Apakah HPS Boleh Melebihi Pagu Anggaran yang Tersedia?

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan salah satu aspek penting dalam memastikan pelayanan publik yang efisien dan efektif. Proses ini terbagi atas tiga tahapan besar: perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan. Dalam setiap tahap, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memainkan peran yang sangat krusial. PPK bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap tahapan berjalan sesuai dengan aturan dan memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan.

Pada tahap perencanaan, PPK diharapkan dapat menyusun rencana pengadaan yang komprehensif dan realistis. Namun, dalam praktiknya, sering kali terdapat perbedaan antara rencana dan kenyataan di lapangan. Faktor-faktor seperti perubahan kebutuhan, fluktuasi harga, dan keterbatasan anggaran sering kali menyebabkan rencana yang telah disusun tidak dapat sepenuhnya dilaksanakan.

Ketika anggaran yang tersedia tidak memadai seperti yang direncanakan, PPK harus melakukan penyesuaian dalam tahap persiapan pemilihan. Penyesuaian ini mencakup penetapan spesifikasi teknis, kerangka acuan kerja (KAK), dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Ketiga elemen ini harus disesuaikan dengan pagu anggaran yang ada untuk memastikan bahwa proses pengadaan tetap berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan.

Ketika perencanaan tidak sesuai dengan kenyataan, PPK harus bisa mengalihkan sumber daya atau melakukan optimalisasi pengadaan. Pengalihan sumber daya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan kritikal yang tidak terpenuhi dengan pagu anggaran yang tersedia, sementara optimalisasi dapat dilakukan dengan penyesuaian spesifikasi teknis/KAK dan HPS, serta konsolidasi untuk mendapatkan harga yang lebih strategis.

Dalam konteks ini, muncul pertanyaan penting: apakah HPS boleh melebihi pagu anggaran yang tersedia? Untuk menjawab pertanyaan ini, perlu dipertimbangkan dua sudut pandang yang berbeda. Pertama, pandangan yang mengaitkan HPS dengan pagu anggaran, dan kedua, pandangan yang memisahkan antara HPS dengan pagu anggaran. Kedua pandangan ini memiliki dasar dan implikasi yang berbeda, yang akan dijelaskan lebih lanjut dalam artikel ini.

Baca juga: Panduan Penyusunan HPS agar Tidak Terkena Kasus Mark-up dan Tidak Gagal Lelang

Penyesuaian Anggaran dalam Pengadaan

Ketika anggaran yang tersedia tidak memadai seperti yang direncanakan, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) harus melakukan penyesuaian untuk memastikan bahwa proses pengadaan tetap berjalan dengan baik. Penyesuaian ini mencakup beberapa strategi yang dapat diterapkan untuk mengoptimalkan pengadaan barang/jasa tanpa melanggar aturan yang berlaku.

1. Adaptasi Terhadap Perubahan

PPK harus mampu menyesuaikan rencana pengadaan berdasarkan situasi yang dihadapi. Ketika perencanaan tidak sesuai dengan kenyataan, terdapat dua skenario utama yang dapat dilakukan oleh PPK: mengalihkan sumber daya dan melakukan optimalisasi.

a. Pengalihan Sumber Daya

Pengalihan sumber daya adalah langkah pertama yang bisa dilakukan ketika anggaran tidak mencukupi. Pengalihan ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan kritikal yang tidak dapat dipenuhi dengan pagu anggaran yang tersedia. 

Misalnya, jika terdapat beberapa proyek yang direncanakan, PPK dapat memprioritaskan proyek yang lebih mendesak dan menunda yang kurang penting. Pengalihan ini memastikan bahwa kebutuhan utama tetap terpenuhi meskipun ada keterbatasan anggaran.

b. Optimalisasi Pengadaan

Optimalisasi adalah strategi kedua yang dapat diterapkan untuk menyesuaikan pengadaan dengan anggaran yang ada. Optimalisasi ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:

• Penyesuaian Spesifikasi Teknis/KAK dan HPS: Menyesuaikan spesifikasi teknis atau kerangka acuan kerja (KAK) serta Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dengan anggaran yang tersedia. Penyesuaian ini dapat melibatkan pengurangan fitur yang tidak esensial atau mencari alternatif yang lebih ekonomis namun tetap memenuhi kebutuhan dasar.

• Konsolidasi untuk Harga Strategis: Melakukan konsolidasi pengadaan untuk mendapatkan harga yang lebih strategis. Konsolidasi ini bisa berarti menggabungkan beberapa pengadaan menjadi satu paket yang lebih besar untuk mendapatkan diskon volume atau mengadakan lelang bersama dengan instansi lain untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif.

2. Pelaporan dan Persetujuan

Setiap penyesuaian yang dilakukan oleh PPK harus dilaporkan dan mendapatkan persetujuan dari PA/KPA. Pelaporan ini penting untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan. Selain itu, dengan adanya persetujuan dari PA/KPA, PPK dapat terhindar dari potensi masalah administratif dan hukum di kemudian hari.

