11 Dokumen Tender yang Wajib Disampaikan Saat Lelang Proyek

Tender adalah proses di mana perusahaan menawarkan jasa atau produknya melalui kompetisi terbuka, di mana pemenang akan dipilih berdasarkan berbagai kriteria, seperti harga, kualitas, dan kemampuan teknis. 

Untuk memastikan keberhasilan dalam mengikuti tender, perusahaan harus mempersiapkan berbagai dokumen yang menjadi syarat utama dalam proses seleksi. 

Dokumen-dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai alat administratif, tetapi juga sebagai representasi dari kapabilitas dan profesionalisme perusahaan. 

Dalam proses seleksi, dokumen yang tersusun dengan baik, lengkap, dan jelas akan meningkatkan peluang perusahaan untuk memenangkan proyek.

Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai dokumen-dokumen tersebut dan bagaimana cara menyusunnya agar perusahaan Anda dapat tampil kompetitif dalam proses tender.

Dokumen Tender yang Wajib Dimiliki oleh Peserta

Mengikuti tender, baik di sektor swasta maupun pemerintah, memerlukan persiapan yang matang, terutama dalam hal dokumen. Dokumen tender merupakan alat utama yang digunakan oleh panitia untuk menilai kapabilitas dan kelayakan perusahaan dalam mengerjakan suatu proyek. Oleh karena itu, penyusunan dokumen ini harus dilakukan dengan cermat, karena dokumen yang lengkap dan jelas akan meningkatkan peluang perusahaan untuk memenangkan tender.

Berikut adalah beberapa dokumen penting yang wajib dipersiapkan oleh peserta tender:

1. Surat Penawaran Harga (SPH)

Surat Penawaran Harga (SPH) merupakan dokumen resmi yang diajukan oleh perusahaan kepada klien. 

Dokumen ini berisi rincian biaya proyek, lingkup pekerjaan, serta syarat dan ketentuan yang diajukan oleh perusahaan kepada pemberi proyek. 

Dokumen ini digunakan untuk melakukan penilaian awal, dalam membandingkan berbagai penawaran yang diterima. Oleh karena itu, apa yang ditulis di dalam SPH jangan sampai keliru/berbeda, terutama terkait nominal harga yang ditawarkan dengan apa yang tercantum di dalam BoQ atau RAB.

Surat Penawaran Proyek harus memuat beberapa komponen utama yang mencerminkan keseriusan dan kapabilitas perusahaan. Isi yang perlu dicantumkan dalam SPH antara lain:

• Identitas Perusahaan: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lain yang relevan.
• Tanggal Penawaran: Tanggal pembuatan dan pengajuan SPH kepada pemilik proyek.
• Deskripsi Lingkup Pekerjaan: Penjelasan tentang jenis dan ruang lingkup pekerjaan yang akan dilakukan oleh perusahaan dalam proyek tersebut.
• Harga Penawaran: total biaya untuk mengerjakan pekerjaan.
• Jadwal Pelaksanaan: Estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
• Syarat dan Ketentuan: Dokumen apa saja yang menjadi syarat dan ketentuan yang diberkalukan oleh pemberi proyek.

2. Jaminan Penawaran

Jaminan penawaran merupakan dokumen yang menunjukkan komitmen perusahaan untuk mengikuti tender secara serius. 

Dokumen ini biasanya berupa jaminan bank atau asuransi yang menyatakan bahwa perusahaan akan menandatangani kontrak jika memenangkan tender, serta akan menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. 

Jika perusahaan gagal memenuhi kewajiban, jaminan penawaran ini akan dicairkan sebagai bentuk kompensasi kepada pihak pemberi proyek.

3. Pakta Integritas

Pakta integritas adalah dokumen yang menyatakan bahwa perusahaan peserta tender berjanji untuk mengikuti proses tender dengan jujur, transparan, dan sesuai dengan hukum. 

Dokumen ini juga mencantumkan komitmen perusahaan untuk tidak melakukan praktik-praktik korupsi, kolusi, atau nepotisme dalam proses tender.

4. Bill of Quantities (BOQ)

Bill of Quantities (BOQ) atau Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah dokumen yang berisi daftar rinci semua item pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. 

Di dalam BOQ terdapat deskripsi, kuantitas, unit dan spesifikasi dari setiap produk/material yang dibutuhkan, serta pekerjaan yang harus dilakukan. 

BOQ digunakan untuk memperkirakan biaya proyek secara lebih akurat. 

5. Struktur Organisasi dan Daftar Tenaga Ahli

Dokumen tender ini memberikan gambaran jelas mengenai bagaimana perusahaan dikelola dan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek. 

Struktur organisasi menggambarkan pembagian peran, alur tanggung jawab, dan komunikasi dalam perusahaan. 

Dengan menyertakan dokumen ini, peserta tender menunjukkan kepada pemberi proyek bahwa mereka memiliki tim yang terorganisir dengan baik dan siap untuk menangani proyek secara profesional.

