SOP Alur Pengadaan Alat Kesehatan di Rumah Sakit Dengan Dilengkapi Flowchart

Dalam konteks perawatan kesehatan, alat kesehatan bukan hanya fasilitas tambahan, tetapi bagian integral dari pelayanan itu sendiri.

Peralatan medis yang mutakhir dan berfungsi dengan baik membantu tenaga medis mendiagnosis penyakit lebih cepat, memberikan perawatan yang lebih akurat, dan melakukan tindakan medis yang aman bagi pasien. 

Oleh karena itu, ketersediaan alat kesehatan yang memadai menjadi syarat utama bagi rumah sakit untuk bisa memberikan layanan yang optimal dan meningkatkan kepuasan pasien.

Namun, pengadaan alat kesehatan bukanlah proses yang sederhana. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati dan terencana, terutama di rumah sakit pemerintah yang sering kali dihadapkan pada berbagai regulasi yang lebih ketat. 

Proses pengadaan harus melalui tahapan yang melibatkan evaluasi kebutuhan, penilaian anggaran, hingga pemilihan pemasok yang tepat.

Pengadaan yang tidak direncanakan dengan baik bisa berdampak pada keterlambatan pelayanan atau bahkan pengadaan alat yang tidak sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.

Nah, bagaimana sih alur pengadaan alat kesehatan di sebuah rumah sakit? Bagaimana Standar Operasional Prosedur (SOP)-nya? Berikut akan kami jelaskan secara lengkap ya.

Standar Operasional Alur Pengadaan Alat Kesehatan di Rumah Sakit (RS)

Pengadaan alat kesehatan di rumah sakit merupakan proses penting yang harus dilakukan secara sistematis dan hati-hati. 

Peralatan medis yang tepat dan berkualitas dapat meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit serta memberikan dukungan yang signifikan dalam diagnosis, perawatan, dan pengobatan pasien. 

Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang perlu diikuti dalam proses pengadaan alat kesehatan di rumah sakit.

Bagan Alir Pengadaan Alkes di RS

Penjelasan dari bagan alir pengadaan alat kesehatan di atas adalah sebagai berikut.

1. Pengajuan Surat Permintaan Ruangan

Tahap pertama dalam pengadaan alat kesehatan dimulai dengan permintaan dari unit-unit pelayanan di rumah sakit, seperti Instalasi Gawat Darurat (IGD), Rawat Inap, Rawat Jalan, Bedah Sentral, Rawat Intensif, atau unit layanan lainnya. 

Setiap ruangan yang membutuhkan alat kesehatan harus mengajukan surat permintaan yang ditandatangani oleh Kepala Ruangan (Ka. Ruang). 

Surat permintaan ini biasanya mencantumkan jenis alat kesehatan yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, serta alasan atau justifikasi dari pengajuan tersebut.

2. Verifikasi oleh Instalasi Farmasi

Setelah menerima surat permintaan, Instalasi Farmasi melakukan verifikasi atas permintaan tersebut. 

Verifikasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa alat kesehatan yang diminta sesuai dengan kebutuhan medis dan kebijakan rumah sakit. 

Selain itu, Instalasi Farmasi juga melakukan pengecekan apakah alat tersebut sudah tersedia dalam persediaan atau perlu dilakukan pengadaan baru.

Dalam tahap ini, Instalasi Farmasi juga menilai kelayakan alat yang diajukan dari segi fungsi, kebutuhan mendesak, dan anggaran.

3. Pengajuan Persetujuan kepada Direktur Pelayanan (DirYan)

Setelah verifikasi dilakukan oleh Instalasi Farmasi, langkah selanjutnya adalah mengajukan permintaan tersebut kepada Direktur Pelayanan (DirYan) untuk mendapatkan persetujuan. 

Persetujuan dari DirYan sangat penting karena Direktur Pelayanan bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen pelayanan medis di rumah sakit, termasuk memastikan bahwa pengadaan alat kesehatan sesuai dengan strategi layanan dan kebutuhan klinis yang dihadapi rumah sakit.

