Sesuaikan surat dengan format yang sesuai, dengan mencantumkan tanggal, alamat pengirim dan penerima, serta subjek surat.

7. Revisi dan periksa kembali surat

Revisi dan periksa kembali surat Anda untuk memastikan bahwa semua informasi yang disajikan benar dan lengkap. Pastikan bahwa surat Anda ditulis dengan jelas dan mudah dipahami.

8. Kirim surat kepada supplier atau penjual yang dipilih

Setelah selesai menyusun surat, kirim surat kepada supplier yang sesuai dengan kebutuhan produk atau jasa yang Anda inginkan. Pastikan bahwa supplier tersebut memiliki reputasi yang baik dan dapat dipercaya.

Anda dapat mengirimkan surat permintaan penawaran harga tersebut melalui pos atau email, sesuai dengan preferensi supplier tersebut. Jika mengirim surat melalui email, pastikan untuk menggunakan subjek yang sesuai, seperti "Surat Permintaan Penawaran Harga - Produk XYZ".

Contoh Surat Permintaan Penawaran Harga

Berikut adalah 3 contoh surat permintaan penawaran harga yang dapat Anda jadikan sebagai referensi:

1. Contoh Permintaan Penawaran Harga Barang

Tanggal: 1 Januari 2021

Kepada:

PT. ABC Supplier

Jl. XYZ No. 123

Kota A, Propinsi B

Subjek: Surat Permintaan Penawaran Harga - Produk Kertas

Yth. PT. ABC Supplier,

Dengan hormat,

Kami dari PT. DEF Perusahaan ingin mengajukan Surat Permintaan Penawaran Harga untuk produk kertas yang akan kami beli. Berikut adalah spesifikasi produk yang kami butuhkan:

Jenis: Kertas HVS

Ukuran: A4

Warna: Putih

Kualitas: Standar

Kami membutuhkan jumlah kertas sebanyak 50.000 lembar, dengan jangka waktu pengiriman yang diinginkan adalah 2 bulan.

Batas waktu untuk mengirim penawaran harga adalah tanggal 5 Januari 2021. Kami menunggu penawaran harga terbaik dari Anda.

Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat kami,

[Tanda tangan]

[Nama Pengirim]

2. Contoh Surat Permintaan Penawaran Biaya Jasa

Tanggal: 5 Mei 2021

Kepada:

PT. GHI Supplier

Jl. UVW No. 456

Kota C, Propinsi D

Subjek: Surat Permintaan Penawaran Harga - Jasa Pengiriman

Yth. PT. GHI Supplier,

Dengan hormat,

Kami dari PT. JKL Perusahaan ingin mengajukan Surat Permintaan Penawaran Harga untuk jasa pengiriman produk yang akan kami beli. Berikut adalah spesifikasi jasa yang kami butuhkan:

• Tujuan pengiriman: Kota E, Propinsi F
• Berat produk: 1 ton
• Jenis produk: Barang elektronik

Kami membutuhkan jasa pengiriman segera, dengan jangka waktu pengiriman yang diinginkan adalah 5 hari.

Batas waktu untuk mengirim penawaran harga adalah tanggal 10 Mei 2021. Kami menunggu penawaran harga terbaik dari Anda.

Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat kami,

[Tanda tangan]

[Nama Pengirim]

3. Contoh Surat Permintaan Penawaran Harga Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Perihal : Permohonan Penawaran. 

Kepada Yth.

 ………………………………………

………………………………………

 Di -

 ……………….

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Pengadaan Langsung ………………………………………………… pada ………………………… ……………………………… untuk tahun anggaran 2023, bersama ini kami mohon kiranya Saudara menyampaikan penawaran sesuai dengan contoh terlampir.

Selanjutnya untuk kelengkapan evaluasi penawaran kami harapkan agar melampirkan :

1. Formulir yang telah diisi lengkap (formulir terlampir).

2. Brosur barang yang ditawarkan.

Penyampaian Penawaran beserta kelengkapannya, selambat-lambatnya disampaikan kepada kami tanggal ……………. 2023 Jam ….. WIB dalam amplop tertutup.

Demikian untuk diketahui dan maklum.

Kota, ………………………… 2023.

Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat kami,

[Tanda tangan]

[Nama Pengirim]

Contoh surat permintaan penawaran harga merupakan salah satu alat penting yang dapat membantu perusahaan/institusi dalam mengajukan permintaan penawaran harga kepada supplier atau penjual. Surat ini harus disusun dengan jelas dan detail agar supplier atau penjual dapat menyajikan penawaran harga yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan/institusi. 

Dengan demikian, perusahaan/institusi dapat memilih supplier atau penjual yang tepat sesuai dengan kriteria yang diinginkan, sehingga dapat menjamin keberlangsungan bisnis yang sehat.