Mengenal Procure to Pay, Proses, dan Fitur P2P ERP

Dalam dunia bisnis B2B, proses pengadaan barang dan jasa menjadi salah satu hal yang sangat penting. Namun, tidak hanya sampai pada proses pengadaan saja, tetapi juga meliputi proses pembayaran yang seringkali memakan waktu dan memerlukan beberapa tahapan agar dapat terselesaikan dengan baik.

Procure-to-pay (P2P) adalah proses pengadaan barang dan jasa yang mencakup seluruh siklus mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran kepada pemasok. Proses ini sangat penting dalam bisnis B2B karena dapat mempengaruhi efisiensi, efektivitas, dan profitabilitas perusahaan.

Sumber Freepik

Pengertian Procure to Pay

Procure to pay (P2P) adalah sebuah istilah yang mengacu pada proses pembelian hingga pembayaran dalam sebuah kegiatan usaha, khususnya dalam konteks transaksi antara satu perusahaan dengan perusahaan lain atau B2B. Dalam transaksi ini, biasanya melibatkan pembayaran dalam jumlah yang besar, sehingga memerlukan proses lain dalam penyelesaiannya.

Proses P2P memerlukan sejumlah dokumen mulai dari dokumen persetujuan pembelian, purchase order (PO), laporan penerimaan barang atau jasa, hingga invoice dari penyedia yang dikirimkan setelah barang atau jasa terkonfirmasi.

Dalam proses P2P, sangat penting bagi perusahaan untuk mengontrol pengeluaran dan mengurangi risiko fraud atau penipuan. Dengan melakukan proses P2P yang baik, perusahaan juga dapat meningkatkan kualitas barang atau jasa yang diterima serta meningkatkan hubungan kerja sama dengan vendor atau pemasok.

Cara Kerja Dan Proses Procure to Pay dalam Bisnis

Meski tiap perusahaan memiliki proses P2P masing-masing, umumnya proses ini berjalan melalui beberapa tahapan berikut:

1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan

Tahap pertama adalah identifikasi kebutuhan perusahaan. Bagian pengadaan akan mencatat dan memverifikasi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan oleh divisi-divisi dalam perusahaan. Data lengkap kebutuhan tiap divisi tersebut kemudian akan diteruskan ke penyedia, untuk memastikan ketersediaannya.

2. Memilih Penyedia

Tahap kedua adalah pemilihan penyedia. Perusahaan harus memilih penyedia yang dapat memenuhi kebutuhan barang dan jasa dengan kualitas yang baik dan harga yang kompetitif. Penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan reputasi dan kinerja penyedia sebelum memutuskan untuk bekerja sama.

3. Pengajuan Permohonan Pembelian Barang/Jasa

Tahap ketiga adalah pengajuan permohonan pembelian secara resmi, berdasarkan data yang telah terverifikasi sebelumnya. Daftar kebutuhan tersebut kemudian diberikan pada pihak penyedia yang telah dipilih. Namun, pastikan data tersebut sudah diverifikasi oleh kepala departemen atau manajer yang berwenang.

4. Penerbitan PO

Purchase Order (PO) selanjutnya akan diterbitkan, setelah pengajuan yang dilakukan disetujui. Isi PO merupakan dokumen pemesanan yang memuat informasi tentang barang atau jasa yang akan dipesan secara spesifik yang dilengkapi dengan spesifikasi barang yang jelas.

5. Penerimaan Pesanan Pengadaan

Tahap kelima adalah penerimaan barang/jasa yang telah dipesan pada penyedia, sesuai dengan tanggal dan fasilitas gudang yang menjadi tujuan pengiriman. Tahapan ini harus dilakukan dengan cara mengecek dan memastikan kesesuaian pesanan yang telah dilakukan sebelumnya.

6. Rekonsiliasi Invoice

Tahap keenam adalah rekonsiliasi invoice, dengan pengiriman invoice dari penyedia pada perusahaan. Invoice ini kembali dicocokkan dengan berkas PO yang diterbitkan, dan konfirmasi penerimaan barang dan jasa pada fasilitas gudang (jika ada).

7. Account Payable

Tahap terakhir dari P2P ini bertujuan untuk menyelesaikan pembayaran tagihan dari penyedia barang atau jasa yang telah disetujui oleh perusahaan.

Pada tahap ini, tim keuangan perusahaan akan memproses/melakukan pembayaran invoice dari penyedia. Invoice tersebut akan diproses sesuai dengan tanggal dan jumlah tagihan yang telah disetujui. Sebelum dibayar, tagihan tersebut akan tercatat sebagai utang dagang di buku besar perusahaan.

Fitur Sistem Procure to Pay Digital

Sumber Freepik

Dalam era digital saat ini, kehadiran teknologi informasi dan jaringan yang tersedia memungkinkan perusahaan untuk mempercepat dan memudahkan proses P2P. Seiring dengan itu, muncul berbagai software atau sistem P2P digital yang menawarkan fitur-fitur untuk memudahkan proses P2P.

1. Fitur procurement

Fitur ini berguna untuk memudahkan proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan adanya fitur procurement, pengadaan barang atau jasa dapat dilakukan dengan lebih praktis dan akurat.

2. Fitur sourcing 

Yaitu fitur yang berguna untuk memberikan rekomendasi atau hasil penilaian dari penyedia yang ada. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat memilih penyedia yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Fitur online negotiation j

Sesuai dengan namanya, fitur ini memudahkan perusahaan dan penyedia untuk dapat melakukan negosiasi secara online yang lebih efisien terhadap waktu yang digunakan. Hal ini tentunya dapat mempercepat proses P2P.

4. Fitur pemberkasan

Dengan adanya template yang tersedia dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan, setiap transaksi dapat memiliki pemberkasan yang legal dan akurat.

Selain fitur-fitur tersebut, masih banyak fitur lainnya yang ditawarkan dalam software atau sistem P2P digital. Namun, pada dasarnya tujuan utama dari adanya teknologi informasi dalam P2P adalah untuk mempercepat dan memudahkan proses pengadaan barang atau jasa dengan akurasi yang lebih tinggi.

Dalam era digital yang semakin maju, perusahaan perlu memanfaatkan teknologi informasi dengan bijak untuk mempercepat dan memudahkan proses bisnis, termasuk dalam proses P2P. Namun, perusahaan juga harus memastikan bahwa penggunaan teknologi informasi dilakukan dengan baik dan aman, sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.