Cara Membuat Project Charter, Contoh Dan Template-nya

Beberapa dari Anda yang sering melakukan manajemen proyek pasti pernah mengenal project charter. Arti project charter adalah dokumen yang memiliki peranan penting dalam mengambil langkah awal pelaksanaan proyek. Nama lain dari dokumen ini adalah project statement atau project definition.

Mengapa dalam manajemen proyek membutuhkan dokumen project definition? Jawabannya cukup mudah, dokumen ini esensial dalam mengetahui berhasil atau tidaknya sebuah proyek. Mau tahu cara membuatnya? Pastikan simak ulasan berikut sampai selesai, ya!

Via amprojectpartners.com.au

Pengertian Project Charter Adalah

Dalam ilmu Project Integration Management, dokumen project charter mengandung beberapa informasi krusial, mulai dari gambaran proyek, kebutuhan proyek, risiko, tujuan, batasan, waktu, asumsi, biaya, dan kesempatan.

Namun, kebutuhan akan waktu dan biaya baru dibuat setelah project charter disetujui oleh pihak sponsor. Mengingat dokumen ini bersifat high-level, informasi detail yang tercatat di dalamnya dapat memberikan gambaran mengenai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan proyek yang akan dijalankan.

Perlu diingat, project charter tidak dalam dengan project planning. Project charter adalah dokumen yang hanya memuat informasi dalam bentuk ringkas alias tidak terlalu rinci. 

Project Charter adalah dokumen yang diperuntukkan bagi manajer proyek untuk memahami visi dan tujuan proyek. Proyek secara resmi disahkan ketika project charter ini disetujui.

Dalam membuat project charter, harus didefinisikan terlebih dahulu ke dalam konsep 5W+1H. Contohnya seperti berikut:

• Siapa yang akan terlibat dalam proyek? -Termasuk anggota tim dan juga para stakeholder atau pemangku kepentingan.
• Tentang apa proyek itu? – Ini adalah misi, visi, dan tujuan proyek.
• Di mana pekerjaan proyek itu akan dilangsungkan? – Rincian lokasi kerja dan lingkungan pengembangan.
• Kapan pekerjaan proyek akan mulai dikerjakan? – Tentukan tanggal mulai dan target akhir rencana proyek.
• Mengapa proyek dibutuhkan? –Apa tujuan bisnisnya?
• Bagaimana tim akan bekerja? – Ini adalah garis besar pendekatan yang akan tim gunakan dalam menyelesaikan proyek.

Setelah proyek resmi disetujui, dokumen ini nantinya digunakan sebagai parameter pengambilan keputusan agar capaian bisa terealisasi. Selain sebagai penentu siap atau tidaknya proyek dimulai, dokumen ini memiliki fungsi lain. Berikut adalah beberapa tujuan dan fungsi project charter:

• Agar tim memiliki tujuan yang selaras.
• Menjabarkan hal yang dibutuhkan oleh tim.
• Menjaga fokus utama yang ingin dicapai.
• Menjelaskan poin-poin yang dapat disampaikan kepada klien.
• Memberikan kuasa kepada project manager selaku pemimpin proyek agar mampu membangun kepercayaan dengan klien. 

Cara Membuat Project Charter

Berdasarkan buku A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Fifth Edition, proses pembuatan project charter terdiri dari tiga tahap utama, yaitu tahap Inputs Stage, Tools & Techniques Stage dan Outputs Stage. 

Masing-masing tahap utama tersebut dipecah menjadi beberapa tahap dokumentasi yang perlu dilalui. Adapun cara membuat project charter adalah sebagai berikut:

1. Inputs stage

a. Dokumen bisnis  

Dokumen yang dibuat pertama ini mencakup tujuan utama yang ingin dicapai proyek. Adapun informasi yang terdapat di dalam dokumen ini adalah:

• Kasus bisnis

Misalnya: Project charter saat ini tidak sejenis dengan proyek sebelumnya. 

• Kebutuhan pasar

Misalnya: Kebutuhan project planning di tengah proyek perumahan kompleks tengah kota.

• Kebutuhan organisasi

Misalnya: Perusahaan ingin meningkatkan efektivitas sumber daya alam dan manusia. 

• Permintaan klien

Misalnya: Perusahaan berencana membuat sistem project planning secara integral.

• Pemanfaatan kemajuan teknologi

Misalnya: Penggunaan teknologi Geographic Information System atau GIS untuk memetakan tahapan penyelesaian proyek.

• Persyaratan legalitas

Misalnya: Persyaratan hukum atau legalitas mengenai ide proyek yang akan dijalankan.

• Dampak ekologis

Misalnya: Menekan produksi sampah administrasi, seperti kertas.

• Kebutuhan sosial

Misalnya: Kebutuhan melakukan monitor progres proyek secara real-time kapan dan di mana saja. 

b. Perjanjian

Informasi yang kedua mencakup perjanjian terikat antara beberapa pihak terkait. Pada banyak kasus, perjanjian melibatkan klien eksternal. Perjanjian berfungsi meresmikan sebuah proyek. 