Sedangkan daftar tenaga ahli memberikan sejumlah informasi mengenai nama, jabatan, serta kualifikasi profesional dari setiap tenaga ahli yang berpartisipasi dalam proyek. 

Biasanya, perusahaan perlu menyertakan Curriculum Vitae (CV) dari tenaga ahli yang menunjukkan pengalaman dan keahlian mereka dalam proyek serupa.

Tenaga ahli yang sering terlibat dalam proyek konstruksi meliputi manajer proyek, insinyur sipil, arsitek, surveyor kuantitas, serta supervisor lapangan.

6. Jadwal Pelaksanaan

Jadwal pelaksanaan merupakan dokumen yang berisi rencana waktu pelaksanaan proyek dari awal hingga selesai. 

Dalam jadwal ini, perusahaan harus merinci tahapan-tahapan pekerjaan yang akan dilakukan beserta estimasi waktu untuk setiap tahapan. 

Dokumen ini biasanya disusun dalam bentuk bagan atau diagram yang menjelaskan urutan pelaksanaan pekerjaan dari awal hingga akhir proyek, termasuk tenggat waktu untuk setiap tahap.

7. Metode Pelaksanaan Pekerjaan

Metode pelaksanaan pekerjaan adalah dokumen yang menjelaskan cara perusahaan akan melaksanakan proyek secara teknis. 

Dokumen ini memuat uraian tentang pendekatan teknis, penggunaan alat, dan strategi yang akan digunakan untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan syarat dan ketentuan yang diberikan. 

Metode pelaksanaan pekerjaan terdiri dari beberapa komponen utama yang saling terkait untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana. Beberapa komponen tersebut meliputi:

• Deskripsi Umum Proyek: Penjelasan mengenai jenis proyek, lingkup pekerjaan, dan tujuan utama dari pelaksanaan proyek.
• Pendekatan Teknis: Uraian detail mengenai teknik pelaksanaan pekerjaan yang akan digunakan. Pendekatan ini disesuaikan dengan jenis proyek, misalnya apakah menggunakan metode konvensional atau teknologi terbaru.
• Penggunaan Peralatan: Daftar alat berat atau mesin yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek. Ini termasuk alat-alat spesifik yang dibutuhkan untuk mendukung metode teknis yang dipilih.
• Manajemen Sumber Daya: Strategi dalam mengatur tenaga kerja, material, dan peralatan agar proyek berjalan efisien. Ini juga mencakup jadwal penggunaan alat dan alokasi waktu tenaga kerja.
• Pengendalian Mutu dan Keselamatan: Rencana untuk memastikan kualitas pekerjaan sesuai standar serta langkah-langkah yang diambil untuk menjaga keselamatan di lokasi proyek. 

8. Company Profile

Profil perusahaan merupakan dokumen yang memberikan gambaran umum tentang perusahaan, seperti visi, misi, struktur organisasi, serta pengalaman perusahaan dalam menangani proyek-proyek serupa. 

Profil ini sangat penting karena menjadi acuan bagi klien untuk menilai kredibilitas dan reputasi perusahaan dalam industri.

9. Akte Pendirian Perusahaan

Akte pendirian perusahaan adalah dokumen yang menunjukkan legalitas perusahaan di mata hukum. Dokumen ini wajib dilampirkan untuk menunjukkan bahwa perusahaan tersebut sah secara hukum dan memiliki kapasitas untuk mengikuti tender.

10. Daftar Peralatan yang Akan Dipakai

Dokumen ini mencantumkan daftar peralatan yang akan digunakan dalam pelaksanaan proyek. Setiap alat harus disertai bukti kepemilikan atau surat dukungan atau surat sewa dari pemilik alat jika perusahaan tidak memiliki alat tersebut. 

Informasi yang biasanya disertakan dalam dokumen ini meliputi:

• Nama peralatan (misalnya, excavator, crane, concrete mixer)
• Spesifikasi teknis peralatan (kapasitas, dimensi, kemampuan teknis)
• Jumlah peralatan yang akan digunakan
• Status peralatan (dimiliki sendiri oleh perusahaan atau disewa)
• Surat bukti kepemilikan atau surat dukungan dari penyedia alat jika alat tersebut disewa

11. Surat Dukungan dari Supplier

Surat dukungan dari supplier adalah dokumen yang menunjukkan bahwa perusahaan memiliki dukungan dari pihak pemasok material atau alat yang dibutuhkan dalam proyek. 

Dokumen ini membantu meyakinkan klien bahwa perusahaan memiliki sumber daya yang dapat diandalkan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

Isinya berupa pernyataan tertulis dari supplier bahwa mereka berkomitmen untuk menyediakan material atau peralatan yang diminta oleh perusahaan selama periode proyek berlangsung.

Dengan menyiapkan seluruh dokumen-dokumen ini secara lengkap dan terstruktur, perusahaan akan meningkatkan peluang untuk sukses dalam memenangkan tender. 

Setiap dokumen memiliki peran strategis dalam proses evaluasi, sehingga penting untuk memastikan bahwa semua dokumen disusun dengan teliti dan memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan oleh panitia tender.