4. Pengajuan Persetujuan kepada Direktur Umum (Dirum)

Setelah mendapatkan persetujuan dari DirYan, tahap berikutnya adalah pengajuan dokumen pengadaan kepada Direktur Umum (Dirum) untuk persetujuan dari sisi administrasi dan anggaran. 

Dirum bertugas memastikan bahwa pengadaan alat kesehatan ini sesuai dengan kebijakan rumah sakit dalam hal anggaran, prioritas pengadaan, dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. 

Pengajuan kepada Dirum menjadi langkah final sebelum permintaan disetujui secara resmi dan proses pengadaan dapat dimulai.

5. Pengembalian Dokumen ke Instalasi Farmasi

Jika persetujuan dari DirYan dan Dirum sudah diberikan, dokumen pengadaan dikembalikan ke Instalasi Farmasi untuk melanjutkan ke tahap pemesanan. 

Proses ini biasanya mencakup penyusunan kontrak dengan pemasok, pemilihan vendor yang telah lulus evaluasi, serta penyusunan jadwal pengiriman sesuai kebutuhan operasional rumah sakit.

6. Pemesanan oleh Instalasi Farmasi (Tim Pengadaan)

Setelah semua persetujuan didapatkan, Instalasi Farmasi mulai melakukan pemesanan alat kesehatan kepada vendor (pemasok) yang telah dipilih. Pemesanan ini harus dilakukan sesuai dengan spesifikasi yang sudah disetujui, baik dari segi jumlah, tipe, maupun kualitas alat kesehatan yang dibutuhkan. 

Pada tahap ini, penting untuk memastikan bahwa pemasok yang dipilih mampu memenuhi standar kualitas dan ketepatan waktu dalam pengiriman, serta memberikan layanan purna jual yang diperlukan.

7. Penerimaan Barang oleh IPSRS

Barang yang dipesan akan dikirim dan diterima oleh Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS).

IPSRS bertanggung jawab untuk memeriksa barang yang diterima, memastikan bahwa alat kesehatan yang datang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam surat pemesanan. 

Pemeriksaan meliputi kuantitas, kualitas, dan kondisi fisik barang untuk memastikan tidak ada kerusakan atau kekurangan.

Jika ditemukan ketidaksesuaian, IPSRS akan melaporkan kepada Instalasi Farmasi dan pemasok untuk dilakukan tindakan korektif.

8.  Uji Fungsi

Setelah alat kesehatan diterima oleh IPSRS, langkah berikutnya dalam alur pengadaan adalah melakukan uji fungsi. 

Uji fungsi dilakukan untuk memastikan bahwa alat kesehatan berfungsi dengan baik sebelum digunakan dalam pelayanan medis.

Tahap ini sangat penting untuk menjamin keamanan dan kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. 

Jika alat kesehatan dinyatakan layak dan berfungsi sesuai standar, alat tersebut dapat digunakan secara resmi oleh staf medis di rumah sakit.

Jika hasil uji fungsi menunjukkan bahwa alat kesehatan tidak berfungsi sesuai spesifikasi atau tidak layak digunakan, alat tersebut harus segera dikembalikan kepada Instalasi Farmasi (Tim Pengadaan). 

Tim Pengadaan akan bertindak untuk mengevaluasi kembali situasi, termasuk mendokumentasikan alasan kegagalan fungsi alat, apakah disebabkan oleh kerusakan teknis saat pengiriman, spesifikasi yang tidak sesuai, atau cacat produksi.

Tim Pengadaan akan berkoordinasi dengan vendor atau pemasok untuk mengajukan komplain resmi. Proses ini bisa melibatkan pengiriman ulang barang yang sesuai, penggantian alat dengan unit baru, atau perbaikan jika memungkinkan. 

Vendor atau pemasok berkewajiban untuk menangani masalah ini sesuai dengan perjanjian kontrak, yang umumnya mencakup garansi produk dan layanan purna jual.

Setelah alat diperbaiki atau diganti oleh vendor, Tim Pengadaan dan Instalasi Farmasi perlu memastikan bahwa alat tersebut menjalani uji fungsi ulang untuk memastikan kelayakannya. 

