Pentingnya Pencatatan Persediaan Barang Dan Metodenya

Pencatatan persediaan barang adalah bagian penting dari pengelolaan usaha dagang. Perusahaan dagang harus mengelola persediaan barang mereka dengan efisien agar dapat memaksimalkan keuntungan dan meminimalkan kerugian. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menerapkan metode pencatatan persediaan barang yang sesuai.

Selain metode pencatatan persediaan barang, pengelolaan persediaan barang juga harus memperhatikan faktor-faktor seperti rotasi persediaan, tingkat permintaan, dan pengeluaran modal. Dengan mengelola persediaan barang secara efektif, perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan dan meminimalkan kerugian.

Pentingnya Pencatatan Transaksi dalam Persediaan Barang

Setiap perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan tentunya memiliki persediaan barang dagang sebagai salah satu aset yang penting. Oleh karena itu, pencatatan transaksi yang terkait dengan persediaan barang sangat penting untuk dilakukan guna menghindari kerugian dan kesalahan dalam menghitung keuntungan.

Berikut adalah beberapa transaksi yang berpengaruh pada persediaan barang dagang:

1. Pengadaan atau Pembelian

Transaksi pembelian atau pengadaan barang dari supplier merupakan faktor penting dalam persediaan barang dagang. Dalam pencatatan persediaan barang dagang, perusahaan perlu mencatat jumlah barang yang dibeli, harga per unit, dan total harga pembelian. Dengan begitu, perusahaan dapat memantau jumlah persediaan barang yang dimiliki serta mengatur kapan harus melakukan pembelian ulang.

2. Biaya Pengiriman Pembelian

Biaya pengiriman pembelian adalah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan saat membeli barang dagang dari supplier dan mengirimkannya ke gudang penyimpanan. Pencatatan biaya pengiriman penting dilakukan agar dapat memantau total biaya pembelian yang dikeluarkan dan menghitung harga per unit barang secara akurat.

3. Penjualan Barang Dagang

Penjualan barang dagang merupakan transaksi yang paling penting dalam bisnis perdagangan. Dalam pencatatan persediaan barang dagang, perusahaan perlu mencatat jumlah barang yang dijual, harga per unit, dan total penjualan. Hal ini dapat membantu perusahaan memantau jumlah persediaan barang yang dimiliki dan menghitung keuntungan yang diperoleh dari penjualan.

4. Disko Pembelian

Diskon atau potongan pembelian yang diberikan oleh supplier apabila pembelian barang dilakukan dalam jumlah yang besar. Hal ini dapat mempengaruhi persediaan barang dagang, karena potongan pembelian akan memengaruhi harga per unit barang. Oleh karena itu, perusahaan perlu mencatat potongan pembelian yang diterima agar dapat memantau harga per unit barang yang sebenarnya.

5. Retur Pembelian dan Penjualan

Retur pembelian dan penjualan juga merupakan transaksi yang perlu dicatat dalam persediaan barang dagang. Retur biasanya terjadi karena adanya barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Pencatatan retur penting dilakukan agar perusahaan dapat memantau jumlah barang yang harus dikembalikan dan mengecek apakah ada masalah dengan kualitas produk yang dibeli.

6. Pajak

Transaksi pajak juga perlu dicatat dalam persediaan barang dagang. Perusahaan yang dikenai pajak akan terkena beban pajak saat membeli atau menjual produk. Oleh karena itu, pencatatan pajak penting dilakukan untuk menghitung total biaya pembelian atau penjualan barang.

Dari sisi manajemen persediaan, pencatatan transaksi sangat penting dalam memastikan bahwa persediaan barang dagang tercatat dengan akurat dan dapat dipantau dengan baik. Selain itu, dengan adanya pencatatan transaksi, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat terkait dengan persediaan barang, seperti kapan harus melakukan pembelian ulang atau mengatur harga jual produk.

Metode Penilaian Persediaan Barang

Ada beberapa metode pencatatan persediaan barang yang bisa digunakan oleh perusahaan, salah satunya adalah metode FIFO, LIFO, dan metode rata-rata.

1. First In, First Out (FIFO)

Metode FIFO, singkatan dari First In, First Out, adalah metode penilaian persediaan barang yang mengutamakan persediaan barang yang pertama kali masuk sebagai barang yang keluar terlebih dahulu. Metode ini cocok digunakan untuk barang yang memiliki fluktuasi tinggi, seperti bahan-bahan pokok atau barang dengan waktu kadaluarsa.

Contoh penerapan metode FIFO adalah pada bisnis makanan atau minuman yang menggunakan bahan-bahan yang mudah membusuk. Misalnya, toko roti atau kafe yang memproduksi roti dan kue. Dalam hal ini, bahan-bahan seperti tepung, gula, telur, dan mentega memiliki waktu kadaluarsa yang terbatas, sehingga perlu dikelola dengan baik agar tidak terbuang sia-sia.

