Invoice Konstruksi: Panduan Lengkap Penagihan Proyek Tanpa Kendala

Dalam dunia konstruksi, proses penagihan jauh lebih kompleks dibandingkan bisnis lain seperti ritel. Jika di sektor ritel cukup dengan kuitansi atau daftar pembelian sebagai bukti transaksi, maka di industri konstruksi diperlukan dokumen yang lebih rinci dan seuai dengan kontrak yang telah disepakati. 

Invoice atau faktur dalam proyek konstruksi bukan hanya berfungsi sebagai bukti tagihan— tetapi juga sebagai laporan kemajuan pekerjaan, bukti penggunaan material, dan dasar perhitungan pembayaran yang disepakati. 

Faktur harus dapat menggambarkan dengan akurat pekerjaan yang sudah diselesaikan, material yang digunakan, dan biaya yang timbul selama periode tertentu.

Kesalahan dalam menyusun faktur dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran, penolakan tagihan, hingga gangguan pada arus kas kontraktor.

Oleh karena itu, memahami struktur dan elemen-elemen penting dalam faktur konstruksi sangat krusial bagi semua pihak yang terlibat dalam proyek—baik itu kontraktor utama, subkontraktor, vendor material, hingga pemilik proyek.

Artikel ini akan membahas secara menyeluruh apa itu faktur konstruksi, bagaimana proses penagihannya, dan komponen-komponen penting yang harus ada di dalamnya.

Apa Itu Faktur Konstruksi?

Faktur konstruksi adalah dokumen resmi yang digunakan oleh kontraktor, subkontraktor, maupun pemasok untuk menagih pembayaran atas pekerjaan yang telah diselesaikan dalam suatu proyek konstruksi. 

Dokumen ini merupakan bagian penting dari proses administrasi proyek karena berfungsi sebagai penghubung antara pekerjaan di lapangan dan pembayaran dari pemilik proyek. 

Faktur konstruksi menjadi bukti tertulis bahwa pekerjaan atau pengadaan telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan bahwa kontraktor atau pemasok berhak atas pembayaran tertentu.

Faktur ini dapat digunakan oleh berbagai pihak, tergantung pada peran mereka dalam proyek. Misalnya:

• Kontraktor utama (General Contractor/GC) mengajukan faktur kepada pemilik proyek, biasanya dalam bentuk payment application lengkap dengan dokumentasi pendukung.

• Subkontraktor mengirimkan faktur ke kontraktor utama atas pekerjaan tertentu seperti pemasangan listrik, plumbing, atau pengecatan.

• Vendor dan pemasok mengeluarkan faktur untuk material atau alat yang telah dikirim ke lokasi proyek.

Proses Penagihan dalam Proyek Konstruksi

Setiap proses penagihan dalam konstruksi sangat bergantung pada kontrak yang telah disepakati antara pemilik proyek dan kontraktor utama. Kontrak ini tidak hanya mengatur jadwal pembayaran, tetapi juga format faktur, jenis dokumentasi yang harus disertakan, serta cara mengukur progres pekerjaan.

Kontrak juga menentukan apakah pembayaran dilakukan secara bertahap atau sekaligus. 

Dalam banyak kasus, proyek berskala besar seperti pembangunan gedung pemerintah, rumah sakit, atau pusat perbelanjaan menggunakan sistem pembayaran termin, karena dianggap lebih adil dan efisien bagi kedua belah pihak.

Dalam satu proyek, bisa saja ada puluhan subkontraktor dan vendor. Masing-masing memiliki jadwal dan cara penagihan sendiri-sendiri. Namun, agar proses pembayaran berjalan lancar, semua faktur yang dikirim oleh subkontraktor biasanya dikonsolidasikan terlebih dahulu oleh kontraktor utama. 

Setelah dikumpulkan dan diverifikasi, kontraktor utama baru akan mengajukan faktur kepada pemilik proyek.

Karena proyek konstruksi bisa berlangsung berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun, penagihan biasanya dilakukan secara berkala— sesuai dengan kesepakatan. Dalam setiap periode penagihan, kontraktor harus menunjukkan berapa persen pekerjaan yang telah diselesaikan, perubahan kontrak yang disetujui, serta bukti pembelian material atau penyimpanan di lokasi proyek.

Setiap siklus penagihan membutuhkan dokumentasi pendukung, seperti laporan progres, foto pekerjaan, daftar material, dan terkadang sertifikasi dari konsultan atau arsitek sebagai bentuk verifikasi.

Kesalahan dalam proses penagihan bisa berakibat fatal—mulai dari penolakan pembayaran, keterlambatan pencairan dana, hingga sengketa hukum. Oleh karena itu, proses ini harus dilakukan secara hati-hati, sesuai prosedur yang disepakati dalam kontrak.

Penagihan Termin Proyek

Penagihan termin proyek, atau dalam istilah lain disebut juga progress billing atau milestone billing, adalah sistem penagihan bertahap yang mencerminkan kemajuan aktual proyek. Artinya, setiap kali pekerjaan mencapai titik tertentu—baik itu secara persentase atau tahapan pekerjaan tertentu—kontraktor dapat mengajukan faktur untuk dibayar sesuai dengan nilai pekerjaan yang telah dilakukan.

Misalnya, jika sebuah proyek dinilai telah mencapai 30% penyelesaian, kontraktor dapat menagih pembayaran sebesar 30% dari nilai kontrak, dengan penyesuaian berdasarkan material yang digunakan, retensi, dan tagihan sebelumnya.

Metode ini menguntungkan bagi kedua belah pihak—baik kontraktor maupun pemilik proyek—karena:

• Bagi Kontraktor:

  • Membantu menjaga arus kas selama proyek berjalan

  • Mengurangi risiko pembiayaan di awal proyek

  • Memberi kejelasan kapan pembayaran bisa diterima

• Bagi Pemilik Proyek:

  • Membayar sesuai kemajuan nyata, bukan di muka

  • Memberi ruang untuk evaluasi dan kontrol mutu tiap tahap

  • Meminimalkan risiko pembayaran berlebih pada tahap awal

Dalam praktiknya, penagihan termin biasanya dilakukan secara bulanan, tapi bisa juga mengikuti sistem milestone atau pencapaian tertentu. Contohnya:

• Penagihan setiap bulan, misalnya setiap akhir bulan, disertai laporan progres pekerjaan

• Penagihan saat proyek mencapai tahapan spesifik, misalnya:

  • Fondasi selesai (20%)

  • Struktur utama selesai (50%)

  • Finishing dimulai (80%)

  • Proyek selesai sepenuhnya (100%)
    
    

Agar dapat menggunakan penagihan progresif dengan efektif, kontraktor harus menyusun dokumentasi yang akurat dan terverifikasi. Beberapa dokumen penting yang biasanya dilampirkan dalam setiap pengajuan meliputi:

• Laporan kemajuan pekerjaan (progress report)

• Foto lapangan yang menunjukkan hasil pekerjaan

• Daftar perubahan pekerjaan (change orders)

• Rekap tagihan sebelumnya dan jumlah yang sudah dibayar

• Persetujuan dari pengawas atau konsultan (jika diperlukan)