Pengertian RFQ, Fungsi, Cara Membuat dan Contohnya

Untuk memperoleh penawaran terbaik, para pebisnis biasanya menggunakan Request for Quotation (RFQ). RFQ adalah suatu dokumen yang digunakan oleh buyer untuk meminta penawaran harga dari seller, sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Penggunaan RFQ ini sangat penting dalam pengadaan barang, terutama jika perusahaan ingin memperoleh harga yang lebih baik dan kualitas yang lebih baik dari pemasok.

Dokumen ini berisi informasi terkait barang atau jasa yang dibutuhkan, spesifikasi yang diinginkan, kuantitas, dan tenggat waktu pengiriman. Seller atau pemasok yang menerima RFQ akan memberikan penawaran harga yang disesuaikan dengan spesifikasi yang diminta oleh perusahaan.

Setelah menerima penawaran dari para seller, perusahaan akan melakukan analisis terhadap penawaran tersebut. Analisis ini meliputi aspek harga, kualitas, dan kondisi pengiriman yang ditawarkan. Perusahaan akan memilih penawaran yang terbaik dan paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pengertian RFQ

RFQ adalah suatu proses bisnis yang dilakukan oleh pembeli untuk meminta penawaran dari vendor atau penyedia barang dan jasa. 

Dalam RFQ, pembeli memberikan detail produk atau jasa yang diinginkan beserta anggaran yang tersedia untuk membeli produk tersebut. Kemudian, vendor akan memberikan penawaran dengan harga dan spesifikasi yang sesuai dengan permintaan pembeli.

Fungsi RFQ

Dokumen RFQ ini memudahkan perusahaan untuk memilih vendor atau supplier yang tepat dengan estimasi yang telah disesuaikan sebelumnya. Berikut adalah empat fungsi utama RFQ dalam proses pengadaan.

1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Transaksi

Penggunaan RFQ memungkinkan perusahaan untuk memperoleh informasi mengenai harga, kualitas, dan ketersediaan barang dari beberapa vendor atau supplier dalam waktu yang lebih cepat. Hal ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan dengan lebih baik dan cepat, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas transaksi pengadaan.

2. Meminimalisir Risiko yang Tidak Diinginkan

Dalam proses pengadaan barang dan jasa, ada banyak risiko yang harus diperhitungkan, seperti pembatalan pembelian, ketersediaan stok, dan perubahan harga. RFQ dapat membantu perusahaan untuk menghindari risiko-risiko ini dengan meminta penawaran yang jelas dan terperinci dari vendor.

3. Memudahkan Proses Procurement

RFQ memudahkan perusahaan untuk memberikan detail kebutuhan dan anggaran yang dimiliki buyer, sehingga vendor atau supplier dapat memberikan penawaran yang sesuai dengan spesifikasi tersebut. Dalam hal ini, RFQ membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk melakukan tanya-jawab seputar kebutuhan buyer dan kemampuan seller dalam menyediakan barang dan jasa yang diminta.

4. Mengurangi Risiko yang Terjadi dalam Pengadaan

RFQ memungkinkan perusahaan untuk memberikan estimasi yang lebih akurat mengenai kebutuhan yang diperlukan, sehingga vendor atau supplier dapat menyesuaikan kemampuan penyediaan dengan baik. Hal ini dapat mengurangi risiko dalam pengadaan, seperti pengiriman terlambat atau tidak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.

5. Lead Time yang Lebih Singkat

Dalam proses pengadaan, waktu menjadi salah satu faktor penting. RFQ memungkinkan perusahaan untuk mencari vendor atau supplier dengan lebih cepat dan akurat, karena informasi yang diperoleh telah terstruktur dengan baik. Hal ini dapat mengurangi lead time dalam pengadaan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan.

Cara Membuat RFQ

Proses pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu aspek yang penting bagi perusahaan. Untuk itu, perusahaan membutuhkan panduan praktis dalam membuat permintaan penawaran (RFQ). RFQ ini bertujuan untuk mengumpulkan informasi dari vendor atau penyedia jasa tentang produk dan layanan yang mereka tawarkan.

Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat RFQ:

1. Identifikasi kebutuhan dan anggaran

Langkah pertama dalam membuat RFQ adalah mengidentifikasi kebutuhan dan anggaran yang dimiliki oleh perusahaan. Hal ini akan membantu dalam menentukan jenis barang dan jasa yang dibutuhkan, serta memastikan bahwa anggaran yang dimiliki mencukupi untuk membeli barang atau jasa tersebut.

2. Tentukan kriteria pemilihan vendor

Setelah mengidentifikasi kebutuhan dan anggaran, langkah selanjutnya adalah menentukan kriteria pemilihan vendor atau penyedia jasa. Kriteria ini meliputi kemampuan penyedia jasa dalam memenuhi kebutuhan, waktu pengiriman, pengalaman, dan sebagainya.

3. Buat daftar vendor atau penyedia jasa

Setelah menentukan kriteria pemilihan vendor atau penyedia jasa, buatlah daftar vendor atau penyedia jasa yang memenuhi kriteria tersebut. Daftar ini dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti internet, rekomendasi dari rekan bisnis, atau database penyedia jasa yang terpercaya.

4. Kirim RFQ ke vendor atau penyedia jasa

Setelah membuat daftar vendor atau penyedia jasa, langkah selanjutnya adalah mengirimkan RFQ ke mereka. Dalam RFQ, cantumkan informasi tentang kebutuhan dan kriteria pemilihan yang telah ditentukan, serta berikan batas waktu untuk mereka mengirimkan penawaran.

5. Tinjau dan evaluasi penawaran

Setelah menerima penawaran dari vendor atau penyedia jasa, tinjau dan evaluasi setiap penawaran. Periksa apakah penawaran tersebut memenuhi kebutuhan dan kriteria pemilihan yang telah ditentukan. Jika ada pertanyaan atau kebutuhan tambahan, jangan ragu untuk menghubungi vendor atau penyedia jasa tersebut.

6. Pilih vendor atau penyedia jasa

Setelah meninjau dan mengevaluasi semua penawaran, pilihlah vendor atau penyedia jasa yang terbaik sesuai dengan kebutuhan dan kriteria pemilihan yang telah ditetapkan. Pastikan untuk melakukan negosiasi harga dan kontrak sebelum memulai proses pengadaan barang atau jasa.

Dalam membuat RFQ, perusahaan perlu memastikan bahwa informasi yang disampaikan jelas dan lengkap. Hal ini akan membantu vendor atau penyedia jasa dalam menyusun penawaran yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, pastikan untuk memberikan batas waktu yang cukup untuk vendor atau penyedia jasa merespon RFQ, sehingga perusahaan memiliki waktu yang cukup untuk mengevaluasi setiap penawaran yang diterima.