Dalam penerapan metode FIFO, ketika toko roti atau kafe membeli bahan-bahan tersebut dari supplier, maka bahan-bahan yang pertama kali masuk akan dianggap sebagai persediaan yang akan digunakan pertama kali. Hal ini berarti bahwa saat toko roti atau kafe memproduksi roti atau kue, bahan-bahan yang sudah lama ada di gudang akan diambil terlebih dahulu untuk digunakan.

Dalam hal ini, metode FIFO memberikan keuntungan karena bahan-bahan yang lebih baru akan digunakan belakangan, sehingga mencegah terjadinya pemborosan dan kerusakan bahan yang lebih lama. Selain itu, metode ini juga memastikan bahwa bahan-bahan yang masih layak pakai digunakan terlebih dahulu.

Namun, perlu diingat bahwa setiap metode penilaian persediaan barang memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk menerapkan metode FIFO, perusahaan perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti karakteristik barang, biaya, dan dampak terhadap laba rugi.

2. Last in, First Out (LIFO)

Metode LIFO (Last In, First Out) adalah salah satu metode penilaian persediaan barang yang digunakan oleh perusahaan. Metode ini umumnya digunakan oleh perusahaan yang memproduksi barang dengan cepat dan berulang-ulang. Penerapan metode LIFO berguna untuk mengurangi biaya produksi dan meningkatkan laba bersih perusahaan.

Cara kerja metode LIFO cukup sederhana. Persediaan barang yang terakhir masuk ke gudang akan dianggap sebagai persediaan barang yang pertama kali dijual atau dikeluarkan. Sebagai contoh, jika suatu perusahaan membeli 100 produk pada bulan Januari dan kemudian membeli 200 produk pada bulan Februari, dan pada bulan Maret perusahaan tersebut menjual 150 produk, maka 100 produk yang dibeli pada bulan Februari dan 50 produk yang dibeli pada bulan Januari akan dianggap sebagai persediaan barang yang dikeluarkan.

Salah satu keuntungan dari penggunaan metode LIFO adalah mengurangi biaya produksi. Hal ini disebabkan karena barang-barang yang dibeli terakhir akan dianggap sebagai barang yang pertama dijual atau dikeluarkan. Dalam keadaan inflasi, harga barang akan cenderung naik dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, dengan mengambil harga barang yang lebih baru, perusahaan akan memiliki biaya produksi yang lebih tinggi dan laba yang lebih rendah. Metode LIFO juga memungkinkan perusahaan untuk mengurangi nilai pajak yang harus dibayarkan karena harga barang yang lebih tinggi.

Namun, penggunaan metode LIFO juga memiliki beberapa kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah kesulitan dalam menghitung persediaan barang. Hal ini disebabkan karena perusahaan harus mempertimbangkan persediaan barang yang terus berubah dan memilih barang yang tepat untuk dijual atau dikeluarkan. Selain itu, jika perusahaan tidak memiliki persediaan barang yang cukup, maka akan mempengaruhi laba bersih perusahaan.

3. Metode Average

Metode Average adalah metode penilaian persediaan barang dengan cara membagi ketersediaan barang untuk dijual dengan jumlah barang yang tersedia di gudang. Metode ini digunakan dengan cara menghitung rata-rata biaya pembelian barang yang tersedia dalam persediaan. Dalam metode ini, setiap kali pembelian barang dilakukan, biaya pembelian barang tersebut akan dijumlahkan dengan biaya pembelian barang yang telah ada dalam persediaan.

Metode Average sangat cocok digunakan untuk perusahaan yang memiliki persediaan barang dengan harga pembelian yang fluktuatif atau sering berubah-ubah. Hal ini karena dengan menggunakan metode ini, perusahaan dapat mengetahui harga rata-rata pembelian barang yang mereka miliki, sehingga dapat memprediksi biaya pembelian barang yang akan datang.

Namun, metode Average juga memiliki kelemahan. Kelemahan dari metode ini adalah ketidakakuratan nilai persediaan barang yang dimiliki. Hal ini dikarenakan perhitungan rata-rata harga pembelian barang yang dilakukan tidak mempertimbangkan faktor-faktor seperti biaya penyimpanan, kerusakan barang, atau perubahan harga yang signifikan.

Oleh karena itu, sebelum memilih metode penilaian persediaan barang yang akan digunakan, perusahaan harus mempertimbangkan kondisi persediaan barang yang dimiliki serta jenis bisnis yang dijalankan. Jika perusahaan memiliki persediaan barang dengan fluktuasi harga yang tinggi, maka metode Average dapat menjadi pilihan yang tepat. Namun, jika persediaan barang yang dimiliki adalah barang yang memiliki umur simpan atau masa kedaluwarsa, maka metode FIFO atau LIFO lebih cocok digunakan.

Metode dalam Mencatat Persediaan Barang Dagang

Ada dua metode pencatatan persediaan barang yang umum digunakan oleh perusahaan, yaitu metode perpetual dan metode periodik. Berikut adalah penjelasan singkat tentang kedua metode tersebut.