Adapun bentuk perjanjian project charter adalah MOU (memorandum of understanding), LOI (letter of intent), SLA (service level agreement), kontrak, email, perjanjian lisan maupun tertulis.

c. Faktor lingkungan perusahaan

Proses pembuatan project charter perlu mempertimbangkan faktor lingkungan perusahaan. Yang dimaksud dari faktor lingkungan perusahaan adalah sebagai berikut: 

• Budaya organisasi.
• Ekspektasi stakeholder.
• Iklim politik.
• Kondisi pasar.
• Peraturan pemerintah setempat.
• Regulasi pemerintah.
• Risiko.
• Sistem manajemen organisasi.

d. Aset proses organisasi

Dalam pembuatan project charter, aset organisasi memiliki peran yang cukup berpengaruh. Berikut adalah beberapa aset yang turut berpengaruh pada pembuatan project charter:

• Kebijakan dan standar operasional organisasi.
• Kerangka atau template project charter.
• Kerangka program dan kerja.
• Model pelaporan dan monitor.
• Sistem manajemen proyek.
• Tempat penyimpan dokumen proyek sebelumnya.

2. Tools & techniques stage 

a. Penilaian oleh ahli

Selama pembuatan project charter, Anda akan dihadapi beberapa pilihan strategi. Ahli diundang untuk mengevaluasi agar menemukan strategi yang tepat. Poin-poin yang menjadi bahan evaluasi oleh ahli dapat digunakan untuk merancang:

• Ambang risiko.
• Manajemen manfaat.
• Perkiraan biaya dan waktu proyek yang dicanangkan.
• Project scope.
• Strategi organisasi.

b. Pengumpulan data

Ada sejumlah teknik yang bisa digunakan untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam pembuatan project charter, yaitu:

• Wawancara.
• Brainstorming.
• Focus group discussion (FGD).
  
  

c. Keterampilan interpersonal dan tim

Anda tidak akan sendiri dalam menyusun project charter. Tentunya Anda akan bekerja sama dengan anggota organisasi lain. Guna mencapai keputusan yang tepat, diperlukan keterampilan interpersonal dan tim yang meliputi:

• Kemampuan fasilitasi.
• Manajemen masalah dan konflik.
• Manajemen pertemuan.

d. Pertemuan dengan stakeholder

Para stakeholder utama atau pemangku kepentingan dapat membantu tim Anda untuk menentukan tujuan, kriteria keberhasilan, persyaratan, tahapan proyek dan berbagai informasi penting lainnya. 

Oleh karena itu pertemuan dengan stakeholder masuk ke proses penyusunan project charter. Tujuannya agar menghindari ambiguitas antara project manajer dengan anggota tim.

3. Outputs stage

a. Project Charter

Tahap terakhir dari penyusunan project charter adalah tahapan output atau hasil. Dalam dokumen ini berisi mengenai informasi penting namun bersifat mendasar. Beberapa informasi yang dibutuhkan di antaranya:

• Batasan dan hasil yang ingin dicapai proyek.
• Biaya yang sudah ditetapkan.
• Capaian proyek.
• Daftar stakeholder utama.
• Jadwal titik pencapaian.
• Kriteria keberhasilan proyek.
• Penjelasan singkat proyek.
• Persyaratan persetujuan proyek.
• Persyaratan tingkat tinggi.
• Total risiko proyek.
• Tugas dan tanggung jawab project manager.

b. Log asumsi

Log asumsi atau assumption log adalah dokumen yang menyangkut analisis risiko kualitatif. Pasalnya, asumsi terkadang muncul tanpa tahu kebenarannya. Atau dengan kata lain asumsi tidak didasari oleh fakta maupun pelajaran tertentu.

Namun perhitungan asumsi atau kemungkinan tetap dimasukkan agar semua asumsi dan kendala selama pengembangan proyek dapat membantu manajemen risiko proyek. Jadi fungsi dari dokumen ini cukup penting. 

Khususnya dalam jangka panjang agar Anda dan tim pembangunan proyek dapat mengantisipasi asumsi atau kendala di masa mendatang. 

Tahap terakhir ini baru menyelesaikan proses penyusunan project charter. Setelah ini, project charter sudah dapat digunakan sesuai kebutuhan.

Contoh Project Charter (+Template Gratis)

Silakan unduh contoh project charter berikut untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai project charter. Berikut tautan contohnya:

Download Contoh Project Charter

Apabila Anda sedang terburu-buru, silakan gunakan template project charter gratis yang bisa diunduh di bawah ini:

Kesimpulannya, project charter adalah dokumen yang berisi informasi ringkas mengenai proyek. Kesiapan proyek dapat dilihat dari siap atau tidaknya project charter. Semoga informasi di atas dapat bermanfaat dan silakan gunakan template gratis di atas agar mempermudah pekerjaan Anda.