Misalnya, ketika anggaran yang diberikan tidak sesuai dengan kebutuhan meskipun PA/KPA telah menetapkan, PPK harus melakukan perhitungan ulang dan melaporkan bahwa dengan anggaran yang tersedia perlu dilakukan penyesuaian. Hal ini penting agar PA/KPA dapat memberikan persetujuan dan PPK tidak bekerja sendirian.

Baca juga: PA KPA Merangkap Menjadi PPK, PJPHP Tetap Ada/Dibutuhkan?

Hubungan antara HPS dan Pagu Anggaran

Nilai Pagu Paket lebih besar dari HPS Via Tangkapan Layar Paket Pekerjaan di LPSE Jatim

Dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan pagu anggaran memainkan peran penting dalam menentukan keberhasilan dan efisiensi pengadaan. Namun, muncul pertanyaan krusial: apakah HPS boleh melebihi pagu anggaran yang tersedia? 

Untuk menjawab pertanyaan ini, kita perlu mempertimbangkan dua sudut pandang yang berbeda: pandangan yang mengaitkan HPS dengan pagu anggaran dan pandangan yang memisahkan antara HPS dengan pagu anggaran. 

Kedua perspektif ini memiliki implikasi terhadap pengambilan keputusan dalam pengadaan.

1. Pandangan yang Mengaitkan HPS dengan Pagu Anggaran

Pandangan pertama menekankan bahwa HPS harus selalu terkait erat dengan pagu anggaran yang tersedia. Alasan utama di balik pandangan ini adalah kenyataan bahwa setiap transaksi pengadaan barang/jasa yang didasarkan pada HPS harus diakhiri dengan pembayaran yang hanya dapat dilakukan jika pagu anggaran mencukupi. 

Dengan kata lain, nilai total HPS tidak boleh melebihi pagu anggaran yang telah dialokasikan.

Beberapa alasan yang mendasari pandangan ini adalah sebagai berikut:

a. Keterbatasan Dana dalam DIPA

Dana yang tersedia dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dibatasi oleh nilai nominal yang tercatat serta tujuan penggunaan dana yang ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-KL).

b. Larangan Penandatanganan Kontrak Tanpa Dana Cukup

PPK dilarang menandatangani kontrak jika dana anggaran belum tersedia dalam jumlah yang cukup. Hal ini untuk menghindari risiko keterlambatan pembayaran kepada penyedia barang/jasa.

c. Penilaian Kewajaran Penawaran

HPS digunakan sebagai alat untuk menilai kewajaran penawaran yang diajukan oleh peserta lelang/seleksi. Nilai total HPS yang melebihi pagu anggaran dapat menyebabkan ketidakseimbangan dalam proses penilaian/evaluasi.

d. Batas Tertinggi Penawaran

HPS juga berfungsi sebagai batas tertinggi penawaran yang dianggap sah. Jika nilai HPS melebihi pagu anggaran, maka proses seleksi bisa menjadi tidak valid.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, pandangan ini menyimpulkan bahwa nilai total HPS tidak boleh lebih besar dari pagu anggaran yang tersedia.

2. Pandangan yang Memisahkan HPS dengan Pagu Anggaran

Pandangan kedua memisahkan antara HPS dan pagu anggaran, dengan alasan bahwa HPS hanyalah suatu perkiraan harga yang disusun oleh PPK berdasarkan survei pasar dan analisis kebutuhan. Dalam beberapa kasus, perbedaan perhitungan harga antara PPK dan penyedia barang/jasa dapat terjadi akibat perbedaan waktu dan tempat survei atau spesifikasi dan kualitas barang/jasa.

Beberapa poin yang mendukung pandangan ini adalah:

a. Fleksibilitas dalam Negosiasi

HPS memberikan ruang untuk negosiasi teknis dan harga antara PPK dan penyedia barang/jasa. Hal ini memungkinkan penyesuaian harga sesuai dengan kondisi pasar.

b. Penyesuaian dengan Realitas Pasar:

Pasar barang/jasa sering kali berfluktuasi, dan HPS yang disusun pada awal tahun anggaran mungkin tidak lagi relevan pada saat pelaksanaan pengadaan. Oleh karena itu, fleksibilitas dalam menyesuaikan HPS dengan kondisi pasar aktual sangat penting.

c. Optimalisasi Pengadaan

Memisahkan HPS dari pagu anggaran memungkinkan PPK untuk melakukan optimalisasi pengadaan melalui penyesuaian spesifikasi teknis atau konsolidasi pengadaan, sehingga mendapatkan harga yang lebih baik tanpa harus terikat pada pagu anggaran awal.

Dengan memisahkan HPS dari pagu anggaran, pandangan ini menyatakan bahwa HPS dapat melebihi pagu anggaran selama ada justifikasi yang jelas dan negosiasi yang tepat dilakukan untuk mencapai kesepakatan harga yang wajar.