1. Metode Permanen (Perpetual System)

Metode perpetual mencatat perubahan dalam akun persediaan secara terus-menerus. Setiap kali terjadi transaksi pembelian atau penjualan yang mempengaruhi persediaan barang, maka pencatatan dilakukan saat itu juga. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki gambaran yang akurat dan real-time tentang persediaan mereka.

Metode pencatatan ini biasanya digunakan pada penjualan barang mewah dan bernilai jual tinggi, seperti mobil atau peralatan elektronik. Karena nilai barang yang mahal, penting untuk memiliki sistem pencatatan yang akurat dan terus-menerus agar dapat mengelola persediaan dengan tepat.

Berikut adalah beberapa manfaat dan kelebihan dari metode pencatatan persediaan sistem perpetual.

• Pencatatan Persediaan yang Real-Time

Keuntungan utama dari sistem pencatatan persediaan metode perpetual adalah pencatatan terus-menerus. Setiap kali terjadi transaksi, pencatatan dilakukan secara real-time, sehingga perusahaan dapat memiliki gambaran yang akurat tentang persediaan mereka pada setiap saat. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien dan mengurangi risiko kekurangan persediaan atau kelebihan persediaan.

• Pengurangan Risiko Kehilangan Barang

Dalam sistem pencatatan metode perpetual, perusahaan tidak perlu melakukan perhitungan fisik (stock opname) pada stok tersisa karena pencatatan dilakukan secara terus-menerus. Dengan begitu, risiko kehilangan barang bisa dikurangi karena perusahaan dapat dengan mudah mengetahui jumlah barang yang sebenarnya di gudang dan melakukan tindakan yang diperlukan.

• Memungkinkan Analisis yang Lebih Detail

Metode pencatatan persediaan sistem perpetual memungkinkan perusahaan untuk menganalisis persediaan mereka dengan lebih detail. Pencatatan terus-menerus memberikan data real-time tentang persediaan dan biaya, sehingga perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam hal pembelian, penjualan, dan pengelolaan persediaan.

• Meningkatkan Efisiensi Operasional

Metode pencatatan persediaan sistem perpetual membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Dengan adanya pencatatan yang dilakukan secara terus-menerus, perusahaan dapat mempercepat proses penghitungan persediaan dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan laporan keuangan jangka pendek.

• Kontrol yang Lebih Baik terhadap Aset

Sistem pencatatan persediaan metode perpetual membantu perusahaan untuk memiliki kontrol yang lebih baik terhadap aset mereka. Pencatatan terus-menerus memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan mereka dengan lebih efektif.

2. Metode Periodik (Periodic Inventory System)

Metode ini dilakukan pada akhir periode penjualan dengan cara mengecek langsung persediaan barang dagang. Berikut ini adalah kelebihan dan kekurangan dari metode pencatatan periodik.

Kelebihan

• Mengontrol persediaan barang
  
  

Kelebihan utama dari metode periodik adalah perusahaan dapat mengetahui besarnya persediaan barang dalam gudang secara akurat. Pengecekan fisik terhadap persediaan barang dagangan di akhir periode (stock opname) sangat membantu perusahaan untuk mengontrol arus persediaan barang dan menjaga kualitas produk.

• Cocok untuk bisnis dengan volume barang yang tinggi

Metode periodik lebih cocok diaplikasikan pada perusahaan yang memiliki volume barang yang tinggi serta frekuensi penjualan yang tinggi pula. Misalnya perusahaan yang menjual produk makanan dalam kuantitas banyak, dengan frekuensi yang tinggi, nilainya relatif kecil dan harga jual-beli yang relatif stabil.

• Meminimalisir biaya

Metode periodik juga dapat meminimalisir biaya karena perusahaan tidak perlu mencatat tiap kali terjadi transaksi penjualan. Hanya dilakukan pada akhir periode penjualan.

Kekurangan

• Tidak dapat mengetahui jumlah stok secara real-time

Kelemahan utama dari metode periodik adalah perusahaan tidak dapat mengetahui jumlah stok barang secara real-time. Metode ini hanya mencatat jumlah persediaan barang pada akhir periode penjualan, sehingga perusahaan tidak dapat mengetahui jumlah stok pada saat terjadinya transaksi penjualan.

• Memperlambat pengerjaan laporan keuangan

Metode periodik juga dapat memperlambat pengerjaan laporan keuangan jangka pendek misalnya 3 dan 6 bulanan. Karena pada metode periodik pencatatan pembelian dan penjualan barang dagangan dilakukan secara terpisah, maka proses pencatatan menjadi lebih kompleks dan memakan waktu.

• Tidak dapat mengetahui harga pokok secara akurat

Metode periodik juga tidak dapat mengetahui harga pokok secara akurat. Harga pokok baru dapat diketahui pada akhir periode penjualan setelah dilakukan stock opname. Sehingga, perusahaan tidak dapat mengetahui secara tepat harga pokok produk yang terjual pada saat transaksi terjadi.