Uji ulang ini penting untuk memastikan bahwa alat yang baru diterima berfungsi sesuai spesifikasi dan siap digunakan dalam pelayanan medis. 

9. Distribusi Barang

Setelah barang dilakukan uji fungsi oleh IPSRS dan dinyatakan layak pakai, langkah selanjutnya adalah distribusi alat kesehatan tersebut ke unit pelayanan yang mengajukan permintaan. 

Distribusi harus dilakukan secara tepat waktu dan sesuai dengan prioritas kebutuhan medis masing-masing unit. Proses ini memastikan bahwa alat kesehatan dapat segera digunakan untuk keperluan pelayanan medis.

10. Pencatatan dan Tembusan ke Logistik Rumah Sakit

Setiap proses pengadaan alat kesehatan harus didokumentasikan dengan baik. Tembusan dari setiap dokumen pengadaan dan distribusi alat kesehatan harus disampaikan ke bagian logistik rumah sakit. 

Pencatatan ini penting untuk keperluan audit, manajemen persediaan, dan evaluasi pengadaan di masa depan. 

Logistik rumah sakit bertanggung jawab untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan alat kesehatan, termasuk dalam memantau ketersediaan barang dan melakukan perencanaan pengadaan selanjutnya.

Unit yang Terlibat dalam Proses Pengadaan

• Instalasi Farmasi: Bertanggung jawab atas verifikasi permintaan, pemesanan alat kesehatan, dan koordinasi dengan pihak pemasok.
• IGD, Rawat Inap, Rawat Jalan, Bedah Sentral, Rawat Intensif: Unit-unit ini mengajukan permintaan alat kesehatan dan menggunakan alat yang didistribusikan.
• IPSRS: Bertugas menerima dan memeriksa alat kesehatan yang datang dari pemasok untuk memastikan sesuai dengan spesifikasi.
• Logistik Rumah Sakit: Mengelola pencatatan dan dokumentasi pengadaan alat kesehatan untuk keperluan audit dan manajemen inventaris.

Penutup

Dalam proses pengadaan alat kesehatan yang telah dibahas sebelumnya, tidak dapat disangkal bahwa teknologi medis memainkan peran penting dalam memberikan layanan yang optimal di rumah sakit. 

Namun, keberhasilan pelayanan medis tidak hanya bergantung pada peralatan canggih, tetapi juga pada sumber daya manusia yang kompeten dan terampil dalam mengoperasikan peralatan tersebut. 

Di sinilah peran perawat dan tenaga kesehatan lainnya menjadi sangat penting.

Di tengah pesatnya perkembangan teknologi medis, kebutuhan akan perawat profesional yang memiliki keterampilan khusus dalam mengoperasikan alat kesehatan semakin meningkat. 

Alat kesehatan modern seperti mesin monitor vital, ventilator, hingga perangkat pencitraan membutuhkan tenaga medis yang tidak hanya memiliki pengetahuan medis, tetapi juga keterampilan teknis yang mumpuni.

Indonesia, khususnya DKI Jakarta, menghadapi tantangan besar dalam hal ketersediaan tenaga kesehatan yang berkualitas. Seiring dengan peningkatan jumlah fasilitas kesehatan, rumah sakit, dan klinik, permintaan akan perawat yang kompeten terus bertambah.

Dalam menghadapi tantangan tersebut, Akademi Keperawatan (Akper) Persada Garuda Pusaka (akperpgp.ac.id) hadir sebagai institusi pendidikan yang berkomitmen untuk mencetak perawat-perawat profesional yang siap bekerja di berbagai fasilitas kesehatan di Indonesia. 

Dengan kurikulum yang dirancang secara khusus untuk menyeimbangkan teori dan praktik, Akademi Keperawatan yang mempunyai kampus beralamatkan di Serpong Tangerang Selatan ini, memastikan bahwa setiap lulusan memiliki kompetensi yang dibutuhkan oleh industri kesehatan masa kini.